در این مقاله از مدیرنو به پرسش از مشاور میپردازیم که معنی واسپاری کارها چیست و اصول واسپاری کارها چگونه است و چه زمانی باید کارها را واسپاری کنیم. یکی از سؤالات پرتکرار در بخش مشاوره که مدیران کسب‌وکارهای مختلف از من میپرسن اینه که چه کارها و وظایفی باید واسپاری بشه و چه وظایفی را خودم به‌تنهایی انجام بدم؟
معنی واسپاری کارها
درواقع معنی واسپاری و تفویض امور، تخصیص یک وظیفه یا پروژه خاص از جانب یک فرد به فردی دیگری و تعهد پذیرنده نسبت به انجام آن وظیفه یا پروژه است.
در ابتدای فعالیت کسب و کار عمده وظایف و مسئولیت‌ها (اگه نگیم تمام شون) بر عهده مدیر یا همون مالک سازمانه. وقتی روند کسب و کار در چرخه عمرش صعودیه، یعنی داره رشد میکنه و بزرگ میشه، مدیر مجبور میشه بخش‌ها و قسمت‌های مختلفی به کسب و کارش اضافه کنه. افرادی رو به تصدی اون بخش‌ها برسونه که تقریباً غیر ممکنه اون کارهارو حداقل در روزها و ماه‌های اول با همون کیفیت و دقت مدیر انجام بدن. باوجود تمام مشکلات احتمالی، واگذاری جزء لاینفک رشد کسب و کار شماست.
مدیر باید کارهایی را که خیلی خوب انجام میده به کسایی واگذار کنه که حداقل در ابتدا به طرز وحشتناکی ضعیف اجرا میکنن!
همین افت عملکرد یکی از اصلی‌ترین دلایل و ترس‌های مدیران برای واسپاری نکردن امور به افراد دیگه ست و گاهی باوجود حضور در بخش‌ها و افراد دیگه در سازمان بازهم مدیر تمایل به حضور در تمامی جزییات داره.
پیشنهاد پادکست:
اصول واسپاری کارها
حالا فرض رو بر این بزاریم که کسب و کار ما داره رشد میکنه و مجبور به واسپاری کارها هستیم. سؤال اینه که اصول واسپاری کارها چیست و کدوم کارهارو ابتدا واگذار کنیم؟
برای پاسخ به این سؤال باید به چند سؤال جواب بدین:
- این کار کاریه که شخص دیگه ای میتونه انجام بده یا فقط خود شما میتونین انجامش بدین؟
- فرد دیگه ای تخصص و اطلاعات لازم برای انجام اون کارو داره و یا میتونه یاد بگیره؟
- اون وظیفه میتونه مهارت‌های یه فرد دیگر را ارتقا بدهد؟
- ممکنه انجام اون وظیفه در آینده دوباره نیاز بشه؟
- میتونین اون کار رو واگذار کنین و خودتون بهش نظارت داشته باشین؟ زمان لازم برای آموزش کافی، سوال و جواب و پیگیری روند دارین؟
نحوه واسپاری کارها
مثلاً موردی را در نظر بگیرین که در ابتدای شروع فعالیت یه کسب‌وکار، مذاکرات فروش توسط مدیرعامل انجام می‌شد. خوب هم این کارو انجام می‌داد و بعد از مدتی این کار به یه کارشناس فروش ارجاع داده شد تا مدیریت بتونه تمرکز بیشتری روی استراتژی‌ها داشته باشه. مدیر تشخیص میده که کارشناس فروش او کارشو خوب بلده و بهش آموزش سرپرستی هم میده. این مثال هر 5 سؤال بالارو پوشش میده.
پروسه واسپاری و واگذاری مسئولیت‌ها در کسب‌وکارهای کوچک و تازه تأسیس مثل آموزش دوچرخه‌سواری به کودکانه. در پروسه آموزش دوچرخه‌سواری، والدین در ابتدا با توجه به وجود چرخ‌های کمکی، در کنار فرزندشون در حین رکاب زدن حضور دارن. بعد از بازه‌ای دیگه نیازی به این حضور نیست ولی چرخ‌های کمکی همچنان وجود دارن. این تمرین و تکرار بعد از مدتی باعث افزایش مهارت کودک میشه و چرخ‌های کمکی یکی‌یکی از دوچرخه حذف میشن تا اینکه کودک بعد از بارها زمین خوردن و زخمی شدن، دوچرخه‌سواری یاد میگیره.
سؤال: توی فرآیند تفویض اختیار همینقدر شکیبا و پیگیر هستین؟
با توجه به تعداد پرسنلی که مجموعه شما داره، به‌عنوان رهبر وظایف متفاوتی باید انجام بدین.
حالا که به این نتیجه رسیدید که باید بعضی از مسئولیت‌ها و وظایف واگذار کنین، باید مشخص کنیم که کدوم کارها قابل‌واگذاری نیست.
- کارهایی که در موردش خوب فکر نکردین یا خیلی جدیده و خودتون هم کامل نمی دونین باید چکار کنین.
- پروژه‌هایی که خیلی خاص هستن و باید خاص اجرا به شن و در صورت واگذاری ممکنه خسارت زیادی به مجموعه وارد به شه.
- کارهایی که خودتون خیلی لذت می‌برید. حداقل این قبیل کارها در اولویت‌های بعدی قرار بدید.
- زمانی که هیچ‌کسی به‌اندازه شما نمی تونه ارزش‌افزوده به اون کار اضافه کنه. (این گروه هم از همون دسته ست که باید توی اولویت‌های بعدی قرار بگیرن).
یک سری کارها هم وجود دارد که هیچ‌وقت قابل‌واگذاری نیستند
- مسئولیت‌های نهایی و خروجی سازمان
- تفکر و اجرای تغییر و تحولات پایه‌ای و استراتژیک
- جذب و تعدیل نیرو خصوصاً طبقات بالای سازمان (سرپرستان و مدیران ارشد)
- تشویق و تنبیه پرسنل
- مدیریت بحران و چالش‌های غیرمنتظره
کلام آخر
مدیران در تعاملات با ما همیشه خواستار رشد و توسعه کسب و کار خوشون بودن و هستن. رشد هیچ سازمانی بدون تفویض مناسب امور و تقویت تیم اون سازمان شدنی نیست. مقاومت مدیران در تفویض همیشه بوده و احتمالاً همیشه هم خواهد بود. امیدوارم بامطالعه و به‌کار بردن موارد بالا بتونین کسب و کار بهتری داشته باشین.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه مشاوره کسب و کار مدیرنو مراجعه فرمایید. با ما در ارتباط باشید.
کلیدواژه ها: واسپاری کارها, معنی واسپاری, اصول واسپاری کارها