- مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM دقیقا چیست؟
- چرا BPM اهمیت دارد؟
- مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM
-
مزیت های مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
- 14 مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟
- 1. افزایش بهره وری
- 2. چابک سازی سازمان
- 3. کاهش خطاها
- 4. تضمین رعایت سیاست های (دستورالعمل های) سازمان
- 5. کاهش مدیریت میکروسکوپی (خُرد)
- 6. قابلیت دسترسی به داده ها
- 7. شناخت نقاط قوت، ضعف و مهارت ها
- 8. کاهش ریسک
- 9. کنترل بهتر سازمان
- 10. فرآیندهای بهینه شده
- 11. بهبود همکاری
- 12. تضمین انطباق با استاندارد ها
- 13.مرور کلی بر اهداف سازمان
- 14. رضایت کارکنان
- به یاد داشته باشید:
در این مقاله از مدیرنو، میخواهیم بگوییم که مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟ و چه طور میتواند به کسب و کار شما کمک کند که به نتایج و سودآوری بیشتری برسد. همچنین خواهیم گفت که چه طور میتوانید به طور مؤثر از مدیریت فرآیند کسب و کار بهره بگیرید.
مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM دقیقا چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار که به عنوان business process management یا BPM شناخته میشود به معنی شناسایی، بهبود و اداره کرده فرآیندهای کسب و کار است.
هدف مدیریت فرآیند، شفاف سازی و همسو سازی کسب و کار به سمت استراتژیکهای سازمان است. مدیریت فرآیند در تلاش برای استفاده حداکثری از منابع و افزایش بهره وری در فعالیتهای سازمان میباشد.
چرا BPM اهمیت دارد؟
مدیریت درست و مؤثر فرآیندها مزایای زیادی برای سازمانها دارد. از جمله:
سازمان را چابک میکند:
در بازارهای دائما در حال تغییر؛ سازمانهای باید انعطاف پذیر باشند تا بتوانند هر زمان که نیاز شد تغییرات را به راحتی پیاده سازی کنند. مدیریت فرآیند اگر به بلوغ برسد به مشاغل کمک میکند تا بتوانند با سرعت فرآیندها و روندهای خود را بررسی کرده و با شرایط جدید انطباق دهند. همچنین میتوانند به سادگی به شرایط و اتفاقات پیشبینی نشده واکنش مناسبی نشان دهند.
پیشنهاد مطالعه :
کارایی را افزایش میدهد
مدیریت خوب و مناسب فرآیند به معنی نظارت مستمر و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است. این به معنی شناسایی و رفع سریع گلوگاهها و کاهش تاخیرات است. فرآیندهای خودکار با کاهش احتمال خطاهای انسانی باعث کاهش ریسکهای سازمان میشود.
دید را در سازمان افزایش میدهد
یکی از بخشهای مدیریت فرآیند درست، اختصاص دادن هر فرآیند به یک صاحب فرآیند است. به این معنی که شخصی مسئول نظارت مستقیم بر فرآیند میباشد. اطلاعات دریافت شده از صاحب فرآیند و دادههای جمع آوری شده از هر فرآیند باعث شفافیت بهتر گزارشات شده و عملکرد هر فرآیند را افزایش میدهد.
پتانسیل سازمان در افزایش درآمد را زیاد میکند
طبق تحقیقاتی که یک شرکت لهستانی روی 236 مجموعه که به بلوغ سازمانی رسیده بودند انجام داد، مشخص شد که 46% از مشاغل بیان کردند که مدیریت فرآیند راهی برای صرفهجویی در هزینه و افزایش درآمد آنها بود.
نقشه برداری از فرآیندهای سازمان مشخص میکند که از چه طریقی میتوان فرآیندها را بهبود و هزینه ها را کاهش داد و یا در وقت و زمان صرفهجویی کرد. به عنوان مثال، بهینه سازی فرآیندی مثل “زمان فروش”، میتواند مستقیماً روی درآمدزایی سازمان تأثیر داشته باشد.
تعامل کارمندان را افزایش میدهد
مدیریت جامع فرآیند به معنی شناسایی آن بخشهایی از سازمان است که در حال انجام کارهای تکراری میباشند و درنهایت خودکار کردن آنها، تا کارمندان بتوانند روی وظایفی تمرکز کنند که برای سازمان ارزش افزوده ایجاد میکند.
این کار باعث ایجاد احساس هدفمندی در کارکنان شده و مشارکت آنها را افزایش میدهد. و در نتیجه آنها میتوانند روی زمینههای دیگر که باعث پیشرفت سازمان خواهد شد تمرکز کنند و سطح تعاملات مثبت سازمانی را افزایش میدهد.
فرهنگ بهبود مستمر را ترویج میکند
ایجاد دیدگاه مدیریت فرآیند مؤثر در سازمان میتواند فرهنگ بهبود را در سازمان پرورش دهد. صاحبان فرآیند و کارکنان آنها باید برای ارائه بازخورد تشویق شوند تا ایدههای خلاقانه برای بهینهتر کردند فرآیندها را ارائه کنند.
مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM
در چرخه مدیریت فرآیند ۵ مرحله اصلی وجود دارد.
تجزیه و تحلیل
مرحله تجزیه و تحلیل یک مرحله مهم قبل از ورود به چرخه اصلی مدیریت فرآیند است. در این مرحله سازمان باید فرآیندهای خودش را شناسایی و تحلیل کند و مشخص کند که کدام بخشها را میخواهد بهبود دهد.
طراحی و مدل سازی
در این مرحله حالت فعلی باید ترسیم شده و حالت ایده آل طراحی شود. هدف ایجاد دنباله های معنا داری است که از ابتدا تا انتهای یک فرایند را نشان دهد. پس از این باید اطلاعات دیگر مانند مدت انجام هر مرحله، افرادی که درگیر هستند و نحوه انتقال اطلاعات مشخص شود. در این مرحله باید کاربران نهایی اطلاعات گردآوری شده را بررسی کرده تا از درست بودن آن اطمینان حاصل شود و همچنین میتوانند پیشنهادهایی برای بهبود شرایط در آینده ارائه کنند.
پیاده سازی یا اجرا
در مرحله پیاده سازی، سازمان به نقطهای رسیده است که آماده حالت ایده آل و یا حالت آینده است. این مرحله ممکن است نیاز به اضافه شدن یک تکنولوژی جدید، تغییر در یک روند یا منبع و آموزش نیاز داشته باشد. در صورت امکان میتوان فرآیند اصلاح شده را روی یک گروه کوچک در سازمان پیاده سازی کرد و پی از مشخص شدن و رفع خطاهای احتمالی روی کل سازمان انجام داد.
نظارت یا بررسی
در این مرحله، فرآیند اصلاح شده آزادانه اجرا میشود ولی دادهها در مورد عملکرد آن جمع آوری میشود. باید بررسی شود که آیا طراحی مجدد انجام شده، مؤثر بوده و یا خیر و بهبودهای مورد انتظار دیده میشود یا خیر. مقایسه دادههای حالت اولیه با حالت اصلاح شده به سازمان کمک میکند تا متوجه شود که چه مقدار بازدهی داشته است. این دادههای همچنین میتوانند تصمیمات مربوط به اقدامات بعدی را مشخص کنند.
بهینه سازی
در این مرحله، فرآیند به طور مداوم با اطلاعات جمع آوری شده در مرحله نظارت بررسی میشود و در صورت نیاز اصلاحات انجام میگردد. در پارهای از مواقع با رشد سازمان و یا تغییر محیط بیرونی، فرآیندها پیچیده و یا غیر بهینه میشوند. در این حالت ممکن است نیاز به این باشد که کل مراحل را از اول مجدد انجام دهید که به این کار مهندسی مجدد فرآیند می گویند.
راهکارهایی برای پیاده سازی بهتر مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM
مدیریت فرآیند یک روش مناسب برای بهبود روندها و فرآیندهای سازمان شما است اما مانند هر ابزار دیگری میتواند درست عمل کرده و یا ضعیف عمل کند. در ادامه ۵ استراتژی برای بهینه سازی مدیریت فرآیند در سازمان بیان شده.
مشخص کردن صاحب فرآیند
پس از ایجاد و یا بهینه سازی یک فرآیند، مشخص کردن صاحب فرآیند از اهمیت زیادی برخوردار است. مشخص کردن صاحب فرآیند یعنی شخصی مسئول تضمین اینست که فرآیند درست عمل کرده و روند آن در گذر زمان تغییر نکند. همچنین داشتن صاحب فرآیند یعنی کسی یا کل فرآیند آشنا بوده و میتواند فرآیند را به طور مداوم ارزیابی کرده و پیشرفتهای بیشتری ایجاد کند.
فرهنگ بهبود مستمر را ایجاد کنید
وقتی در مورد تغییرات بیشتر صحبت می کنید، ایجاد فرهنگ بهبود مستمر در سازمان ضروری است. این فرهنگ میتواند برای سازمان بسیار سودمند باشد چرا که باعث بیان ایدههای خوبی از کارمندانی خواهد شد که به طور نزدیک با فرآیندها در ارتباط هستند. در همین راستا سازمانها میتوانند تفکر خلاق و توانایی حل مسئله را به شرح وظایف افراد در حال استخدام اضافه کنند. برای انجام استخدام درست میتوانید مقاله صفر تا صد استخدام منابع انسانی ایده آل را مطالعه فرمایید.
همچنین باید مکانیزم بازخورد، در دسترس تمام افراد وجود داشته باشد و آنها برای پیشنهادات مفید خود در راستای بهبود فرآیندها پاداش دریافت کنند.
فرآیندهای تکرار شوند را حتماً استاندارد کنید
اطمینان از استاندارد بودن فرآیندهای تکرار شونده مثل “خرید” و یا “استخدام” اهمیت زیادی دارد. استاندارد سازی فرآیندها احتمال بروز خطا و اشتباه را کاهش میدهد. همچنین روند کاری افراد را سادهتر کرده و به بهرهوری و کارایی تیمها کمک میکند.
بهینه سازی قبل از اتوماسیون و یا خودکار کردن فرآیندها
خیلی وسوسه انگیز است که فکر کنید اتوماسیون مسیر سریعی برای بهبود مدیریت فرآیند است. خودکار کردن وظایف تکراری، باعث آزادتر شدن کارکنان و تمرکز آنها روی کارهایی با ارزش افزوده بیشتر است.
اما مهم است قبل از خودکار کردن فرآیندها آن ها را بهینه کنید. اگر بدون صرف وقت برای بررسی و بهبود فرآیندها آن ها را خودکار کنید. همان روند ناقص فقط سریعتر انجام میشود!!! و بسته به خطاها و مشکلات ایجاد کرده میتواند اوضاع را برای سازمان شما بدتر کند.
مزیت های مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
در این مقاله از مدیرنو در مورد مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار صحبت میکنیم. همچنین خواهیم گفت که پیاده سازی BPM چه فایده و مزیتی برای سازمان ها خواهد داشت. اگر تمایل دارید با مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM آشنا شوید میتوانید مقاله “مدیریت فرآیند کسب کار” را مطالعه فرمایید.
14 مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM چیست؟
پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM برای سازمان ها مزیت زیادی دارد که در ادامه به مزیت مدیریت فرآیند کسب کار از اشاره میکنیم:
1. افزایش بهره وری
یکی از مزیت و فوائد مدیریت فرآیند کسب و کار این است که به کل سازمان کمک میکند تا چارچوب محکمی برای همه فرآیندهای خود ایجاد کند. همچنین تمام فرآیندهای مهم مستند شده و نظارت و بهینه سازی میشوند. وقتی فرآیند ها در بهترین حالت خود و با کمترین اشتباه و خطا کار کنند، در نهایت بازده کل افزایش پیدا میکند.
این تجزیه و تحلیل به طور مداوم انجام شده و باعث میشود کارها و وظایفی که برای سازمان ایجاد ارزش نمیکنند شناسایی و حذف شده که در نهایت منجر به افزایش کلی بهره وری میشود.
2. چابک سازی سازمان
با اجرای BPM مناسب در یک سازمان ، تیم ها نسبت به تغییرات انعطاف پذیرتر میشوند. تیم ها متوجه میشوند که چرا دارند یک کار را انجام میدهند و فرآیند کاری خود را بهتر پیش میبرند. زمانی که درک کامل از فرآیند وجود داشته باشد، توضیح چرایی و چگونگی تغییرات جدید برای تیم ها راحتتر است.
همچنین وقتی نقشه فرآیند مشخص باشد، ایجاد اصلاحات راحت تر بوده و هر تغییری به راحتی شناسایی و به سرعت پذیرفته میشود.
سازمانی که در مقابل تغییرات انعطاف پذیر است، بسیار قدرتمند است. این سازمان میتواند راه خودش را در بین مشکلات ناشی از عوامل بیرونی و درونی پیدا کرده و نتایج به مراتب بهتری به دست آورد. علاوه بر این موارد، تیم ها مقیاس پذیر، رقابتی و مشارکتی میشوند.
3. کاهش خطاها
در هنگام استفاده از صفحه گسترده ها و یا ارتباط از طریق ایمیل یا پیام رسان ها، بروز خطا اجتناب ناپذیر است. راهی برای اینکه بدانید داده ها کی به روز شده اند و چه کسی این کار را انجام داده است ندارید.
این خطاها بیشتر زمانی اتفاق میافتد که فرآیند ها، ذی نفع مشخصی برای مراحل خود ندارند، و کارکنان عادت کرده اند بدون مسئولیت پذیری وظایف خود را به گردن دیگری بیاندازند.
اما با پیاده سازی درست مدیریت فرآیند، احتمال بروز خطاها کاهش مییابد. ذی نفعان و صاحبان هر فرآیند در هر مرحله از وظایف خود آگاهی میابند. همچنین اطمینان حاصل میکنند که به معیارهای مشخص شده دست پیدا کرده اند. همچنین در صورت بروز خطا، میتوان به راحتی منبع آن را ردیابی کرد.
4. تضمین رعایت سیاست های (دستورالعمل های) سازمان
پایبندی به مدیریت فرآیند، یک رویکرد برای ساده سازی فرآیند ها و همچنین اجرای چارچوبی برای تطابق با سیاست های داخلی و خارجی سازمان است. مزیت دیگر مدیریت فرآیند یا BPM اینست که اطمینان میدهد که فرآیندها به خوبی درک شده اند و از دستورالعمل دقیق پیروی میکنند.
هر سازمانی با توجه به صنعت و بخش کاری خود سیاستهای مختلفی دارد. به عنوان مثال تیم تدارکات و منابع انسانی، دستورالعمل ها و سیاستهای کاملا متفاوتی از یکدیگر دارند. BPM باید اطمینان حاصل کند که هر دو تیم قادر به درک و رعایت سیاست ها و دستورالعمل مربوط به خود هستند.
5. کاهش مدیریت میکروسکوپی (خُرد)
مدیریت میکروسکوپی یا خُرد ممکن است در لحظه باعث پیشبرد کار شما در سازمان شود. اما این نوع مدیریت همیشه در دراز مدت مخرب است. یکی از اصلی ترین دلایلی که باعث میشود مدیران تیم خود را به صورت کوچک و خرد مدیریت کنند، اینست که از روش قدیمی ذهنی خود برای کاهش خطاها استفاده میکنند.
از مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار اینست که نیاز به مدیریت خُرد را از بین میبرد. چراکه کلیه روشهای استاندارد هر کاری به وضوح توسط رهبران و کارکنان آموزش دیده ثبت شده. وقتی نوبت به یک مرحله خاص میرسد، کارکنان کار را بدون پرسش و با دستورالعمل مشخص و واضح، انجام میدهند.
6. قابلیت دسترسی به داده ها
برای اینکه کارکنان بتوانند به طور موثر کار کنند ، باید به داده های منابع مختلف مورد نیاز خود در سازمان دسترسی داشته باشند. البته این بدان معنا نیست که اجازه دسترسی به هر چیزی را داشته باشند. همچنین دسترسی به اطلاعات غیر ضروری نیز باعث سردرگمیو تأخیر در امور میشود.
یکی دیگر از مزیت های مدیریت فرآیند کسب و کار این است که در صورت پیاده سازی درست، بهترین ابزار برای ایجاد تعادل بین دسترسی به داده است. میتوانید دسترسی داده مورد نیاز برای انجام یک کار خاص را کنترل کرده و دسترسی به داده غیر مورد نیاز را محدود کنید.
7. شناخت نقاط قوت، ضعف و مهارت ها
فرآیندها، روشهایی برای هماهنگی افراد، مهارتها، و تواناییهای آن ها با سیستم و منابع سازمان برای دستیابی به نتایج مثبت در کسب و کار هستند. که این نتایج با نظارت مداوم بر فرآیندهای سازمان به دست میآید.
مدیریت فرآیند کسب و کار میتواند به شما در شناسایی کمبودهای مهارتی افراد کمک کند. زمانی که یک فرآیند مستمراً در یک مرحله خاص با شخص خاص تاخیر پیدا میکند، میتواند نشان دهنده عدم مهارت نیروی مورد نظر در آن کار باشد.
همچنین هنگامیکه یک فرآیند در یک مرحله خاص عموما پس از بروز خطا، سریعا رفع خطا میشود، میتواند نشان دهنده مهارت شخص مورد نظر باشد.
8. کاهش ریسک
به دلیل تغییرات محیط کاری، سازمان ها مستعد ریسک هایی هستند که ممکن است بر کارایی آنها تاثیر بگذارد.
یک سیستم مدیریت فرآیند کارآمد میتواند بر روند استفاده از منابع در جریانهای کاری متفاوت نظارت کند. همچنین میتواند اشتباهات را قبل از وقوع شناسایی و با پیشگیری، هزینه مربوط به ریسک ها را کاهش دهد.
9. کنترل بهتر سازمان
از دیگر مزیت مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM اینست که با اجرای درست آن میتواند به مدیریت بهتر آنچه در سازمان میگذرد کمک کند.
10. فرآیندهای بهینه شده
با بررسی مداوم فرآیند ها میتواند روند منسوخ شده و ناکارآمد را شناسایی و بهینه کرد.
11. بهبود همکاری
بسیاری از سازمان ها با مشکل ارتباطات در بخشهای مختلف سازمان و گردش جریان اطلاعاتی مواجه هستند. این امر میتواند بر همکاری افراد و نتیجه خروجی تاثیر گذار باشد. مدیریت فرآیند درست، میتواند با مشخص کردن دستورالعمل هر بخش، باعث وضوح اطلاعات شود. و آن اطلاعات را در اختیار افرادی که باید به آنها دسترسی داشته باشند قرار دهد. هر شخص در صورت نیاز به اطلاعات میتواند با دنبال کردن روند فرآیند، به مسئول مورد نظر و اطلاعات مورد نیاز دست پیدا کند.
12. تضمین انطباق با استاندارد ها
بسیاری از سازمان ها نیاز به مطابقت با استاندارهایی مانند ISO دارند. در صورت نداشتن این استاندارد رتبه های آنها کاهش خواهد یافت. همچنین مجوزهای آن ها لغو شده و یا مشمول جریمه میشوند. یکی از مزیت سیستم مدیریت فرآیند، آسان سازی انطباق با استانداردهای ISO و آمادگی سازمانهای برای ممیزی و بازرسی میباشد.
13.مرور کلی بر اهداف سازمان
بسیاری از کارکنان چون تصویر بزرگتری از کاری که انجام میدهند ندارند، فرآیندهای سازمان را دنبال نمیکنند. و نمیدانند وظایف آنها چه تاثیری در رسیدن به اهداف سازمانی دارند. یکی دیگر از مزیت مدیریت فرآیند کسب کار اینست که با پیاده سازی و مستند سازی فرآیندهای سازمان، به تمام افراد اجازه میدهد جایگاه خود در رسیدن به اهداف بزرگ تر را ببینند. همچنین در راستای رسیدن به آن تلاش بیشتری داشته باشند.
14. رضایت کارکنان
در انتها زمانی که اهداف، فرآیند ها و مسئولیت ها مشخص شده باشند، باعث افزایش رضایت کارکنان خواهد شد. چرا که اعضای سازمان و تیم ها با دانستن وظایف خود، تاثیر خود در سازمان و مسئولیت پذیری، بهتر میتوانند با یکدیگر و سازمان ارتباط برقرار کرده و محیط شادتری ایجاد کنند.
به یاد داشته باشید:
مدیریت فرآیند در صورت عدم پباده سازی درست، علاوه بر نداشتن مزیت برای سازمان، میتواند باعث ایجاد مشکلات، کاهش بهره وری، ایجاد اختلاف بین افراد و در نهایت افزایش هزینه شود. پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM مانند تمام تغییرات دیگر در سازمان نیاز به دانش، زمان و تجربه دارد. در همین راستا قبل از هر اقدامیبهتر از متخصصان این حوزه راهنمایی و مشاوره بگیرید.
در مدیریت فرآیند به جای ایجاد فرآیند جدید، روی بهبود فرآیندهای موجود تمرکز کنید. و هنگان سازماندهی و تعیین توالی به جای تمرکز روی کارها، روی نتیجه مطلوب تمرکز کنید. ایجاد تغییرات کوچک و نظارت روی آنها میتواند نتایج سریعتری ایجاد کند. و در بعضی مواقع تأخیر در ایجاد یک تغییر در فرآیند میتواند هزینههای زیادی برای سازمان به ارمغان آورد.
همانطور که گفته شد پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM مانند تمام تغییرات دیگر در سازمان نیاز به دانش، زمان و تجربه دارد. چرا که عدم انجام درست مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند مشکلات و هزینه های بیشتری برای سازمان ها داشته باشد. در همین راستا قبل از هر اقدامی بهتر از متخصصان این حوزه راهنمایی و مشاوره بگیرید. برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص تیم مشاوره مدیریت کسب و کار مجموعه مدیران نواندیش میتوانید اینجا را کلیک کنید.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه مشاوره سیستم سازی مدیرنو مراجعه فرمایید.
با ما در ارتباط باشید.