در این مقاله از مدیرنو به تشریح شفاف سازی سازمانی چیست، عوامل و راههای ایجاد شفافیت سازمانی و همچنین موانع شفاف سازی در کسب و کار خواهیم پرداخت. به طور سنتی کسب و کارها بر اساس نیاز به دانستن فعالیت می کنند. مردم فقط به اطلاعاتی دسترسی داشتند که توسط مدیرانشان ضروری تشخیص داده می شد. سایر اطلاعات “حساس تر” محافظت و پنهان شدند.
شفافیت سازمانی عبارت است از به اشتراک گذاری اطلاعات مربوط به عملیات سازمان با افراد آن با هدف ایجاد وضوح، اعتماد و مسئولیت پذیری.
فقدان شفافیت سازمانی در دنیای شرکت ها گسترده بود زیرا مدیریت نگران استفاده نادرست از اطلاعات بود. که نتیجه چنین نگرشی چیزی جز عدم اعتماد نبود.
کارکنان میدانستند که مدیرانشان حقیقت را از آنها پنهان میکنند و به هر چیزی که به آنها ارائه میشود اعتماد ندارند. در نتیجه، کارمندان افکار و احساسات واقعی خود را در مورد مسائل پنهان می کردند.
بنابراین سازمانها بینش خود را در مورد چیزهایی که باعث بهبود عملکرد شرکت میشدند مانند خلاقیت، نوآوری و بهرهوری را از دست دادند. کارکنان به اندازه کافی درگیر نبودند. به عبارت دیگر عدم شفافیت، کارکنان و فرهنگها را ناتوان کرده است. این رویکرد در دنیای امروز مناسب و کارساز نیست.
کارکنان (خصوصا کارکنان نسل z ) دیگر روش سنتی ارتباط و مدیریت اطلاعات را بر نمیتابند. حتی نسلهای قدیمیتر، حس بدی در مورد عدم شفافیت را تجربه میکنند. آنها متوجه میشوند که شرکتهای امروزی نمیتوانند اینگونه کار کنند چون، سرعت تغییر خیلی زیاد است.
رهبران برای ایجاد اعتماد و بهبود شفافیت در سازمان خود چه کاری میتوانند انجام دهند؟ و از چه چیزی باید اجتناب کنند؟
در این مقاله به موضوعات زیر می پردازیم:
- تعریف شفافیت سازمانی
- چرا شفافیت سازمانی برای کسب و کارها ضروری است؟
- چگونه عدم شفافیت سازمانی فرهنگ محیط کار را از بین می برد
- نحوه بهبود شفافیت در یک سازمان: 3 اشتباه بزرگ
- 3مرحله اجرای شفافیت در یک سازمان
- 3 مزیت وجود شفافیت در یک سازمان
تعریف شفافیت سازمانی
رهبرانی که سعی در اجرای شفاف سازی سازمانی دارند معمولاً یک اشتباه اساسی مرتکب میشوند. آنها شفافیت را بهعنوان «مدرنسازی» فرهنگ خود و بهعنوان واژهای تزئینی در نظر میگیرند.
به جای اینکه افراد خود را قادر سازند تا با ارائه شفافیت، استراتژی شرکت را زنده کنند، با تلقین شفافیت به عنوان یکی از وظایف روتین، مانع کار سازمان میشوند.
شفافیت عنصری از فرهنگ نیست، شفافیت اعتماد سازی است.
شفاف سازی سازمانی، تسهیل کننده اعتماد است. تنها زمانی که هدف شفافیت ایجاد اعتماد و وضوح باشد، میتواند به دارایی قوی فرهنگ سازمان تبدیل شود.
چرا شفاف سازی سازمانی برای کسب و کارها ضروری است؟
جهان در دهههای اخیر به شدت تغییر کرده است. در گذشته، سازمانها از ساختار داخلی از بالا به پایین استفاده میکردند. در بالا، تدوین و توسعه استراتژی شکل میگرفت و پس از آماده شدن طرح، به سایر اعضای سازمان اطلاع رسانی میشد.
با چنین رویهای، در هر سطح از سازمان برخی از اطلاعات فیلتر میشدند. با این تفاسیر، وقتی که اطلاعات به خط مقدم میرسید، شامل حداقلها بود. به کارمندان خط مقدم مجموعهای از دستورالعملها داده میشود که باید بدون اینکه دلیل آن را بفهمند دنبال کنند.
در شعار “همیشه حق با مشتری است”، بازخورد کارمندان تا حد زیادی نادیده گرفته میشود. سازمانها نگران رضایت کارکنان نیستند، چون هیچ ترس واقعی برای از دست دادن آنها وجود ندارد.
دو چیز از آن زمان تغییر کرده:
اولین مورد این است که مردم فرصتهای بسیار بیشتری برای اشتغال دارند. در نتیجه اگر از شغل خود ناامید و یا حتی بیحوصله باشند، به دنبال مکانهای دیگری برای کسب درآمد میگردند.
جهانی شدن ممکن است دسترسی به بازارهای تازه و جریانهای درآمدی جدید را برای بسیاری از شرکتها به ارمغان آورد. با این حال، دسترسی مشابه به فرصتهای شغلی را نیز برای مردم به ارمغان آورده است.
از زمان همهگیری کرونا تغییرات زیادی در شیوههای انجام کار شکل گرفت که، شفافیت در تجارت را به یک ضرورت تبدیل کرد. مردم به شفاف سازی سازمانی نیاز دارند تا تمرکز کاری خود را هماهنگ کنند. اگر شفافیت لازم در کسب و کار وجود نداشته باشد، کارکنان سازمان را ترک میکنند. حتی اگر به معنی از دست دادن درآمدشان باشد.
دلایل زیادی برای رقم خوردن استعفای بزرگ وجود دارد، اما دو مورد برجسته است. اول اینکه مردم از رفتار کارفرمایانشان در طول کرونا خوششان نمیآمد و دوم اینکه کارکنان فرصتهای زیادی را برای «شغلهای رویایی» خود کشف کردند.
دومین تغییری که مدل سنتی سازمان را بیفایده میکند، افزایش باورنکردنی کانالهای ارتباطی است. فناوری اشتراک گذاری اطلاعات با دیگران را آسانتر از همیشه کرده است.
سهولت انتشار اخبار در سراسر جهان، پنهان نگه داشتن برخی چیزها را تقریباً غیرممکن میکند.
چه شرکت ها بخواهند و چه نخواهند، مکالمات بین کارکنان در داخل شرکتهایشان در حال وقوع است. سوال اینجاست که، چرا شرکتها باید اهمیت دهند و شفافیت سازمانی چه کمکی میکند؟
چگونه عدم شفافیت سازمانی فرهنگ محیط کار را از بین میبرد؟
مهم نیست که یک شرکت چقدر بزرگ یا پیشرفته باشد، یک قانون جهانی وجود دارد: استراتژیها توسط اعضا اجرا میشوند.
در دنیایی از نتفلیکس، Airbnb، Ubers و Patagonia، شرکتها نمیتوانند راکد بمانند. کداک، بلاک باستر، نوکیا و بلک بری یادآور نیاز به سازگاری هستند.
تنظیم سریع استراتژی و اجرای دقیق آن مستلزم تمرکز مناسب بر روی افراد است.
سازمانهایی که بر مراقبت از افراد خود تمرکز نمیکنند، برای انطباق و همگام شدن با اختلالات بازار با چالشهای عدیدهای مواجه خواهند شد. شفافیت سازمانی نقش کلیدی در این تمرکز دارد.
اگر شرکتها فرهنگ کاری شفافی نداشته باشند، باید منتظر چه چیزی باشند؟
پیشنهاد مطالعه :
ریزش کارکنان
امروزه کارمندان خواهان وجود اعتماد هستند. آنها ممکن است مستقیماً پیگیر اعتمادسازی نباشند، اما اگر اعتمادی در سازمان نیابند آنجا را ترک میکنند.
اینکه بگوییم به کارکنان خود اعتماد داریم کافی نیست. اعتماد باید علاوه بر گفتار در رفتار ما با کارکنان نیز متبلور شود و باید به خاطر داشته باشید که؛ اعتماد درون یک فرهنگ در طول زمان ایجاد میشود. هر تصمیمی چه بزرگ و چه کوچک، یک قطعه ارتباطی بین شما و کارکنان است. پنهان کردن بهروزرسانیها و تصمیمهای مهم در مورد جهتگیری شرکت نشان میدهد که به افراد خود اعتماد ندارید. اگر مدیری اشتباهات خود را پنهان کند، نمیتوانید فرهنگ مستحکمی ایجاد کنید. این رفتار این پیام را ارسال میکند که شکست خوردن اشتباه و بد است و کارمندان شما به پنهان کردن و دروغگویی تشویق خواهند شد.
پیشنهاد مطالعه: اشتباهاتی که رئیس خوب را نابود می کنند
شفافیت سازمانی از بالا شروع میشود.
امروزه مردم از محیطهای سمی و پر تنش دوری میکنند و سلامت روان خود را در اولویت قرار میدهند. اگر احساس کنند نمیتوانند به اهداف خود برسند یا زندگی کاری آنها ناپایدار است، قید کار و درآمد خود را خواهند زد. شرکتهایی که نمیتوانند کارمندان خود را نگه دارند برای هر استخدام جدید حدود 1000 دلار (50 میلیون تومان) خرج میکنند و نمیتوانند استعدادهای برتر را جذب کنند.
اجزا ناپیوسته
بخش بزرگی از انطباق موفقیت آمیز با روندهای بازار، همسویی در مرحله اجراست. به عنوان مثال، اگر یک شرکت بزرگ روند بازار را پیشبینی کند، استراتژی خود را بر اساس آن تغییر دهد، اما نتواند همه افراد خود را همسو کند، هرگز در مسیر تغییر عملکرد مناسبی نخواهد داشت.
سازمانهایی که در مورد اهداف و مقاصد استراتژیک خود شفاف نیستند، در نهایت با شکست در اجرای استراتژی خود مواجه میشوند. برخی از تیمها ممکن است بر روی معیارها و اقدامات مناسب تمرکز کنند، در حالی که برخی دیگر در مسیر قبلی خود باقی میمانند.
عدم شفافیت سازمانی توسعه سیلوهای مجزای کاری را تضمین میکند. در نتیجه عملکرد هر بخش، مستقل از عملکرد سازمان مورد بررسی قرار میگیرد.
خروجی چنین نگرش و رویهای، درگیری بین واحدی است. به عنوان مثال، تیم بازاریابی وسواس زیادی برای آوردن سرنخهای جدید دارد اما به کیفیت آنها اهمیت نمیدهد. در نتیجه تیم فروش ناامید خواهد شد چون تماسها و مذاکرات بی نتیجه زیادی را تجربه خواهند کرد. در نهایت، شرکت متضرر خواهد شد، اما تیم بازاریابی عملکرد خوبی خواهد داشت.
اگر در داخل سازمان شفافیت وجود نداشته باشد، تیمهای غیر همسو برای پیشبرد معیارهای خود بدون زمینه مناسب تلاش خواهند کرد.
مسئولیت پذیری ضعیف
سیلوها ما را به یکی دیگر از مضرات عدم شفافیت سازمانی میرسانند. وقتی برنامه استراتژیک سازمان در میان ابزارهای ثابتی مثل؛ اکسل و پاورپوینت تکه تکه میشود، تحقق تصویر واضحی از عملکرد آن غیرممکن است.
سوال سادهای وجود دارد که: «در مقابل استراتژی خود چگونه عمل میکنیم؟»
برای پاسخ به این سوال با چالش جدی در جمع آوری اطلاعات امور جاری و گزارشهای مربوطه مواجهیم. این روند با ایمیلها و تماسهای بی شمار و بی نتیجه پیچیدهتر میشود. باید دقت کنید که؛ زمانی که همه اطلاعات را برای بررسی جمع آوری میکنید، بیشتر آن منسوخ شده است. گزارش عملکرد استراتژی و پرورش مسئولیت پذیری در سازمان با مجموعه ای از ابزارهای ثابت غیرممکن است.
حتی اگر افراد بهترین نیت را داشته باشند، مسئولیت پذیری در سازمانهای بزرگ سخت است.
سازمانهایی که برنامههای استراتژیک را از افراد خود مخفی نگه میدارند برای ارزیابی عملکرد خود و ایجاد عاداتی که مسئولیت پذیری را تقویت میکند، با چالشهای سختی مواجه خواهند شد.
3 اشتباه بزرگ در شفافیت در یک سازمان
شفافیت بدون محدودیت
بسیاری از مدیران سعی میکنند با اعمال افراطی شفافیت بدون محدودیت، با اقدامات پنهان مقابله کنند.
برای مثال، افشای تمام اطلاعات داخلی و در اختیار همه قرار دادن، در عین حال دعوت به بازخورد از سراسر سازمان، بسیار بی اثر است.
اولین پیامد نامطلوب این است که فرآیند تصمیمگیری طولانی می شود. ارائه بازخورد حتی با نیت خوب اما با آگاهی ضعیف نسبت به موضوع به تنش در مسیر تصمیمگیری اضافه کرده و فرآیندها را به تاخیر میاندازد. تصمیماتی که باید در یک روز گرفته شوند هفتهها طول میکشد تا اجرا شوند.
شفافیت بدون دستورالعمل
به اشتراک گذاری اطلاعات بدون هیچ دستورالعمل روشنی در مورد نحوه استفاده از آن یا حتی نحوه هدایت آن، برای تمرکز افراد شما بسیار مضر است.
اگر افراد خود را با بمبارانی از اطلاعیههای وضعیت شرکت آگاه کنید، تمرکز آنها را از بین خواهید برد. آنها نمیتوانند با تک تک رویدادها هماهنگی داشته باشند و تمرکز خود را روی آنچه مهم است حفظ کنند.
بمباران اطلاعیهها و جلسات بدون اولویت بندی مشخص بر سر و صدای زائد سازمان افزوده و اضطراب ایجاد میکند. کارکنان احساس میکنند که باید با همه چیز هماهنگ باشند و وقتی موفق نمیشوند استرس میگیرند.
شفافیت یک طرفه
شفافیت سازمانی فقط در مورد اخبار و موقعیتهای خوشایند صدق نمیکند. اگر از کارکنان میخواهید که اشتباهات خود را برای جلوگیری از تبدیل شدن به بحران به اشتراک بگذارند، مدیران نیز باید این کار را انجام دهند.
این روزها که راههای زیادی برای اشتراکگذاری اطلاعات با سرعت نور وجود دارد، نمیتوان اخبار بد را مدفون کرد. وقتی حقیقت آشکار شد، وانمود کردن به اینکه اشتباهی وجود ندارد، اعتماد مردم به رهبری را از بین میبرد.
اجرای استراتژیهای مدیری بدون اعتبار،بسیار دشوار خواهد بود، زیرا کارکنان آن را به چالش کشیده و مقاومت میکنند.
پیشنهاد مطالعه :
3مرحله بهبود شفافیت در یک سازمان
فناوری به تنهایی نمیتواند شفافیت سازمانی ایجاد کند، اما میتواند یک توانمندساز بزرگ باشد. اگر فرهنگ سازمانی شما مبتنی بر اعتماد نباشد، فناوری هر چقدر هم که عالی باشد شکست خواهید خورد. شفافیت سازمانی زمانی عملکرد شرکت را بهبود میدهد که با فرهنگ شرکت هماهنگ باشد.
از سوی دیگر، اگر فرهنگ شما برای پشتیبانی و اعتمادسازی ارزش قائل است، فناوری میتواند برای شفافیت در شرکتهای بزرگ معجزه کند. سازمانهایی که از مزایای شفافیت سازمانی پایدار برخوردار هستند، ابزارها و شیوههای مختلفی را تست کردهاند.
استراتژی خود را آشکار کنید
بیشتر شرکتها و مدیران خواهان شفافیت سازمانی هستند. آنها میخواهند کارکنانشان از استراتژیهای آنها آگاه باشند.
آنها متوجه این موضوع هستند که، ابزارهای سنتی در انجام این کار شکست میخورند. مدیران نیاز به اشتراک گذاشتن استراتژی را با کارکنان خود حس میکنند. با این حال، آنها یا موفق نمیشوند. یا زمان زیادی تلف میکنند و یا به سادگی نمیتوانند افراد خود را با اولویتهای فعلی به روز کنند.
استفاده از ابزارها و محیطهای دیجیتالی برای اطلاع رسانی برنامه استراتژیک به هر کارمندی این امکان را میدهد تا به راحتی به آن دسترسی داشته و اطلاعاتی را که برای تصمیمهایش نیاز دارد پیدا کند.
برای اینکه برنامه استراتژیک خود را آسان تر هدایت کنید، باید به خوبی ساختار یافته و واضح باشد.
در معرض: نفرین یا برکت؟
همانطور که اشاره کردیم، شفاف سازی در سازمان به تنهایی نمیتواند یک فرهنگ شفاف ایجاد کند. اگر شرکت یا تیم شما با رقابت ناسالم مواجه است و کارکنان از مدیریت هراس دارند، چنین روشی نمیتواند آن را برطرف کند.
در واقع، اجرای شفاف سازی در سازمان فقط اوضاع را بدتر میکند، زیرا کارکنان با افشای طرح به عنوان راه دیگری برای بررسی و نظارت مدیریت بر آنها نگاه میکنند. بنابراین چنین رویهای یا هرگز پایدار نیست یا مورد سوء استفاده قرار میگیرد.
برعکس، فرهنگهایی که بر اعتماد و صداقت بنا شدهاند، از اجرای شفافیت در استراتژی بهعنوان یک موهبت استقبال میکنند. افراد با برنامه استراتژیک درگیر شده، آن را به چالش میکشند و بازخورد صادقانه خود را ارائه میدهند.
کارکنان در فرهنگهای امن از این فرصت استفاده میکنند تا مسئولیتهای خود را روشن کرده و مسئولیتپذیری را ایجاد کنند. بنابراین به جای مقاومت در برابر تحول دیجیتال استراتژی شرکت، از آن استقبال میکنند.
گفتگوهای صریح داشته باشید
حتی برای فرهنگ های سازمانی امن و قابل اعتماد، انتقال فرآیندهای استراتژیک از اسناد ثابت به یک محیط دیجیتال دشوار است. اما، مانند هر تغییری، با رویکرد درست امکان پذیر است.
زمانی که اهداف و پروژههای هر تیم و هر بخش در دسترس همه افراد سازمان باشد، افراد احساس ناراحتی میکنند. همه چیز یک مالک مشخص داشته، که اگر کارکنان به آن عادت نداشته باشند، ممکن است در ابتدا دلهره آور باشد.
تعیین لحن و هدف این ابزار جدید بسیار مهم است. در مورد نحوه استفاده از آن و اینکه رویکرد شما چه فرآیندهای استراتژیکی را تسهیل میکند، بحث کنید.
از افشای برنامه استراتژیک به عنوان فرصتی برای بحث و شفاف سازی مالکیت پروژهها و تصمیمات خاص (مانند ضرب الاجلها) استفاده کنید. اجازه دهید دیجیتال به دروازهای برای ورود به دنیای فیزیکی تبدیل شود.
یک نگرانی رایج که هر زمان که یک شرکت یک خط مشی استراتژی را اتخاذ میکند ظاهر می شود این است که، آیا برنامه باید همیشه کامل به نظر برسد یا خیر. عقب افتادن برخی پروژهها و اهداف چقدر بد است؟ به همان اندازه که شفافیت ممکن است خوب باشد، مدیران ممکن است از دیدن عقب ماندن اهداف خاص احساس ناراحتی کنند.
این یک نگرانی خوب است که به راحتی قابل حل است. باز هم بحث را آفلاین کنید و فشار را از کارکنان خود بردارید. نوسانات در مسیر اجرای استراتژیها و رسیدن به اهداف طبیعی است.
برای تعیین درستی مسیر اجرای استراتژی باید
متعهد به گزارش دهی منظم باشید
شفافیت به نفع یک سازمان است تا زمانی که فرآیند بررسی وجود داشته باشد. دیجیتالی کردن فرآیندهای استراتژیک، گزارشدهی را تسهیل میکند و در زمان جمعآوری و تجسم تمام دادهها صرفهجویی میکند، زیرا شما یک منبع با کیفیت برای استراتژی خود دارید.
عادت ارزیابی میزان پیشرفت را در هر سطحی از سازمان ایجاد کنید. اجرای یک بحث ساده در مورد اینکه چه چیزی مهم است یا چه چیزی کار میکند یا نه، کمک زیادی به شفاف نگه داشتن پیشرفت و متمرکز نگه داشتن کار میکند.
اساساً، ارزیابی عملکرد استراتژی، شکاف بین جایی که میخواهید بروید و جایی که امروز هستید را مشخص میکند.
شفافیت سازمانی باعث ایجاد پاسخگویی شده و به کارکنان این فرصت را میدهد تا اولویتهای فعلی و مرتبط بودن پروژهها را به چالش بکشند. این امکان اتخاذ شیوههای ارتباطی بیشتر از پایین به بالا را فراهم میکند.
3 مزیت شفاف سازی سازمان
پاسخگویی کامل
قرار دادن راهبردها در معرض دید افرادتان، شما را مجبور میکند مالکیت اهداف و معیارها را روشن کنید. وقتی برای هر پروژه و KPI یک شخص خاص وجود دارد که مسئول پیشرفت آن است، آن شخص تمرکز خود را به آن محدود میکند.
کارکنان با کمال میل برای تطابق پیشرفت سازمانی و اهداف فردی تلاش میکنند و زمانی که قطار در جهت درست حرکت میکند، افتخار میکنند.
به همین دلیل مهم است که معیارها و KPIهای مناسب را انتخاب کنید.
هم ترازی
وقتیکه افراد شما اولویتهای استراتژیک شرکت خود را میدانند، تصمیمات خود را با آنها هماهنگ میکنند. کارکنان با دید واضحی از مقصد بر موانع غلبه کرده و سریعتر راه حلی برای مشکلات پیدا میکنند.
در شرکتهای بزرگ، که ارتباط بین بخشها و تیمها سخت است، شفافیت زمینه بسیار مناسبی را فراهم میکند. کارکنان برنامه استراتژیک را عمیقتر درک کرده و آن را همسو و متمرکز اجرا میکنند.
بازخورد پایین به بالا
یکی از نادیده گرفتهشدهترین مزایای شفافیت، جریان ایدهها و پیشرفتهای جدیدی است که از کارکنان سطوح مختلف سرچشمه میگیرد. شفافیت سازمانی رویکردهای ارتباطی بهتری از پایین به بالا معرفی میکند و باعث میشود ایدهها و بازخوردهای نوآورانه از خط مقدم به بالاترین سطوح شرکت جریان یابد.
وقتی شفافیت سازمانی را توسعه میدهید، اعتماد ایجاد میکنید و به افراد خود قدرت میدهید تا نظرات خود را بیان کنند و مشکلات را زودتر مطرح کنند. فرهنگ فعال و خلاق میشود.
پیشنهاد مقاله :
جمعبندی شفاف سازی سازمانی
شفافیت سازمانی دیگر لوکس نیست. شرکتها نمیتوانند فرهنگهایی مبتنی بر اعتماد را توسعه دهند و کارکنان خود را درگیر و راضی نگه دارند در حالی که آنها را در تاریکی نگه میدارند.
در اینجا نکات کلیدی مقاله شفاف سازی سازمانی آورده شده است:
- شفافیت کاتالیزوری برای توسعه اعتماد است.
- عدم شفافیت، کارکنان را از سازمان دور میکند و اجرای استراتژی مختل میکند.
- شفافیت بدون محدودیت و دستورالعمل مخرب است.
- استراتژی خود را برای برقراری ارتباط شفاف کنید.
- از فناوری صرفا برای افزایش شفافیت استفاده کنید.
- عنصر انسانی را در رویکرد خود دخالت دهید. شفافیت هم به صورت آنلاین و هم آفلاین ساخته میشود.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با همکاری مدیرنو برای رشد و توسعه کارکنان سازمانتان با ما تماس بگیرید و یا به صفحه مشاوره منابع انسانی مراجعه نمایید.
منابع: cascade ، هیئت تحریریه مدیرنو