در این مقاله از مدیرنو؛ به این موضوع که چگونه انجام دادن کارهای بیهوده و کم ارزش را متوقف کنید می‌پردازیم. چگونه کارهای وقت تلف کن را ترک کنیم. در گذشته، کارشناسان مدیریت زمان اینطور پیشنهاد می‌دادند که شما کار خود را به عمل1، عمل2، و عمل 3 تقسیم کنید. مفهوم اینطور بود که در ابتدا کار 1 را انجام دهید، سپس کار2 و بعد کار 3. اگر اولویت ها تغییر کرد شما فقط ترتیب را تغییر می‌دهید.
پس اگر شما چند قانون پایه ای مدیریت زمان را دنبال کنید انجام تمام جوانب کار ممکن به نظر می‌رسد. این سبک تفکر در طول بحران اقتصادی 2007 تا 2009 پایان یافت. در ژانویه 2008 و فوریه 2009، 8.8 میلیون شغل از بین رفت. فارغ از نوع شغل، هر شخص به انجام تعداد کارهای زیادی خاتمه داد و همچنین از آن به بعد دستاوردهای واقعی در بهره وری ایجاد شد، روزهای کارهای 1، 2و 3 پایان یافتند.
انجام دادن کارهای کم ارزش و بیهوده را متوقف کنید
ترک کارهای بیهوده و وقت تلف کن چگونه باید انجام شود؟ در حقیقت موضوعی که اهمیت دارد اینست که کارها به طور حرفه ای انجام شوند. به جای انجام کارهایی که برای مشتریان یا همکاران کم اهمیت یا بی اهمیت است، یک شغل جدید انجام شدنی را برای خود طراحی کنید.
در اینجا زمان انجام این کار آمده:
زمانیکه یک شغل جدید را شروع می‌کنید، چشم انداز تازه ای بر روی چیزی که باید انجام شود دارید و می‌توانید کارهای کم اهمیت را راحت تر ببینید. به هر چیزی که در اطرافتان است، نگاهی بیاندازید. اهداف 3 ماهه تان را به مدیر خود ارائه دهید. از هر میزان کارهای بی فایده ای که می‌توانید خلاص شوید. زمانیکه مسئولیت های بیشتری به چیزی که در حال حاضر انجام می‌دهید اضافه شد، فرصتی برای ساختار بندی مجدد کار خود و ارائه نقشه تان در نظر بگیرید.
زمانیکه شغلتان سازماندهی مجدد شده، شما باید مراقب باشید زیاد آشفته نگردید. مردم گرایش دارند اینطور فکر کنند که نمی‌توانند نه بگویند یا نفر بعدی خواهند بود که اخراج می‌شود. اما در حقیقت بعد از یک سازماندهی مجدد، بازماندگان برای موفقیت آینده سازمان بحرانی اند، بنابراین اگر شما پیشنهاد دهید که شغل خود را سازماندهی مجدد کنید، عموماً مثبت برداشت خواهد شد.
زمانیکه شما کار حیرت آوری انجام داده اید و همه شما را تشویق می‌کنند، زمان مناسبی است تا برای چیزی درخواست کنید. برای کاهش کارهای کم ارزش خود، از مدیریت ارشد خود درخواست نمایید.
پیشنهاد مطالعه :
چگونگی جلوگیری از کارهای زائد و بیهوده
وظایف زائد کارهای بیهوده را شناسایی کنید. به مثال زیر توجه نمایید:
یک کنترلر هوشمند سال ها به صورت ماهانه گزارش هایی تولید می‌کرد که هیچ فردی آن را نمی‌خواند. متصدی این دستگاه گزارشی از آن ارائه کرد و تولید آنچه را که کسی نمی‌خواند متوقف کرد. این ایده به سادگی برای متوقف کردن چیزی که مهم نیست به کار می‌رود، اما اگر در ابتدا همه جوانب را بررسی کنید، بعد ها به مشکل بر نمی‌خورید.
قوانین خود را بنویسید. کارهایی را که قرار است انجام دهید محدود کنید و سپس مطمئن شوید که دیگران قوانین شما را می‌شناسند. با این کار ساعت هایی از زمان خود را صرفه جویی خواهید کرد.
هر هفته، زمان مشابه ای در محل کار را برای خود حفظ کنید. برای اینکه متوجه شوید چطور از کارهای کم ارزش خود رها شوید از زمان استفاده کنید. تنها یک ساعت می‌تواند تفاوت ایجاد کند. زمانی را انتخاب کنید و به آن بچسبید. اگر اتاق تان در دارد آنرا ببندید و یا به یک اتاق کنفرانس بروید. برای اینکه مردم یاد بگیرند در آن زمان، وقفه ایجاد نکنند ممکن است زمان بر باشد، اما اگر مودبانه بر آن اصرار ورزید، نتیجه خواهد داد. و در آن ساعت از پاسخ دادن خودداری کنید اجازه دهید مردم بدانند چه زمانی برای هرگونه وقفه در دسترس خواهید بود و چه زمانی نخواهید بود.
شغل خود را مجددا طراحی کنید. این شغل شماست. آن را درست انجام دهید و انجام کارهای کم ارزش را متوقف کنید.
منبع: hbr