معرفی اهداف جدید در سازمان می تواند یک تلاش پیچیده باشد. صرف نظر از اینکه تیم شما چقدر خوب عمل می کند، بنابراین برای دستیابی به اهداف جدید نیاز به استراتژیهای خوب دارید تا تیم و منابع خود را مجددا به روز و متمرکز کنید. اینجاست که بحث تدوین و پیاده سازی استراتژی مطرح می شود. فرآیند تدوین و پیاده سازی استراتژی، به اینکه چه زمانی، کجا و چگونه و با چه کسی می‌توان به اهداف دست یافت، متمرکز است.
در این مقاله از مدیرنو به مهمترین اقدامات لازم در تدوین و پیاده سازی و اجرای استراتژی سازمان خواهیم پرداخت، با ما همراه باشید.
مراحل تدوین استراتژی چیست؟
تدوین استراتژی فرآیندی است که سازمانها برای تعیین مسیر خود در بلندمدت و دستیابی به اهدافشان از آن استفاده می‌کنند. شناخت مراحل تدوین استراتژی کمک می‌کند سازمانها تصمیمات بهتری بگیرند و به‌طور مستمر خود را با تغییرات محیطی و رقابتی هماهنگ کنند. آیا مایلید توضیح بیشتری درباره هر مرحله داشته باشید؟
مراحل تدوین استراتژی شامل موارد زیر است:
1. تحلیل محیطی (بررسی داخلی و خارجی)
– بررسی نقاط قوت و ضعف داخلی سازمان
– تحلیل فرصت‌ها و تهدیدهای محیطی (تحلیل PESTEL، تحلیل پنج نیروی پورتر)
– بررسی رقبا و بازار
2. تعیین مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌ها
– مشخص کردن مأموریت (Mission) سازمان و هدف اصلی آن
– تدوین چشم‌انداز (Vision) برای آینده
– تعیین ارزش‌های سازمانی
3. تعیین اهداف استراتژیک
– تنظیم اهداف کلی و جزئی
– استفاده از چارچوب‌هایی مثل SMART برای تعیین اهداف دقیق، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و زمان‌دار
4. فرموله کردن استراتژی‌ها
– تدوین استراتژیهای سطح شرکت (Corporate Strategy)، سطح کسب‌وکار (Business Strategy) و سطح عملیاتی (Functional Strategy)
– انتخاب استراتژیهای رشد، ثبات یا کاهش
– استفاده از ابزارهایی مانند ماتریس SWOT، ماتریس BCG و استراتژیهای رقابتی پورتر
5. ارزیابی و انتخاب بهترین استراتژی
– تحلیل مزایا و معایب گزینه‌های استراتژیک
– انتخاب استراتژیهای مناسب با توجه به منابع و توانمندی‌های سازمان
6. اجرای استراتژی
– طراحی ساختار سازمانی مناسب برای اجرای استراتژی‌ها
– تخصیص منابع مورد نیاز
– ایجاد سیستم‌های کنترل و پایش عملکرد
7. نظارت، ارزیابی و اصلاح استراتژی‌ها
– پایش عملکرد و مقایسه با اهداف تعیین‌شده
– شناسایی انحرافات و انجام اصلاحات لازم
– بازنگری دوره‌ای استراتژی‌ها بر اساس تغییرات محیطی
مهمترین اقدامات لازم در تدوین استراتژی چیست؟
تدوین استراتژی مستلزم انجام اقداماتی کلیدی است که به سازمان کمک می‌کند مسیر موفقیت خود را مشخص کند. از مهمترین اقدامات لازم در تدوین استراتژی اینست که در ابتدا، تحلیل محیط داخلی و خارجی ضروری است تا نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها (SWOT) شناسایی شوند. سپس، مأموریت، چشم‌انداز و اهداف استراتژیک سازمان تعریف می‌شوند تا جهت‌گیری کلی مشخص گردد. پس از آن، استراتژیهای مختلف با استفاده از ابزارهایی مانند ماتریس BCG و مدل پورتر طراحی و ارزیابی می‌شوند تا بهترین گزینه انتخاب شود.
پس از تعیین استراتژی، اجرای آن از طریق تخصیص منابع، ایجاد ساختار مناسب و تدوین برنامه‌های عملیاتی انجام می‌شود. در نهایت، پایش و ارزیابی مستمر عملکرد، همراه با اصلاحات لازم، تضمین می‌کند که استراتژی‌ها در مسیر تحقق اهداف باقی بمانند. این فرآیند باید منعطف باشد تا سازمان بتواند در برابر تغییرات محیطی واکنش مناسبی نشان دهد.
اهمیت اجرای استراتژی سازمانی
اجرای استراتژی بسیار مهمتر از جلسات هم اندیشی و طوفان فکری است چون به اجرای آن مربوط می شود. پیاده سازی استراتژی به عنوان ابزاری عالی برای توسعه تیم عمل می کند، چون هر عضو می تواند در این فرآیند مشارکت داشته باشد. اجرای استراتژی در سازمان، متکی بر ارتباطات کامل و ابزارهای مناسب آن است.
ویژگی های اساسی پیاده سازی استراتژی سازمان
فرآیند یکپارچه
اجرای استراتژی یک فرآیند جامع و یکپارچه است. چنین جامعیتی نشان می دهد که فعالیت های مختلف اجرای استراتژی، به یکدیگر وابسته هستند. به عنوان مثال، فعالیت های تبلیغاتی یک سازمان به هم مرتبط هستند و باید مطابق و همسو با هم اجرا شوند.
عمل گرا
استراتژی‌ها باید قابل اجرا باشند. می توان آن را از طریق فرآیندهای مدیریتی مختلف، از جمله برنامه ریزی و سازماندهی، قابل اجرا کرد. مدیران سازمان تنها مسئول تدوین برنامه نیستند، بلکه مسئول تبدیل برنامه ها به روندهای اجرایی نیز هستند.
مهارت های متنوع
اجرای استراتژی به مهارت های گسترده ای مربوط می شود. دانش، توانایی ها و مهارتها، نگرش مثبت و مهارت های سازمانی مورد نیاز است. مسلط بودن به این مهارت ها، به تخصیص درست منابع، تدوین سیاست های کاربردی و ابداع ساختارهای موثر کمک می کند.
مشارکت گسترده
پیاده سازی استراتژی مستلزم مشارکت تمام اجزای سازمان (مدیریت سطوح بالا، میانی و پایین) است. مدیریت ارشد باید شفافیت لازم را در حین ابلاغ راهبردهای اجرایی، حفظ کند. مدیران میانی باید هنجارهای اجرایی (بایدها و نبایدها) را بیشتر تنظیم کرده و اطمینان حاصل کنند که هیچ گونه ارتباط نادرستی رخ نمی دهد.
دامنه وسیع
مجموعه ای از فعالیت های اداری و مدیریتی را پوشش می دهد. به عنوان مثال، برای اجرای استراتژیهای بازاریابی، باید بودجه بازاریابی را مشخص کرده، تحقیقات بازار را انجام داده، طرح تبلیغاتی مناسب را ایجاد کرده، بازاریابی آزمایشی را انجام دهید، محصول را راه اندازی کرده و بازخورد مشتریان را نیز جمع آوری کنید.
مراحل اجرای استراتژی سازمانی
هنگام نزدیک شدن به یک هدف یا پروژه، مراحل اجرای استراتژی بر نحوه و چگونگی عملی کردن برنامه حاکم است. هدف آن کمک به تعیین اینکه چگونه منابع خود را تامین می کنید، چه خط مشی ها یا برنامه هایی را اجرا می کنید و چه کسی به شما در اجرای استراتژی کمک می کند.
مراحل اجرای استراتژی باید از یک بررسی محیطی و تجزیه و تحلیل SWOT برای شناسایی هر گونه خطر بالقوه دنبال کند. بدون تدوین و اجرای استراتژی، دستیابی به اهداف می تواند چالش برانگیز باشد.
تجزیه و تحلیل SWOT کار سختی است. اما زمانی که انجام شود، مدیران می‌توانند نقش ژنرال پشت‌میزنشینی را بازی کنند که ابتکارهای جسورانه‌ای را برای حمله به دشمن ارائه داده، مشتری را احاطه کرده و بازار را تسخیر می‌کنند.
پیش نیازهای پیاده سازی استراتژی سازمان
قبل از اجرای هر نوع استراتژی در سازمان، چند پیش نیاز سازمانی برای دستیابی به موفقیت لازم است. تحلیل، بررسی و شناخت این موارد، به شما کمک می کند تا استراتژی‌ها را با موفقیت اجرا کنید. قبل از اینکه به فرآیند پیاده سازی خود ادامه دهید، استراتژیهای خود را مرور کرده و اطمینان حاصل کنید که آنچه را که تیمتان برای موفقیت نیاز دارد، ارائه دهید.
به عنوان تیم مدیریتی، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- در تیم خود از افرادی با مهارتها و تجربه مناسب برای اجرای استراتژی برخوردارید؟
- آیا منابع مورد نیاز (مانند زمان و پول) برای اجرای پیاده سازی را در اختیار دارید؟
- ساختار مدیریتی شما برای ارتباطات آزاد و جلسات مکرر طراحی شده است؟
- آیا به فناوری و تجهیزات سخت افزاری مورد نیاز برای دستیابی به اهداف خود مجهز هستید؟
مقدمات اجرای استراتژی سازمانی
تدوین و پیاده سازی استراتژی دست به دست هم می دهند و جنبه های زیر به اتصال نقاط مختلف کمک می کند تا اجرا به خوبی پیش رود.
- محیط کار و فرهنگ سازمانی مناسبی را ایجاد کنید که از اجرای استراتژی پشتیبانی و استقبال کند. با ایجاد انگیزه در کارمندان و پاداش دادن برای حصول موفقیتهای در مسیر، اثربخشی استراتژیهای خود را بهبود بخشید.
- تیمی از متخصصان بسیار ماهر و با تجربه را برای راهبری پروژه های حمایتی فردی انتخاب یا استخدام کنید.
- ارتباطات داخلی را بهبود بخشید تا اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم از حمایت و دانش مورد نیاز خود برخوردار هستند.
- رویه ها یا خط مشی هایی را توسعه دهید که به تیم ها کمک کند تا به اهداف خود بهتر دست یابند.
- بودجه و منابع مورد نیاز برای اجرای استراتژی را تخصیص دهید.
اجرای موفق استراتژی شامل مشارکت کل سازمان است. در حالی که تیم مدیریتی وظیفه نظارت بر اجرای اهداف تا رسیدن به نتایج مورد نظر را داشته باشد، این اعضای تیم شماست که کارها را تکمیل خواهند کرد.
اطمینان حاصل کنید که ساختارها و سیستم های مناسب برای پشتیبانی از جریان کاری تیم های شما وجود دارد. کارمندان باید از مسئولیت‌های خود و ابزارهای موجود برای کمک به آنها در انجام وظایف خود آگاه باشند. در ادامه به مراحل اجرای استراتژی در 7 گام می پردازیم.
7 مرحله کلیدی در فرآیند اجرای استراتژی
1. اهداف را تعیین کنید
از همان ابتدا اطمینان حاصل کنید که همه اهداف واقع بینانه و در چارچوب زمانی تعیین شده و منابع شما قابل دستیابی هستند. تعیین کنید که اهداف در کل شرکت یا کدامیک از بخشهای سازمان هستند. سپس متغیرهای کلیدی یا موانعی را که ممکن است پیش بیاید شناسایی کرده و برنامه های احتمالی را توسعه دهید.
اهداف شما باید شامل چشم انداز و بیانیه ماموریت، اهداف بلند مدت و KPI باشد. هرچه تصویر واضح‌تر باشد، بقیه اجرای استراتژی شما برای تیم و سازمان شما آسان‌تر خواهد بود – به این دلیل که همه در جهت اهداف یکسانی کار خواهند کرد.
2. نقش ها را تعیین کنید
رویه های پیاده سازی استراتژی سازمانی خود را با تیمتان در میان بگذارید. چنین اقدامی به شما کمک می کند تا مشخص کنید که هر بخش چه مسئولیت هایی را بر عهده داشته و برنامه های عملی را برای همکاران و ذینفعان ترسیم کند.
3. کار را تعیین کنید
وظایف مشخص و شفاف اعضای تیم را تدوین و اختصاص دهید. هر فردی باید هدف کلی را درک کرده و اینکه چگونه وظایفش در تحقق اهداف کمک می کند. ضرب‌الاجل‌ها باید به وضوح اعلام شود تا اطمینان حاصل شود که پروژه در حال اجرا باقی می‌ماند.
4. اجرا و نظارت
وقت آن است که برنامه استراتژیهای خود را عملی کنید. همه اعضای تیم باید منابع مورد نیاز خود را برای تکمیل کار در دست داشته باشند. برای نظارت بر پیشرفت و رفع موانعی که ممکن است پیش بیاید، مرتباً با تیم خود در تماس و تعامل باشید.
5. تنظیم و تجدید نظر در اجرا
مهم ترین مرحله فرآیند اجرای استراتژی سازمانی، اعمال تغییرات لازم در مسیر است. به محض بروز مشکلات یا چالشها، رویکرد خود را تغییر دهید و در صورت لزوم نسبت به فرآیند خود اقدامهای اصلاحی را انجام دهید. تا زمانی که به‌روزرسانی‌های لازم را اجرا می کنید، باعث چابک ماندن در طول اجرای استراتژی‌ها شده که نتیجه چنین روندی تحقق بهتر اهداف خواهد بود.
6. کار را کامل کنید
به بررسی اعضای تیم خود ادامه دهید تا مطمئن شوید که پروژه در مسیر درست قرار دارد و برای دستیابی به اهداف نیازی به منابع اضافی نیست. همه ذینفعان را با جزئیات مهم کار یا تاخیرها و موانع در پیشرفت تیم آگاه کنید.
7. مرور و تأمل کنید
مرحله نهایی این فرآیند، انجام بازنگری از روند اجرای استراتژی است. به روند کلی فکر کنید و مرور کنید که چه چیزی خوب بوده و چه چیزی خوب پیش نرفته؟ از این آموخته ها برای بهبود استراتژی خود برای پروژه های آینده استفاده کنید.
این 7 گام از مراحل استراتژی می تواند بسته به سازمان شما دستخوش تغییراتی شود، اما در بیشتر سازمانها این 7 مرحله قابل اجرا و از الزامات اجرای موفق استراتژی می باشند.
نکاتی برای اجرای موفق استراتژی در سازمان
یک تیم می تواند قبل از موعد مقرر به اهداف تعیین شده برسد در صورتیکه اطلاعات بیشتری در مورد پروژه، شرکت و توانایی های آن با اجرای استراتژی در دسترس باشد. نکات زیر به اجرای موفق آن کمک می کند:
برقراری ارتباط سیستماتیک
ابزارهای مختلف شرکت، مانند نرم افزار پیام رسانی یا نرم افزار مدیریت پروژه، ارتباطات را تسهیل می کنند. با در دسترس قرار دادن خود برای گفتگو با تنظیم ساعاتی مشخص یا داشتن آدرس های ارتباطی باز (ایمیل یا واتس اپ)، ارتباط موثر ایده ها، شکایات و قدردانی را تضمین می کنید.
مجهز به ابزارهای مناسب کار
یک ایده زمانی بیهوده می شود که ابزار مناسب برای تکمیل یک پروژه را نداشته باشید. برای اینکه تیم را در مسیر اهداف نگه دارید، باید ابزارهای مناسب برای هر پست سازمانی را فراهم کنید.
صداقت را تقویت کنید
وجود صداقت شرط لازم مدیریت است نه فقط در تعامل با تیم، بلکه با خودتان. صداقت در محل کار به همه کمک می کند تا رشد کنند و تیم منسجم تری ایجاد کنید. صداقت اعتماد را در بین اعضای تیم تسهیل می کند. شما باید با دیدی صادقانه به چالش های تیم خود نگاه کرده و اظهارات بی طرفانه ای در مورد وضعیت ارائه دهید.
از شفاف بودن اطمینان حاصل کنید
شفافیت در اهداف و استراتژی‌ها برای اجرای موفق آن ضروری است. به هر حال، تنها زمانی که همه اعضای تیم در مورد انتظارات، وظایف، اهداف و روش‌ها آگاه باشند، می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند.
گسترش پشتیبانی
وجود فرهنگی حمایتی، از دانش جمعی برای رسیدگی و حل مشکلات استفاده می کند که این تمرین سرعت اجرای پروژه را افزایش می دهد. شما باید حمایت اعضای تیم را با ارتباط موثر تشویق کنید.
چارچوب اجرای استراتژی
چهارچوب 7S مک کینزی برای اجرای استراتژی
McKinsey & Company یک شرکت مشاوره مدیریت مشهور در جهان است که در کنار سایر موارد، چارچوبی از هفت عامل مورد نیاز برای اجرای موفقیت‌آمیز استراتژی‌ها ایجاد کرده است. چارچوب اجرای استراتژی را می توان به عناصر سخت (استراتژی، ساختار و سیستم) و عناصر نرم (ارزش های مشترک، مهارت ها، سبک و کارکنان) تقسیم کرد. در حالی که عناصر سخت به راحتی قابل شناسایی و تأثیر مستقیم هستند، عناصر نرم کمتر ملموس هستند و معمولاً تحت تأثیر فرهنگ شرکت در مقابل مدیر یا سایر تماس های مستقیم هستند.
عناصر سخت در چارچوب اجرای استراتژی
بیایید نگاهی گذرا به چارچوب اجرای استراتژی McKinsey 7S بیندازیم و با عناصر سخت شروع کنیم:
- استراتژی: برنامه سازمان شما برای ایجاد یا حفظ مزیت رقابتی نسبت به سایرین در این زمینه
- ساختار: ساختار سازمانی شرکت شما
- سیستم ها: رویه ها و فعالیت های روزانه که توسط تیم شما انجام می شود
عناصر نرم در چارچوب اجرای استراتژی
- سبک: سبک رهبری در سازمان شما
- کارکنان: تیم شما و قابلیت های کلی آنها
- مهارت ها: شایستگی ها و مهارت های تیم شما
- ارزش های مشترک: ارزش های اصلی سازمان شما
شما می توانید با نگاه کردن به ارزش های مشترک سازمان خود و اطمینان از همسویی آنها با عناصر سخت شما، این چارچوب را در فرآیند اجرای استراتژیهای خود اعمال کنید. در مرحله بعد، شناسایی کنید که عناصر سخت شما چقدر از یکدیگر پشتیبانی می کنند و تغییرات در کجا می تواند تعامل آنها را بهبود بخشد. بعد از اینکه آن را مشخص کردید، همین کار را برای عناصر نرم خود انجام دهید.
این تجزیه و تحلیل به شما کمک می کند تا عناصری که به خوبی کار می کنند و عناصری که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنید. استفاده از این چارچوب در برنامه استراتژیک و فرآیند اجرای آن به شما کمک می کند تا احساس بهتری نسبت به اینکه سازمان شما چقدر می تواند تغییرات را به خوبی اجرا کند، داشته باشید.
چالش های پیاده سازی استراتژی سازمان
- پشتیبانی ناکافی: شرکت ها عموما در تقویت فرهنگ حمایتی جا می مانند که همین امر منجر به تشکیل اعضا و بخشهایی مستقل و کاهش بازده کاری کلی سازمان می شود.
- عدم توانایی در پیگیری پیشرفت: عدم وجود نرم افزار مناسب برای مستندسازی پروژه، اجرای استراتژی‌ها را ضعیف می کند.
- نداشتن برنامه برای چالشها: ناتوانی در رسیدگی به چالش های بالقوه و ارائه راهکارهای لازم، منجر به مشکلات متعددی می شود. برنامه ریزی برای مسائل احتمالی باعث صرفه جویی در زمان و دوری از ناامیدی در رسیدن به اهداف می شود.
- فقدان ارتباطات مناسب: ارتباطات نادرست یا ضعیف موانع اصلی در مسیر اجرای استراتژی‌ها هستند که می توانند رسیدن به نتایج را به تاخیر بیاندازند.
- فقدان آموزش مؤثر: ناتوانی در آموزش و رشد اعضا و سپردن وظایف به آنها مشکلات مختلفی را به دنبال دارد.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد مراحل اجرای استراتژی و پیاده سازی آن به صفحه مشاوره کسب و کار مدیرنو مراجعه فرمایید.
با ما در ارتباط باشید.
منبع: simplilearn و هیات تحریریه مدیرنو
