در این مقاله از مدیرنو؛ به کاربرد استاندارد ایزو 9001:2015 می‌پردازیم. چگونه از استاندارد ایزو 9001:2015 استفاده کنیم؟ ایزو 9001:2015 یک استاندارد از مجموعه سیستم مدیریت کیفیت می‌باشد که به شرکت‌ها و سازمان‌ها برای بهره وری بیشتر و افزایش رضایت مشتری کمک می‌کند.
کاربرد استاندارد ایزو 9001 چه سودی برای شرکت یا سازمان من دارد؟
استقرار یک سیستم مدیریت کیفیت کمک می‌کند که:
- یکی از کاربرد های اساندارد ایزو 9001 ارزیابی سازمان است. بافت کلی سازمان را ارزیابی کرده و مشخص کنید چه کسی و چگونه از سازمان شما تأثیر می‌گیرد (شناسایی ذینفعان). این کمک می‌کند که اهداف خود را به‌طور کامل مشخص نموده و بازارهای جدید را شناسایی کنید.
- به مشتری اولویت داده‌شده (مشتری مداری و توجه به مشتری)، و از اینکه همیشه حداقل خواسته‌های مشتری برآورده شده و حتی از انتظارات مشتریان نیز فراتر می‌روید، اطمینان بیابید.
- کارآمد کارکنید به‌صورتی که تمامی فرآیندها توسط افراد سازمان یا شرکت درک شده باشد و هم‌راستا باهم حرکت کند. این باعث افزایش بهره وری و کارآمدی و کاهش هزینه‌های داخلی می‌شود.
- رسیدن به حداقل الزامات قانونی و مقرراتی که موردنیاز سازمان است.
- گسترش بازارهای جدید، به دلیل اینکه برخی از بخش‌ها و مشتریان قبل از انجام معاملات، به ایزو 9001 احتیاج دارند.
- شناسایی و مشخص شدن ریسک‌ها ی مرتبط با سازمان.
در حالت کلی سیستم مدیریت کیفیت چیست؟
ایزو 9001 بر اساس 7 اصل مدیریت کیفیت بناشده است. پیاده سازی و دنباله روی این اصول، تضمین می‌کند که سازمان یا شرکت شما همواره برای مشتریان خود ایجاد ارزش می‌کند. با استقرار درست و کامل این 7 ستون در سازمان خود، پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت به‌مراتب آسان‌تر خواهد شد.
این هفت اصل به شرح زیر می‌باشند:
– توجه به مشتری
رسیدن و حتی فراتر رفتن از خواسته‌های مشتری، تمرکز اصلی مدیریت کیفیت بوده و باعث موفقیت طولانی مدت سازمان می‌شود. این مهم است که علاوه بر جلب مشتری، اعتماد مشتری را نیز جلب کرده و این کلید رسیدن به موفقیت در آینده می‌باشد.
– رهبری
داشتن یک جهت یکپارچه یا مأموریت که نشأت گرفته از یک رهبری قوی می‌باشد. لازمه تضمین این است که هرکس در سازمان بداند که اهداف چه هستند و سازمان در تلاش برای رسیدن به چه اهدافی می‌باشد.
– مشارکت افراد
رسیدن به ارزش‌های مشتریان زمانی امکان‌پذیر است که سازمان کارکنانی شایسته، پرقدرت و درگیر در امور در تمامی سطوح خود دارد.
– رویکرد فرایندی
درک فعالیت‌ها به‌عنوان فرآیندهای مرتبط باهم به‌صورت عملکرد سیستمی به رسیدن به پایداری و نتایج قابل پیش‌بینی کمک می‌کند. افراد، تیم‌ها و فعالیت‌ها جدا از هم و به‌تنهایی پایدار نیستند و تضمین اینکه همه با فعالیت‌های سازمان و اینکه چگونه این باهم تناسب پیدا می‌کنند آشنایی دارند درنهایت باعث بهره وری می‌شود.
– بهبود
سازمان‌های موفق تمرکز مداوم بر بهبود دارند. عکس‌العمل به‌موقع نسبت به تغییرات داخلی و محیط خارجی لازمه تداوم ارائه ارزش‌ها به مشتریان می‌باشد. در دنیای امروز با سرعت بالای پیشرفت، این اصل از اهمیت بالایی برخوردار است.
– تصمیم گیری بر مبنای شواهد
تصمیم گیری هیچ موقع آسان نیست و به‌صورت طبیعی درصدی از عدم اطمینان را شامل می‌شود. حصول اطمینان از تصمیمات درست بر پایه تجزیه و تحلیل داده، رسیدن به نتایج واقع‌بینانه را ممکن می‌سازد.
مدیریت ارتباطات
یکی از کاربرد های استاندرد ایزو 9001 مدیری ارتباطات است. سازمان‌ها و کسب کارها امروزه به‌خودی‌خود و در خلاء امکان بقا ندارند. مشخص کردن ارتباطات با ذینفعان پر اهمیت مانند تأمین کنندگان و برنامه ریزی برای مدیریت آنها منجر به رسیدن به موفقیت پایدار می‌شود.
پیاده سازی استاندارد ایزو 9001:2015 را چطور شروع کنیم؟
راه‌های زیادی وجود دارد که سازمان‌ها بتوانند سیستم مدیریت کیفیت را پیاده سازی کند. برای کمک، منابع زیادی در دسترس می‌باشد که در سلسله مقالات مدیر نو در بخش استانداردهای ایزو به آنها می‌پردازیم.
در ادامه به چند ترفند کوچک برای شروع بیان‌شده:
- اهداف خود را تعریف کنید. برای چه دلیلی می‌خواهید این استاندارد را پیاده سازی کنید؟
- مطمئن شوید مدیریت ارشد در هیئت مدیره حضور دارد، این مهم است که همه از بالا تا پایین سازمان از این اتفاق جدید و اهداف حمایت کنند.
پیشنهاد مطالعه :
- فرآیندهای کلیدی سازمان و انتظارات مشتریان خود را برای رسیدن به اهداف شناسایی کنید. اطمینان حاصل کنید که در هر کدام از فرآیندها، همیشه و به صورت پیوسته الزامات مشتریان و ضمانت برآورده شدن آنها درک شده . این پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت شما را شکل می‌دهد.
ساختار استاندارد ایزو 9001:2015 به چه صورت است؟
ایزو 9001:2015 (جدیدترین نسخه از استاندارد) از بخش‌های متفاوتی تشکیل‌شده، هرکدام از این بخش‌ها بر جنبه‌های مختلف الزامات سیستم مدیریت کیفیت تمرکز می‌کند.
- بند 0 تا 3: دستورالعمل و محدوده استاندارد
- بند 4: بافت سازمان
- بند 5: رهبری
- بند 6: طرح ریزی
- بند 7: پشتیبانی
- بند 8: عملیات
- بند 9 ارزیابی عملکرد
- بند 10: بهبود
چگونه می‌توان گواهی نامه استاندارد ایزو 9001:2015 را دریافت کرد؟
هیچ الزامی برای اخذ گواهی نامه ایزو وجود ندارد، بنابراین اولین قدم این است که احساس نیاز سازمان خود را برای اخذ گواهی نامه ایزو را ارزیابی کنید. اگرچه گواهی نامه استاندارد این اطمینان را به مشتریان شما می‌دهد که محصولات و فرآیندهای سازمان هم‌راستای نیازها و انتظارات آنها می‌باشد و حتی در بعضی مواقع گواهی نامه استاندارد ممکن است جزء پیش‌نیاز های همکاری با مشتریان خاص باشد. البته خیلی از سازمان‌ها از مزایای استاندارد ایزو بدون اخذ گواهی نامه استفاده می‌کنند.
اگر تصمیم به اخذ گواهی گرفتید، اولین قدم پیدا کردن یک مرجع صدور گواهی است، به این دلیل که ایزو صدر گواهی انجام نمی‌دهد. برای این کار بایستی:
- مراجع صدور متعددی را ارزیابی کنید.
- اعتبار مرجع صدور را بررسی کنید.
مجوز رسمی ایزو به چه معناست؟
مجوز رسمی یعنی به رسمیت شناختن رسمی سازمان توسط یک سازمان خارجی (که به‌طورکلی به‌عنوان مرجع صدور شناخته می‌شود). که مرجع صدور با توجه به استاندارد بین‌المللی این کار را انجام می‌دهد. برای پیدا کردن یک مرجع صدور، با مجوز صدور بین‌المللی در کشور خود تماس گرفته یا انجمن بین‌المللی اعتبار بخشی (IAF) را بررسی کنید.
دیگر استاندارد در این گروه که ممکن است به شما کمک کنند:
ایزو 9001 معروف‌ترین استاندارد کیفیت می‌باشد. اما استانداردهای دیگری هم هستند که کمک می‌کنند تا بیشترین استفاده را از سیستم مدیریت کیفیت برده و اهمیت رضایت مشتری را در قلب سازمان نهادینه کنید.
شرح مختصری از دیگر استانداردهای ایزو در ادامه ذکر می‌شود:
- ایزو 9000: شامل جزئیات هفت اصل مدیریت کیفیت به همراه نکاتی که به تضمین تأثیر این مسیر در کسب و کار شما کمک می‌کند. همچنین شامل اصطلاحات و تعاریف به‌کاررفته در ایزو 9001 و یک سند همراه مفید برای کمک به ساخت سیستم مدیریت کیفیت کارآمد و موفق می‌باشد.
- ایزو 9004: راهنمایی برای رسیدن به موفقیت پایدار با سیستم مدیریت کیفیت سازمان می‌باشد.
- ایزو 19011: راهنمایی برای انجام ممیزی داخلی و خارجی ایزو 9001. یک ممیزی داخلی درست و مناسب تضمین می‌کند سیستم مدیریت شما به وظایف خود عمل کرده و سازمان را برای ممیزی خارجی آماده می‌سازد و بعد می‌توانید برای ممیزی شخص ثالث (خارجی) اقدام کنید.
منبع: iso