در این مقاله از مدیرنو؛ به مزایای دریافت مشاوره در سازمان میپردازیم. جایگاه مشاور در چارت سازمانی چیست؟ رابطه مشاور و نجات سازمان چیست؟ چگونه مشاور سازمان شما را نجات میدهد. در ادامه با مدیرنو همراه باشید.
در گذشته غالباً مراجعه به مشاوره مدیریت بهعنوان آخرین پناهگاه و درواقع پذیرش عدم توانایی در رفع مشکلات سازمان تلقی میشد. این گرایش همچنان در بسیاری از کسب و کارها وجود دارد. تا زمانی که اوضاع کسب و کار عادیست. (که این عادی بودن لزوماً به معنی بهینه بودن امور و سودآوری و توسعه نیست). هیچگاه به فکر استفاده از مشاوره مدیریت به جهت حفظ، رشد و تعالی موقعیت سازمان نمیافتند. چنین هزینههایی را اتلاف سرمایههای سازمانی و تشریفاتی قلمداد میکنند.
با توجه به چندوجهی شدن چالشهای امروزه و بهتبع اون سختتر شدن تصمیمات روزمره، روزبهروز نقش مشاور در بخشهای مختلف زندگی کاری و شخصی اهمیت بیشتری پیداکرده. اما در اینجا بهطور اختصاصی میخواهیم درباره مشاور صحبت میکنیم.
قبل از هر چیز باید بدانید که مشاورکسبوکار چه کمکی به شما در زمینه پیشرفتتان میکند؟
گام های همکاری مشاور
- در گام اول در همکاری مشاور، آنالیزوری هستش که بخشهای مختلف سازمان رو بررسی و عارضهیابی میکنه. تو این گام وضعیت موجود سازمان مشخص میشه. بعد از مشخص نمودن وضعیت فعلی سازمان (اینکه سازمان موردنظر در چه جایگاهی قرار داره؟) به گام بعدی یعنی وضعیت ایده آل (جایی که میخوایم بریم) میرسیم. تدوین جایگاه موردنظر از حساسیتها و ظرافتهای خاصی برخورداره. حالا چرا تا این حد این تحلیلها مهمن؟ چون تحلیلهای اشتباه می تونن آینده سازمان را با خطرهای جدی مواجه کنن.
- گام دوم همکاری مشاور، مشخص شدن نقاط ضعف و قوت درونی، فرصتها و تهدیدهای بیرونی سازمانه. این گام برای اینه تا اقدامات و راهبردهای استراتژیک، بر اساس داشتهها پایهریزی بشه.
- در گام سوم در همکاری مشاور، مشاور اهداف سالیانه و همچنین ابزارهای لازم جهت رسیدن به این اهداف مشخص میکنه. اهداف تعیینشده باید بر اساس وضعیت موجود و همچنین در راستای چشمانداز سازمان تدوین به شن. یکی از مشکلاتی که معمولاً مشاوران باهاش مواجهن، عدم تأمین ابزارهای موردنیاز در بازههای زمانی مقرره. زمانی که ابزارهای موردنیاز بهوقتش در اختیار مشاور قرار نگیره، قطعاً سازمان به نتایج موردنظر نمیرسه.
- آخرین گام قبل از فاز اجرایی، جمعبندی و نهایی سازی طرح جامع مجموعه موردنظره. نهایی سازی به معنای بررسیهای مجدد بر روی طرح موردنظر بوده تا در صورت نیاز اصلاحات لازم قبل از فاز اجرایی اعمال گردد.
یک مشاور خوب باید بتونه مقاومتهای سازمانی خودشو به حداقل برسونه. اما نباید انتظار به صفر رسیدن سطح مقاومتهارو هم داشت، چون عملاً شدنی نیست. مشاور در این مرحله باید روی مدتزمان مقاومتها هم کار کنه تا سازمان در کوتاهترین زمان ممکن از این مقاومتها رد بشه. و بیشترین درصد موافقان را در اجرای تغییرات همراه خود داشته باشه.
طراح و استراتژیست
تا این مرحله مشاور، بهعنوان یک طراح و استراتژیست در مجموعه همکاری میکنه. شخصی که قابلیت آنالیز و تحلیل سیستمها، قدرت تبیین اهداف بلند، میان و کوتاهمدت سازمان رو داره. اما در فاز اجرا، کار مشاور نظارت بر روندهای اجرایی، اصلاح و حتی بهبود اونهاست. این کار به این دلیل مهمه که، قطار تغییر از ریل اصلی خودش خارج نشه.
پیشنهاد مطالعه :مشاوره مدیریت استراتژیک | مشاوره برنامه ریزی استراتژیک
مشاوره و مربیگری
مشاور و مربیگری فرایندهایی هستند که به افراد کمک میکنند به پتانسیل کامل خود در رشد دست پیدا کنن. مشاوره و مربیگری شباهتهای فراوانی باهم دارن که در مقاله “مشاوره و مربیگری به چه معنا هستند؟” از مدیرنو، بهطور کامل به توضیح این دو مورد پرداختیم.
وظیفه مهم دیگه مشاور در فاز اجرا، اصلاح و بهبود تغییرات موردنظره. چه بخواید چه نخواید، هر استراتژی و تغییری در فاز اجرایی نیاز به اصلاح و بهبود داره. چون بهترین استراتژیستها هم نمیتونن تمامی موارد محتمل رو تو برنامههای خودشون در نظر بگیرن. در آخر مشاور باید نگاهی جامع نسبت به حوزه کسبوکار، مباحث استراتژیک و همچنین مباحث و ارتباطات درونسازمانی داشته باشه تا بتونه به بهترین نتایج دست پیدا کنه.
جایگاه مشاوره در چارت سازمانی
جایگاه مشاوره در چارت سازمانی بستگی به نوع سازمان و نیازهای خاص آن دارد، اما معمولاً مشاوران به عنوان افراد مستقل یا تیمهای جداگانه در بخشهای مختلف سازمان قرار میگیرند. چنین جایگاهی به مشاوران امکان میدهد تا تأثیر قابل توجهی بر جهتگیری استراتژیک و تصمیمات کلیدی سازمان داشته باشند.
در اکثر سازمانها، مشاوران ممکن است در دو حالت مختلف قرار داشته باشند:
1. مشاوره داخلی:
در این حالت، مشاوران بهطور مستقیم در سازمان مشغول به کار هستند و در بخشی مانند منابع انسانی، مدیریت یا برنامهریزی استراتژیک فعالیت میکنند. آنها معمولاً از داخل سازمان بهعنوان مشاور در حل مشکلات خاص یا بهبود فرایندها کمک میکنند.
2. مشاوره خارجی:
این نوع مشاوره معمولاً در قالب یک تیم مشاوره از خارج سازمان صورت میگیرد. مشاوران خارجی در بسیاری از موارد بهعنوان مشاوران عالیرتبه یا نهادهای مستقل، برای حل مسائل تخصصی یا پروژههای خاص به سازمان وارد میشوند.
جایگاه مشاور در چارت سازمانی معمولاً بالاتر از سطوح اجرایی و در کنار مدیران ارشد (مانند مدیرعامل، معاونین و مدیران بخشها) قرار میگیرند، زیرا آنها بهطور مستقیم در تصمیمگیریهای کلیدی و استراتژیک دخالت دارند. در برخی موارد، ممکن است بهعنوان یک واحد مستقل با دسترسی مستقیم به هیئت مدیره یا مدیرعامل سازمان قرار گیرند.
مزایای مشاوره در سازمان
عموماً در شرایط رکود، افت فروش، بههمریختگی درونسازمانی و … به دنبال استفاده از مشاوره در سازمان خواهند بود و به همین دلیل هست که مدیران، مشاوران را “حلکننده مشکل”، ” دکتر شرکت”، “التیامبخش امور”، “معجزه شرکت” و مشابه اینچنین تعاریفی تلقی میکنند.
مشاوره تنها به حوزههای فنی مدیریتی و عملکرد سازمان منتهی نمیشود. در تعاملات مشاورهای علاوه بر مباحث ذکرشده، مباحثی نظیر خدمات آموزشی، تحقیقاتی و اطلاعاتی نیز ارائه میشود و عملاً این حوزهها بهموازات هم ارائه میگردند.
1- مشاوره و آموزش
یکی از مزایای استفاده از مشاور در سازمان، آموزش است. هیچ مشاورهای از آموزش جدا نیست.
چراکه در هر پروسه مشاورهای، تعامل مدیران و پرسنل سازمان با راهکارها و روندهای اجرایی جدید میتواند یک تا چندین دوره آموزشی فشرده باشد.
تنها در صورتی کارفرما مطلب جدیدی نمیآموزد که تمام مراحل مشاوره به همراه اجرای رویکردهای تغییراتی سازمان را خودِ مشاور و تیم منتخب به اتمام برسانند و به همین دلیل است که پیشنهاد ما به تمام شرکتها این است که اجرای مراحل و فرآیندهای جدید را با نظارت مستقیم تیم مشاوره دهنده خود به انجام برسانند.
از طرفی مشاوره دهنده ممکن است موارد آموزشی لازم را در پیشبینی خود لحاظ نموده باشد. درصورتیکه نیاز به تغییرات مهمی در سیستمهای اطلاعات مدیریت یا در استراتژیها و تکنیکهای بازاریابی صورت پذیرد باید از آموزشهای گسترده استفاده گردد.
2- مشاوره و تحقیق
تحقیق و مشاوره ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند. شرکتهای مشاوره مطرحی وجود دارند که بهصورت تخصصی در امر مشاوره در حال فعالیت هستند. جامعه آماری خود را شرکتها و سازمانهای طرف قراردادشان قرار داده و از اطلاعات و نتایج بهدستآمده در جهت پیشبینی و برنامهریزی اقتصادی سود میبرند.
از طرفی بسیاری ازاینگونه شرکتها، نتایج این تحقیقات را به فروش رسانده و از این راه به سودهای کلان نیز دست مییابند. شرکتهای مشاوره به دلیل نزدیکی و تعامل مستقیم با بنگاههای اقتصادی محل مناسبی جهت اجرا چنین برنامههایی هستند.
3- مشاوره و اطلاعات
شرکتهای مشاور مخزن حجم زیادی از اطلاعات هستند. همچنین در جمعآوری و پردازش این اطلاعات تخصص دارند. اطلاعات موجود در شرکتهای مشاوره همچون اطلاعات بیمار نزد پزشک محرمانه تلقی خواهد شد. در صورت استفاده از اطلاعات در پروژههای تحقیقاتی با رعایت کامل حقوق مشاوره گیرندگان اتفاق خواهد افتاد. عموماً مدیری که با مشکلی روبهرو میشود میتواند یکی از راهحل زیر را مورداستفاده قرار دهد:
- جمعآوری اطلاعات درباره مسئله
- توجه به برنامههای آموزشی که مسئله در آنها عمیقاً موردبحث قرار میگیرد.
- تقاضا از یک مشاور در جهت حل مسئله
بهینه سازی و تقویت روابط بین مشاور و سازمانها
فرآیند مشاوره یک فعالیت دوطرفه است. این فرآیند با درخواست مشتری که از احساس نیاز بر خواسته شده، شروع و به ارائه خدمات از طرف مشاور ختم خواهد شد. روابط متقابل بین مشتری و مشاوران کمی پیچیده است. در هر حال مشاور برای سازمان شخصی بیرونی تلقی میشود. پیشنهادات مشاور میتواند موردپذیرش یا عدم پذیرش قرار گیرد. چه بسیار پیشنهادات سازندهای که به دلایل گوناگون هرگز به اجرا درنیامدند.
برقراری ارتباط بین مشاور و مشتری کار آسانی نیست. هردو طرف باید نسبت به مشکلات و مباحث کار آشنا بوده و تلاش مشترکی جهت دستیابی به اهداف موردنظر نمایند. یکی از اشتباهاتی که کارفرمایان در امر مشاوره در سازمان مرتکب میشوند، عدم توانمندی در توضیح کامل مشکلات و مسائل به مشاور است. یعنی مشتری خود از زوایای گوناگون با مشکل آَشنا نبوده و نمیتواند مبحث را به خوبی برای مشاور بازگو کند.
پیشنهاد مطالعه :فرق بین کوچ و مشاور چیست؟
پیشنهاد میشود تا قبل از تسلط کامل به جوانب مسئله، از تقاضا برای جذب مشاور جداً خودداری کنید.
متأسفانه برخی از مشتریان تصور میکنند که اگر همکاری فعالی با مشاور داشته باشند درواقع مثل این است که خودشان کار را انجام میدهند. به مشاور هزینهای میپردازند که در عمل هیچ کاری برای آنها انجام نداده است. آنها میگویند:
مشاوری که بر همکاری مشتری تکیه دارد مثل کسی است که ساعت شمارا قرض میگیرد تا زمان را به شما بگوید. گاهاً مشتری احساس میکند که نباید کل اطلاعات مورد درخواست مشاور را به وی بدهد. حتی کارکنان خود را راهنمایی میکند که اطلاعات را پنهان کرده و به مشاور ندهند. این نشان میدهد که برخی از مشتریان نیاز به همکاری فعالانه و خودکار با مشاور را احساس نمیکنند.
به خاطر داشته باشید در تعاملات مشاور و مشتریان هیچ ارتباط مولدی بین سازمانها و شرکتهای دو طرف همکاری حاصل نمیشود. بلکه این افراد درونسازمانی (مثلاً مدیر و مشاور مربوطه) هستند که با ارتباطات خود میتوانند روند تعاملات را به بهترین روش پیش ببرند.
خدمات مشاوران چه کمکی به سازمانها میکند؟
بر اساس آمارها و تجارب گذشته، ثابتشده که غالب سازمانها و شرکتهای موفق دنیا و همچنین ایران که از خدمات مشاوران طراز اول استفاده مینمایند. با توجه به اینکه دارای موقعیت کاری ممتاز بوده و کارکنانی با نبوغ فراوان در اختیاردارند. چنین سازمانهایی با کمک مشاور میتوانند ثبت جایگاه خویش و همچنین رشد و تعالی کسب و کار خود را تضمین نمایند. چراکه باوجود مشاوران مدیریت، شرکتها دست به ابتکارات خلاقانهای زده و همین امور باعث رسیدن به جایگاه برتر بازار خواهد شد.
تعامل مشاوران در سه حوزه رخ میدهد:
- اصلاح وضعیتهای درهمریخته (اصلاح)
- بهبود وضعیت موجود سازمان (ارتقاء)
- خلق وضعیت جدید در سازمان (خلاقیت)
بهعنوانمثال: در یک بنگاه امکان دارد برنامههای بازاریابی و فروش با مشکل روبهرو شود. حجم فروش مجموعه با افتی مواجه شود که چنین افتی درگذشته سابقه نداشته!
این افت میتواند بصورت مرحلهای و گامبهگام و یا یکباره اتفاق بیفتد. شاید دلایل آشکاری برای به وجود آمدن این مشکل وجود نداشته باشد. به دلیل اینکه این موضوع کاملاً جدی و ادامه حیات مجموعه مستقیماً به کیفیت این پارامتر بستگی دارد. باید اقدامات فکر شده و سریعی صورت گیرد.
چنین مسئله ای بک موضوع اصلاحی میباشد. باید شرایط به حالت قبل بازگردد. اما بر اساس تجارب گذشته عموماً اینچنین تعاملاتی اصلاحی نبوده. بلکه مشاور مدیریت سازمان را به پیدایش وضعیتی بهتر و بهینهتر رهنمون میسازد.
طبقهبندی دیگر مشاوره در سازمان ، موضوع ارتقا است.
در این سطح از همکاری، بیشترین تمرکز مشاوران بر تعیین شرایط موجود و بهبود آنست. وظیفه اصلی مشاوران در این تعامل بررسی شرایط اجرای خدمترسانی و تعاملات در شرکت، تعیین تعدیلات موردنیاز و کمک به متقاعد ساختن و آموزش کارکنانیست که قرار است تحت شرایط بهتر فعالیت نمایند.
بسیاری از بهبودهای لازم باید به شکل تغییرات ساختاری انجام شود. ارتقا فعالیتهای ساختاری کسب و کار، دشوار و نیازمند توجه و تعهد خاص تمامی اعضای سازمان میباشد. این تغییرات به دلیل اثرگذاری مستقیم بر روی فعالیتهای سازمانی عموماً با مقاومتهایی در اجرا و پیگیری مواجه میشوند.
برخی از این تغییرات مربوط به حوزه مدیریت سازمان میباشد. بر اساس تجارب، مشاهدهشده که مدیریت با تغییرات اینچنینی مخالفت و مقاومت مینماید. هرچند عامل فراخوان مشاور خود مدیر سازمان باشد. اینکه چرا باید از مشاوره مدیریت استفاده کرد را میتوانید در ” مشاوره مدیریت چیست و چرا باید از آن استفاده کرد؟ ” مطالعه نمایید.
- در حوزه خلاقیت، کمترین حجم اطلاعات در بدو عملیات در اختیار مشاوره در سازمان قرار میگیرد.
- در این تعاملات امکان دارد تمایل کمی درزمینه تغییر وجود داشته و افکار گستردهای در حد ایده در اختیار باشد.
هدف شرکت های بزرگ از دریافت مشاوره چیست؟
زمانی که یک شرکت طراز اول و پیشرفته به مشاور رجوع میکند. هدف، یافتن زمینههای جدید بازرگانی، توسعه ارائه خدمات جدید به مشتری، تجربه راههای ناشناخته انگیزش کارکنان، پیشنهاد و سرمایهگذاریهای مشترک می باشد.
لازم به ذکر هست که در بسیاری از تعاملات، آمیختهای از هر سه حوزه مورداستفاده قرار میگیرد. عملاً این سطوح قابلیت جداسازی از یکدیگر را ندارند.
در بنگاههای اقتصادی بزرگ، عموماً استفاده از خدمات مشاوره مدیریت به میزان زیادی صورت میگیرد. این بنگاهها میدانند که چطور از خدمات مشاورین به بهترین نحو استفاده نمایند. اما در بنگاههای متوسط و کوچک اینگونه قلمداد میشود که مشاور، یک هزینه حرفهای و گزاف میباشد.
از طرفی درک این مطلب که چگونه یک عنصر بیرونی بهدوراز تعصبات سازمانی میتواند به وضعیت کسب و کار آنها در مسیر رشد و تعالی سازمان کمک نماید، وجود ندارد.
بااینحال حجم تقاضا و استفاده از خدمات مشاوره در سازمانهای کوچکتر با توجه به شرایط بازار در حال گسترش میباشد.
درروند مشاوره در سازمان دو نوع تعامل وجود دارد:
- رویکرد فنی
- رویکرد انسانی
در رویکرد فنی، کارفرما انتظار دارد که مشاور در حوزههای تحت مشاوره از تخصص بالایی برخوردار باشند. و بتواند نسبت به ارائه راهحلهای لازم اقدام نماید.
در رویکرد انسانی از مشاور انتظار میرود تعاملات مابین خود، مدیریت، کارکنان و مشتری را به خوبی مدیریت نموده تا مقاومتها برای اجرای تغییرات در همه سطوح به حداقل کاهش یابد. نتیجه نهایی تعامل فیمابین کارفرما و مشاور باید حاصل تلاش مشترک طرفین باشد.
در غیر این صورت مشاور بهتنهایی قادر به اجرای تغییرات و بهبود شرایط نخواهد بود. از طرفی، به دلیل اینکه تغییر در سازمان منوط به تغییر در نگرشهای آحاد کارکنان سازمان است، مشاور باید با روانشناسی تغییر آشنا بوده تا بتواند موافقت و مشارکت حداکثری را در تغییرات بهدست آورد.
مروری بر مراحل مشاوره در سازمان
هر مشاورهای از ترکیب مراحل آغاز (روابط بین طرفین تبیین و کار شروع میشود) و پایان (مشاور سازمان را ترک میکند) تشکیلشده. بین این دو مرحله عملیات و گامهای زیادی وجود دارد که بهصورت گامبهگام و مرحلهبهمرحله انجام میگردد.
اما بصورت کلی و ساده، مراحل کاری مشاوره از پنج مرحله: ورود به موضوع، تشخیص، برنامهریزی عملیاتی، اجرا و اتمام تشکیلشده.
باید خاطرنشان کرد که این نسخه در تمام تعاملات مشاوره در سازمان بهصورت یکسان نبوده و برخی از آنها با کاهش یا افزایش مراحل روبهروست. اما این چارت کلی میتواند الگوی مناسبی جهت برنامهریزیهای عملیاتی هر مشاورهای باشد. در ادامه هرکدام از مراحل را به تفکیک بررسی خواهیم نمود.
1- مرحله ورود به موضوع
این مرحله، مرحله آمادهسازی و برنامهریزی فرآیند مشاوره مدیریت سازمان است. در این مرحله دو طرف در مورد نقش و وظایف یکدیگر، نحوه تعامل، خواستههای کارفرما، چگونگی ارائه خدمت مشاور، شرح خدمات بر اساس تجزیهوتحلیل خواستهها، مذاکره و قرارداد باهم به توافق خواهند رسید. تعامل صریح و شفافتر در این مرحله میتواند باعث جلوگیری از بروز اختلافات و اثرگذاری بهتر در طول فرآیند همکاری شود.
2- مرحله تشخیص
در این مرحله مشاور، به تحلیل دقیق سازمان کارفرما پرداخته و تغییرات، تعدیلات و اصلاحات موردنیاز را مشخص میسازد. همچنین ورود مشاور به سازمان میتواند زمینهساز آمادگی پرسنل شود. تا مشاور بتواند تعاملات خود را جهت ایجاد تغییرات آغاز نماید.
3- مرحله برنامهریزی اجرایی
در این مرحله به پیدا کردن راهحل مشکلات میپردازیم. این مرحله شامل گزینههایی مثل: راهحلها، ارزیابی آنها تبیین برنامه تغییرات اجرایی و ارائه پیشنهادات لازم به مشتری جهت تصمیمگیری میباشد. این مرحله نیازمند خلاقیت در طراحی استراتژی به همراه چاشنی نظاممندی در جهت تشخیص و یافتن گزینههای امکانپذیر جهت حل مسئله و کنار گذاشتن پیشنهادهایی که بیهوده و بیثمر است، میباشد.
4- مرحله اجرا
حساسترین مرحله در فرآیند مشاوره در سازمان، مرحله اجراست. در این مرحله تغییرات پیشنهادی به واقعیت تبدیلشده و نقاط قوت و ضعف آن عملاً مشخص خواهد شد. در این مرحله مقاومتها نمایان شده و میتواند بهمراتب بیشتر از پیشبینیها باشد. همچنین میتواند موانع جدیدی بهصورت غیرمترقبه بروز نماید که فرآیند اجرا را تا حدودی یا بهصورت کامل دچار اختلال نماید. همچنین شاید پس از اجرا مشخص شود طرح اولیه، نیازمند تغییراتی در هدفگذاری و رویههاست.
همیشه تأکید شده که در هر تغییری، نظارت و مدیریت بر اجرای آن تغییر از اهمیت بالایی برخوردار است.
برخی از کارفرمایان فرآیند مشاوره مدیریت سازمان را در همان مرحله تشخیص یا برنامهریزی اجرایی بهپایان میرسانند، با این تفکر که گزارشات و ایدههای پیشنهادی را میتوانند با همان کیفیت به اجرا رسانده و به نتایج مطلوب دست یابند!
غافل از اینکه یک ایده یا گزارش خوبِ مشاور بهخودیخود متضمن کارکرد صحیح برنامه عملیاتی و دستیابی به نتایج موردنظر نیست و برخی از مشتریان امکان دارد همانطور که گفتهشده در این مرحله راضی باشند زیرا خواست آنها درواقع یک گزارش بوده نه انجام تغییر.
به همین دلیل هست که پروژههای مشاوره کوتاهمدت و ساعتی را پیشنهاد نمیکنیم.
5-مرحله اختتام فرآیند
مرحله آخر فرآیند مشاوره ، مرحله اختتام فرآیند است. در این مرحله عملکرد مشاور در چارچوب شرح خدمات اعلامشده، رویکردهای بهکاررفته، تغییرات به وجود آمده. نتایج حاصل از آن باید از جانب کارفرما و مشاور مورد تصویب قرار گیرد. بهتبع ادامه یا قطع همکاری دو طرف منوط به نتایج و چگونگی دستیابی به آنهاست.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با مدیریت کسب وکار به صفحه مشاوره کسب و کار مدیرنو مراجعه فرمایید.
برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در ارتباط باشید.