در این مقاله از مدیرنو به اینکه بهره وری در سازمان چیست می‌پردازیم. آیا می‌دانید هدف از بهره وری چیست؟ بهره وری در سازمان یعنی استفاده‌ی بهینه و حداکثری از تمام داشته هامون. پس وقتی داریم در رابطه با بهره وری صحبت می‌کنیم به این معنی نیست که سازمان شما داره نتیجه نمیگیره. اتفاقاً به این معنیه که سازمانی که داره نتیجه میگیره چطور می تونه از حداکثر پتانسیل خودش استفاده کنه.
به همین خاطر وقتی صحبت در رابطه با بهره وری میشه همیشه یه پای قضیه، پرسنل و کارکنان اون سازمان هستن. اونایی که باید در این مسیر به ما کمک کنن. از ضلع دیگه بهره وری، بخش مدیران ارشد و مدیران عالی سازمان‌اند.
هدف از بهره وری چیست
پس ما تا اینجا در رابطه با بهره وری به این نقطه رسیدیم که هدف ما از طرح بهره وری این نیست که شما دارین نتیجه نمیگیرین. هدف ما اینه که؛ شما ده واحد پتانسیل داری، اما امروز و تو مجموعه تون داره هشت واحد برداشت میشه. ما دنبال اون دو واحدیم. پس بهره وری یعنی این، یعنی استفاده حداکثری از پتانسیل‌ها.
حالا وقتی به این نقطه و به این تعریف مشترک می‌رسیم، می‌خواهیم در رابطه با شش تا راهکار و ابزاری که در سازمانتون به شما کمک میکنه بهره وری بیشتری از تعامل با پرسنلتون داشته باشید رو چطور اجرا کنید. این شش مورد در سازمانتون چه چیزهایی هستن و چطور به شما کمک میکنن.
ابزارهای ایجاد بهره وری در سازمان
ابزار اول: شفاف سازی در امور، شرح وظایف و خواسته ها
اینکه من بیام در سازمان اون چیزایی رو که می‌خواهم و نیاز دارم شفاف‌سازی کنم یا بهتره به گم شفاف سازی امور، وظایف، مسئولیت‌ها و انتظاراتی که از تک‌تک پرسنلتون در سازمان دارید، باید مدون و مکتوب باشه. یعنی من باید بدونم مدیرم از من چه انتظاری داره؟ شرح وظایفم چیه؟ مسئولیت هام چیه؟ از اون طرف انتظاراتی که باعث میشه سازمان به نتیجه بهتری به رسه چه چیزهایی هست. پس شما در گام اول، برای اولین ابزار نیاز به شفاف‌سازی در امور، شرح وظایف و خواسته‌ها دارید.
ابزار دوم: محیط تعاملی
اما گام دوم یا ابزار دوم اینه که ما بیایم یک محیطی رو فراهم کنیم که آدم‌ها از ارتباط و بازخورد منفی دادن، از سؤال پرسیدن نترسن. نیایم یه جوری تعامل کنیم که کسی اگه سؤالی در رابطه با یک موضوع،خصوصاً زمانی که مدیر میاد، یه طرح جدیدی رو عنوان کنه نترسه.
پس ما باید توی سازمان یک فضایی رو ایجاد کنیم که آدم‌ها به‌راحتی سوالشون رو بپرسن. حتی بازخورد منفی بدن یا نظراتشون رو در رابطه با ایده‌هایی که خصوصاً از بالا ارائه میشه به‌راحتی اعلام کنن. بتونن توی بهینه سازی خروجی‌ها کمک کنن. چون پرسنل چه بخواهید یا نخواهید از زاویه‌های متفاوتی دارن به سازمان و به اون ابزار نگاه می کنن. کارکنان می تونن یک چیزایی رو ببینن که شما قاعدتاً ممکنه هیچوقت نبینید.
پیشنهاد مطالعه: ۴ گام تا افزایش بهره وری در محل کار
ابزار سوم: حذف موانع زائد
به‌جای اینکه دنبال سرعت‌دهنده‌ها باشیم بیایم سرعت‌گیرها رو برداریم. بذارید یک مثال بزنم؛ شما وقتی‌که می‌خواهید یه گیاهی رشد کنه به جای این که بیاید دنبال کود، خاک اصلاح‌شده یا مواردی که باعث تقویت گیاه میشه بشید، که همه‌ی اینا نیازه، ولی در جای خود به‌جای اون بیاید گلدونی که کوچیکه براش رو تغییر بدین. یا در یک فضایی که نور خوب بهش به رسه قرارش بدین.
اون موانعی که جلوی رشدش رو میگیره رو برطرف کنید. بیاین قوانین دست‌وپا گیر و روندهای زائد که باعث میشه سازمان در فرآیندش به مونه و سرعتش کم شه حذف کنید. بیاید در رابطه با جلسات بی‌فایده که نهایتاً هیچکس نمیفهمه که خروجی چی شد، هیچکس نمیدونه که قراره رو چی کار کنه و بعدازاین گام بعدی چیه؛ جلوی این هارو بگیرید.
این ابزار باعث میشه که شما بتونید روی پرسنلتون و پرسنلتون توی سازمان تون با سرعت مطلوب‌تری کار کنن. این دقیقاً همون بهره وریه که ما داریم در موردش صحبت می‌کنیم. بهره وری الزاماً این نیست که شما امروز داری نتیجه نمی‌گیری! به این معنیه که شما داری نتیجه خوب نمی‌گیری.
ابزار چهارم: داشتن برنامه برای پاداش و تشویق کارکنان خلاق و متعهد
اما مورد بعدی اینه که ما باید سیستم پرداختی و سیستم پاداش و کارانه‌ای که در سازمان داره پرداخت میشه رو حول محور همون پارامترهایی که برامون مهمه و برامون ارزشمنده بچینیم. مثلاً شما وقتی توی سازمان برای خلاقیت، برای تلاش بیشتر برای دست آورد هایی که آن تایم به نقطه موردنظر میرسن و نتیجه میگیرن، برنامه‌ای نداشته باشین، اگر روندی رو نچینید و براش خوابی تدارک نبینید، نمی تونید به اون خروجی برسید.
یعنی من باید برای سازمانم این‌رو شفاف کنم که اگر کسی طرح یا ایده خلاقانه‌ای رو مطرح کرد و اون ایده تبدیل به اجرائیات سازمان شد و تونست به سازمان کمک کنه برای این فرد چه اتفاقی میوفته.
یا اگر کسی توی تایم‌های اضافه و بیرون از سازمان به خروجی مطلوبی رسید یا زمان بیشتری رو گذاشت و سازمان رو زودتر از یک موعد روتین به یک نتیجه و دستاوردی رسوند، باید به چه خروجی‌ای به رسه و چی به‌دست میاره.
چرا آدم ها باید برای ما بیشتر تلاش کنن یا خلاقیت بیشتری خلق کنن. اگر آدمی به یاد یه خلاقیتی رو برای سازمان من خلق کنه، آیا سازمان من برنامه‌ای برای این کار داره؟ آیا می خواد که به اون فرد اهمیت بده یا پاداش بده. یا نه اصلاً قرار نیست که ما برای کسی که بیشتر تلاش میکنه اقدامی بکنیم. که همین اتفاق باعث میشه که آدم های خلاق، آدم هایی که تعهد بیشتری دارن تو سازمان ما یا نمونن یا نهایتاً دورشون کم به شه و از سازمان ما به‌احتمال‌زیاد خارج میشن.
پیشنهاد مطالعه: راهکارهای افزایش بهره وری منابع انسانی
ابزار پنجم: تفهیم نقش افراد
مورد بعدی اینه که ما بیایم نقش تک‌تک افرادی که در سازمان هستن رو تفهیم کنیم. الزاماً هم سازمان وقتی بزرگ میشه باید انجام به شه. گفته من این نیست که مدیر ارشد به یاد تمام این کارارو خودش انجام بده. مدیر ارشد باید کانال‌هایی داشته باشه که در ابزار بعدی در موردش صحبت می‌کنیم.
اتفاقاً کیفیت اونا خیلی مهمه. اما ما بیایم در سازمان به بخش‌ها و به واحدها و به آدم‌های مختلف تفهیم کنیم که در رسیدن به اهدافمون چقدر نقش دارن. چقدر مهمن. چقدر باید تلاش بیشتری کنن یا بهتره به گم با کیفیت تلاش کنن تا اون سازمان به اون دستاوردهای لازم به رسه.
پس تفهیم نقش افراد در رسیدن به اهداف میتونه یکی دیگه از پارامترهایی باشه که به پرسنل کمک کنه که تلاش بیشتری کنن. با انگیزه‌تر باشن و به سمت جلو به سمت اهداف با سرعت بیشتری حرکت کنن.
ابزار ششم: کیفیت سرپرستان و مدیران میانی
و مورد آخر بحث مربوط به کیفیت سرپرستان و مدیران میانی هست. ما وقتی در رابطه با مدیران میانی صحبت می‌کنیم به این نقطه باید فکر کنیم که سازمان ما می تونه سرعتش باکیفیت مدیران میانی بیشتر و بهتر به شه. یا حتی میتونه جلوی سرعتش گرفته به شه.
پس داریم در مورد این صحبت می‌کنیم که اگر سرپرستان و مدیران میانی تون رو تقویت نکنین یا بیایم یه گام قبل‌تر اگر این گروه یا این طبقه چسبندگی لازم رو به سازمان نداشته باشن شما گروه بعد هم از دست میدین. تا زمانی که طبقه وسط رو درست نکردین یه جوریایی سازمانتون تبدیل به ایستگاه میشه. ایستگاهی که گروه پایینی یعنی گروه بعد از سرپرست‌ها و مدیران میانی، گروهی هستن که میان و میرن و شما نمی تونین جلوی خروجشون رو بگیرین.
پس داریم در مورد اثر سرپرستان و مدیران میانی در کیفیت خروجی رسیدن به اهداف و بهره وری در سازمان صحبت می‌کنیم. بنا به هر دلیلی گاهی اوقات مدیران توی یک سازمان به خاطر قدمت بالای مدیران میانی اون هارو کنار نمی ذارن یا بهشون فشار نمیارن. درصورتی‌که وقتی شما به طبقه وسطت فشار نمیاری وقتی اونارو ارتقا نمیدی و وقتی اونارو آموزش نمیدی عملاً داری هزینه‌های تمام‌شده سازمانت رو زیادتر می‌کنی.
پس بهتره حواستون به طبقه وسط سازمانتون باشه. چون اون طبقه ست که میتونه موفقیت و شکست افزایش بهره وری در سازمان شما رو در بلندمدت رقم بزنه.
نتیجه پایانی
شش مورد از مواردی که میتونه به افزایش بهره وری در سازمان کمک کنه با هم مرور کردیم. هر کدوم از این موارد شاید به‌تنهایی در سازمان شما داره اتفاق میوفته. اما اگه دنبال نتایج فوق‌العاده برای سازمانتون خصوصاً تو بحث بهره وری در سازمان هستین، باید هر شش مورد رو با یک توان ثابت و همیشگی دنبال کنید. موارد رو توی سازمانتون اجرا کنید تا بتونید به دستاوردهای به‌شدت خوب برای کسب و کارتون برسید.
پس هوشمندانه عمل کنید
نویسنده: علی معبودی
