در بهبود مستمر چه ابزارهایی مورد نیاز اند؟

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on print
Share on email
Share on telegram
در بهبود مستمر چه ابزارهایی مورد نیاز اند؟

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به در بهبود مستمر چه ابزارهایی موردنیازند می‌پردازیمیک برنامه بهبود مستمر مجموعه‌ای از فعالیت هاییست که در جهت بهبود تدریجی و مستمر محصولات، خدمات و فعالیت‌ها،  از طریق بازبینی، اندازه گیری و اقدام مداوم طراحی‌شده است.

چرخه‌ی دمینگ (P.D.C.A) و کایزن دو رویکرد معروف و شناخته‌شده جهت پشتیبانی از برنامه بهبود مستمر می‌باشند.

بهبود مستمر بخش کلیدی تمامی چارچوب‌های کیفی ازجمله ایزو و شش سیگما می‌باشد.

چرا بهبود مستمر انجام می‌شود؟

سازمان‌هایی که در جهت بهبود مستمر فرآیندها فعالیت می‌کنند، درک کرده‌اند که این اقدامات تأثیر بسزایی در افزایش کیفیت محصول، بهبود رضایت مشتری، بهبود بهره وری و درنهایت افزایش سود دهی دارند.

ابزارهایی جهت بهبود مستمر

تعدادی از ابزارهای موجود برای اطمینان از موفقیت بهبود مستمر عبارت‌اند از نقشه برداری از فرآیند (process mapping)، تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای (Root Cause Analysis) و چرخه‌ دمینگ ( P.D.C.A).

نقشه برداری از فرآیند

قدم اول برای شروع بهبود مستمر، شناخت و درک صحیح فرآیند انتخاب شده برای بهبود می‌باشد. این فرآیند می‌تواند در هر بخشی از سازمان و کسب و کار باشد. اما باید قابلیت نقشه برداری برای شناسایی جریان‌ها و روند هارا داشته باشد. به‌عنوان‌مثال در فرآیند زنجیره‌ی تأمین یک کسب و کار، می‌تواند تولید کننده یک محصول، خرید کالا از فروشنده، یا خدمات پس از فروش به مشتریان باشد.

نقشه برداری از تمام فرآیندها شامل شناسایی و مستند سازی جریان فیزیکی و جریان اطلاعاتی است. نقشه برداری از فرآیند به‌صورت گرافیکی جریان‌های موجود در فرآیند را از ابتدا تا انتها نشان می‌دهد که شامل فعالیت‌ها، افراد و نتایج می‌باشد.

مزیت این روش در این است که دامنه‌ی فرآیند، ارتباط آن با سایر فرآیندها و نقطه‌ی شروع فرآیند جهت ایجاد و اندازه گیری بهبود، مشخص و تعریف می‌شود.

بهبود مستمر

تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای: (Root Cause Analysis)

تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای به معنی شناسایی و تعیین علت ریشه‌ای مشکلات، حوادث و نگرانی‌های کیفی در کسب و کار است.

این امر توسط تجزیه و تحلیل، جمع آوری داده و درنهایت اعتبار سنجی علت اصلی محقق می‌شود.

تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای سه مرحله دارد:

۱– فاز آغازین یا فاز باز- در این مرحله جلسات طوفان فکری برای شناسایی تمام علل ریشه‌ای احتمالی تشکیل می‌شود. همچنین افراد می‌توانند نمودار علت و معلول (استخوان ماهی) تهیه کنند که در جلسات طوفان فکری بسیار تأثیر گذار خواهد بود. در این مرحله تیم می‌تواند علل احتمالی خودرا دریکی از نواحی ذکرشده در نمودار علت و معلول شناسایی کند. به‌طورمعمول این نواحی عبارت‌اند از نیروی انسانی، روش‌ها، مواد، ماشین آلات و اندازه گیری‌ها.

بهبود مستمر

فاز  میانی یا فاز کاهش: در این فاز، تیم علل ریشه‌ای شناسایی شده را بررسی کرده و تعداد آنها را با جداسازی علت‌های محتمل‌تر برای تمرکز بیشتر بر روی آنها کاهش می‌دهد. در این مرحله علل محتمل شناسایی‌شده به‌صورت عمیق‌تر توسط افراد تیم مورد بحث و بررسی قرارگرفته تا مشخص شود که کدام‌یک باید از لیست حذف شوند.

فاز پایانی یا فاز بسته: در این مرحله افراد تیم در مورد علل ریشه‌ای باید به یک اجماع واحد برسند. به این معنی که برای بررسی علل ریشه‌ای از شواهد و داده‌های قابل اندازه گیری، شواهد ذهنی و مصاحبه با کارکنان، مشتریان، فروشندگان استفاده شود. تجزیه و تحلیل داده‌های قابل اندازه گیری می‌تواند از طریق روش‌های آماری مثل نمودار پراکندگی، پارتو و یا … انجام شود.

چرخه دمینگ (P.D.C.A)

چرخه دمینگ یک دایره بدون شروع و پایان است به این معنی که بهبود مستمر یک فرآیند هرگز متوقف نمی‌شود.

توضیح ساده از چرخه دمینگ :

P (PLANE) برنامهشامل شناسایی فرصت‌ها و ایجاد برنامه برای بهبود . سازمان پس از شناسایی مشکلات از طریق روش‌های ذکرشده، مرحله برنامه ریزی برای رفع، بهبود و پیشرفت را انجام می‌دهد.

D (DO) اجرا: پیاده سازی برنامه به‌صورت آزمایشی در مقیاس کوچک که نتایج قابل مشاهده و اندازه گیری باشد.

C (CHECK) بررسی: نتایج را ارزیابی و دسته بندی کنید.

A (ACT) اقدام: اگر نتایج بررسی‌ها مورد قبول بود برنامه بهبود را در مقیاس بزرگ‌تر پیاده سازی و نتایج را اندازه گیری کنید.

به خاطر داشته باشید که این فرآیند یک چرخه است، اگر نتایج پیاده سازی آزمایشی با شکست مواجه شد تمامی مراحل را تکرار کنید. اگر موفقیت آمیز بود، نتایج را اندازه گیری کرده و با برنامه جدید برای ترویج بهبودهای بیشتر ادامه دهید.

بهبود مستمر

بهبود مستمر هرگز پایان ندارد.

کاربردهای بهبود مستمر در صنایع مختلف:

در برنامه‌ها و فرآیندهای فشرده‌ی سازمان‌های بزرگ و یا کوچک، بهبود مستمر  به اشخاص و گروه‌ها کمک می‌کند  تا ناکارآمدی هاو تنگناها را شناسایی کرده در نتیجه فرصت ساده سازی فرآیند ها، به حداقل رساندن زمان، تلاش‌ها و اتلافات را فراهم می‌آورد.

 بهبود مستمر در سیستم تولیدی تویوتا و یا روش کایزن ذاتی است.

در صنایع محصول محور، یک برنامه‌ی بهبود مستمر بر اساس بازخوردهای مشتری، به تولید کننده در جهت توسعه کیفیت محصول، افزایش قابلیت‌های محصول در تولیدهای بعدی و شناسایی فرصتت هایی برای ساده سازی فرایندهای تولید یاری رسانده  و درنتیجه هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.

در صنایع خدمت محور، پیاده سازی بهبود مستمر در جهت بهبود کارایی و افزایش کیفیت ارائه خدمات انجام می‌شود. از خدمات پذیرایی گرفته تا شستشوی ماشین و هر نوع خدمت دیگری، این‌گونه سازمان‌ها باید مرتباً سطح رضایت مشتری خودرا اندازه گیری و فعالیت‌های خودرا برای  شناسایی فرصت ها در جهت بهبود نتایج ارزیابی کنند.

کایزن:

کایزن یک اصطلاح ژاپنی به معنی “تغییر برای بهتر شدن” می‌باشد. از دیدگاه کایزن همه‌چیز را می‌توان بهبود بخشید حتی اگر بهبود به‌صورت تدریجی باشد. نتایج بهبود تدریجی مستمر در طول زمان به‌صورت افزایش کیفیت، کاهش هزینه‌ها، ساده سازی فرآیندها، کاهش ضایعات و درنهایت رضایت مشتری و سود دهی مشاهده می‌شود.

بهبود مستمر فقط برای کوتاه مدت نیست. بلکه بلند مدت و همیشگیست. مدیران و سازمان‌ها برای کسب رضایت مشتریان، شکست رقبا و حفظ و ارتقای کسب و کار، باید به هدف خود پایند بوده در این راه فداکاری‌های بزرگی داشته باشند.

هدف و تمرکز چرخه دمینگ بر استمرار بهبود و وارد شدن آن به بخشی از فرهنگ سازمان است. نه بهبودهای مقطعی و موقت که گاهی در سازمان ظهور کنند و گاهی هم وجود نداشته باشند. مدیران باید با در نظر گرفتن اهداف مشخص به صورت بلند مدت بر بهبود مستمر سرمایه گذاری کنند.

سازمان‌هایی موفق می‌شوند، که علاوه بر اضافه کردن بهبود مستمر به ارزش‌های سازمانی خود و انعکاس آن را در جذب و استخدام نیروی انسانی، آن را در سیستم‌های ارزیابی کارکنان خود نیز لحاظ کنند. اگر از سازمان‌های موفق و پیشرو بازدید کنید، بهبود مستمر را در تمام جوانب فرهنگ آن سازمان مشاهده می‌کنید.  بهبود مستمر یک شیوه‌ی زندگیست. نه یک روش ماهانه و یا دارای تاریخ پایان.

چرخه دمینگ و بهبود مستمر جزو ارکان اصلی ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ و امری ضروری در جهت توسعه سازمان‌ها می‌باشد. جهت آشنایی با این استاندارد و سیستم مدیریت کیفیت می‌تواند به مقاله “از اصول مدیریت کیفیت چه می‌دانید؟” مراجعه کنید.

جهت ارتباط با مشاوران ما جهت بهبود و توسعه سازمان و یا پیاده سازی استاندارد ایزو، می‌توانید با شماره ۳۴۹۳۴۰۱۳ تماس بگیرید. یا از طریق صفحه خدمات ایزو مدیران نواندیش با ما در ارتباط باشید.

منبع: thebalance

 

0 0 نظر
رتبه مقاله
اشتراک
اطلاع از
0 نظر
Inline Feedbacks
مشاهده همه نظرات
0
افکارتو دوست دارم. لطفا کامنتش کن!x
()
x