در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به اینکه نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چه مزایایی دارد می‌پردازیم. نرم افزار (Enterprise Resource Planning) ERP، هدف اش یکپارچه سازی اطلاعات بین تمامی بخش‌های سازمان، ازجمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره تولید و مدیریت مشتریان است که فعالیت‌های تمامی بخش‌های یک سازمان را در جهت مشتری‌گرایی و پاسخ به بازار جهت می‌دهد.
ERP یا همان نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی
نرم افزاری منعطف و اطلاعات محور ویژه باقابلیت تنظیم بر اساس نیازهای پویای درون سازمان است. برنامه ریزی منابع انسانی به‌عنوان یک نیاز از سوی کارشناسان صنایع مختلف و فناوری اطلاعات معرفی‌شده است.
ضرورت ERP به‌صورت مختصر در موارد زیر بیان می‌شود:
– محیط بازار و فضایی که صنایع در آن فعالیت می‌کنند، به‌سرعت در حال تغییر است. استفاده از مکانیسم‌های جدید برای همگام شدن با تغییرات محیط، برای صاحبان کسب و کار حیاتی می‌باشد. این تغییرات در جهت بهبود، تسهیل و تسریع روند تولید خدمت و کالا بوده و به نفع صاحبان بنگاه است که با جریان فوق هم مسیر شوند. مقاومت در مقابل تغییر، نتیجه‌ای جز شکست و خروج از عرصه‌ی فعالیت را برای بنگاه‌ها ندارد.
– اقتصاد و ارتباط جهانی به‌سرعت در حال گسترش بوده و در شرایط حاضر، مکانیزه شدن تمامی امور، امری مهم شمرده می‌شود. جریان اطلاعات در داخل و خارج بنگاه، نیازمند مسیرهای کوتاه‌تر است؛ این مسیرها با ورود تکنولوژی مهیا شده است. ارتباط بخش‌های مختلف سازمان، بدون حضور تکنولوژی، مقدور نیست. به‌عنوان‌مثال ارتباط انبار با بخش حسابداری و فروش، و نهایتاً ارتباط این بخش‌ها با بخش مدیریت روابط مشتریان، فقط در قالب یک سیستم کامپیوتری یکپارچه امکان‌پذیر است.
– محدودیت منابع در حال شدت یافتن است. با افزایش جمعیت و افزایش نیازها، استفاده‌ی بهینه از منابع، از اهمیت بالایی برخوردار است. مدیریت موجودی‌ها و تولید به هنگام (JIT) می‌تواند در شرایط محدودیت منابع، ابزاری مهم در استفاده‌ی بهینه از منابع باشد.
– رقابت موجود در بازار، صاحبان صنایع را بر آن داشته تا با دنباله‌روی از روند پیشرفت تکنولوژی، در نوآوری‌ها از رقبا سبقت‌گرفته و بتوانند به‌عنوان رهبر در صنعت مورد فعالیت ایفای نقش کنند.
– مشتریان در این دوره از اهمیت بالایی برخوردارند. مشتریان امروزه، مانند مشتریان گذشته نیستند که با داشتن اطلاعات کم به خرید بپردازند. امروزه منابع اطلاعاتی قوی در اختیار مشتریان قرار دارد. باوجوداین منابع، مشتریان برای هر خرید، اطلاعاتی کامل و جامع و همچنین گزینه‌های خرید متنوعی پیش رودارند. ازاین‌رو، مشتری مداری از ویژگی‌های مهم بنگاه‌های موفق به شمار می‌آید. سبقت گرفتن از رقبا در ارتباط مؤثر با مشتریان، بدون وجود سیستم‌های مکانیزه غیرممکن است.
– تأمین کنندگان منابع نیز با مشتریانی معامله می‌کنند که روابط پایداری با آن‌ها بسازند. روابطی ماندگار که با خریدهای بیشتر، ادامه یابد و مشتریان وفاداری در روابط B2B ایجاد کند.
مزایای ERP
پیاده سازی ERP در سازمان، مزایای زیادی را به همراه دارد. مزایای ERP به‌شرط پیاده سازی و اجرای درست، در جهت رفع نیازها و کمبودهای سازمان به‌کار می‌آید.
تعدادی از مزایای ERP به شرح زیر می‌باشند:
– تسریع زمان پاسخ دهی اطلاعاتی
– افزایش تعامل در سراسر سازمان
– بهبود سفارش‌ها
– کاهش سیکل بستن حسابهای مالی
– بهبود تعامل با مشتریان
– بهبود ارسال به‌موقع
– بهبود تعامل با تأمین کنندگان
– کاهش هزینهﻫﺎی مستقیم عملیات
– درآمد و سود خالص بیشتر
در جدول زیر، مزایای ERP و ارتباط آن با ضرورت‌های سازمان آورده شده است:
چالش‌های ERP
همان‌طور که می‌دانید عوامل موفقیت در هر سازمان، متعدد و مختلف می‌باشد. عوامل مذکور در حوزه‌های مختلفی همچون، منابع انسانی، تکنولوژی، محیط، صنعت مربوطه و … به‌صورت مشترک در موفقیت سازمان نقش دارند.
در مورد سیستم ERP نیز نمی‌توان ادعا کرد صِرف پیاده سازی آن می‌تواند موفقیت سازمان را تضمین کند؛ بلکه آماده سازی زیر بنای سازمان، پیاده سازی، آموزش و به‌کارگیری درست این سیستم به صورت توأمان، می‌تواند در مسیر نیل به اهداف، راهگشا باشد.
فرایند به‌کارگیری سیستم ERP در سازمان همانند سایر نرم افزارها، شامل مراحل مختلفی از خرید، پیاده سازی، آموزش، مرحله‌ی آزمایشی و.. است. در این فرایند، چالش‌های بسیاری در مقابل مدیریت سازمان قرار دارد. ازجمله این چالش‌ها می‌توان به دو مورد زیر به‌عنوان مهم‌ترین چالش‌ها در کشورهای جهان سوم و در حال پیشرفت اشاره کرد:
۱– مقاومت در مقابل تغییر که همچنان از مسائل پیش روی مدیران علی‌الخصوص در کشورهای جهان سوم می‌باشد. ترس از تغییر و مقاومت در مقابل تغییر، ازجمله واکنش‌های معمول در بین جوامع در حال پیشرفت است. آماده سازی کارکنان پیش از استقرار سیستم و آموزش کارکنان پس از استقرار سیستم می‌تواند به کاهش مقاومت‌ها کمک کند.
۲– عدم تطابق مسائل بومی و فرهنگی پیش‌بینی‌شده در نرم افزار با مسائل موردنیاز مشتری: این مورد یکی از مهم‌ترین دلایل عدم موفقیت به‌کارگیری نرم افزارهای ERP، خارجی در ایران می‌باشد؛ چراکه بنا به دلایل خاص فرهنگی کشور ما و زبان فارسی، بسیاری از نرم افزارهای خارجی هنوز با نیازهای سازمان‌های ایرانی به طور کامل تطبیق نیافته‌اند.
نرم افزار مدیریت منابع سازمانی ERP و دستاوردهای آن در سطوح مختلف سازمان
مزایای ERP، در سطوح مختلف سازمان، دستاوردهای دیگری را ایجاد می‌کند. در جدول زیر، دستاوردهای حاصل از ERP را در بخش‌های مختلف مالی، فنی، عملیاتی و استراتژیک، به تفکیک ارائه‌شده است
پیشنهاد مطالعه: مدیریت ارتباطات در سازمان چه اجزایی دارد؟
جهت ارتباط با مشاوران ما می توانید با شماره ۳۴۹۳۴-۰۱۳ تماس گرفته و یا از طریق صفحه مشاوره مدیران نواندیش با ما در ارتباط باشید.
