در این مقاله از مدیرنو؛ به اینکه تعریف مدیریت تغییر سازمانی چیست و 8 گام ضروری در فرآیند مدیریت تغییر کسب و کار می‌پردازیم. سازمان ها پیوسته در حال تجربه‌ی تغییر هستند. این تغییر امکان دارد از طریق پیاده‌سازی فناوری جدید، به‌روزرسانی فرآیندها، اجرای پیشنهادات جدید، سازماندهی مجدد یا بهبود خدمات مشتریان ایجاد شود. تغییر همیشه وجود داشته و برای رشد و سودآوری کسب و کار ضرورت دارد.
فرآیند مدیریت تغییر کسب و کار به کارکنان و سازمان ها کمک می‌کند که تاثیرات ناخواسته این تغییرات را به حداقل برسانند.
تعریف مدیریت تغییر چیست؟
به مدل‌ها، برنامه‌های توسعه‌ای و فرایند های اجرای تغییر برای کمک به کاهش تأثیر تغییرات در سازمان ، مدیریت‌تغییر گفته می شود.
مدیریت تغییر سازمانی فرآیندی است که سازمان‌ها برای اجرای تغییرات از طریق ایجاد و ارائه استراتژی‌های تغییر مؤثر استفاده میکنند. مدل‌های مدیریت‌تغییر بر اساس تحقیق و تجربه در روشهای تغییر در سازمان ها و زندگی شخصی توسعه‌یافته. بسیاری از این مدل‌ها، یک فرآیند حمایتی ارائه می‌دهند که می‌توانند برای رشد سازمان ها و رشد شخصی پیاده سازی شوند.
فرآیندهای اجرای تغییرات شامل یک توالی از روش‌ها و فعالیت‌ها برای حرکت از شروع تا وقوع یک تغییر است. این پروسه شامل: بررسی دلایل تغییر، اجرای تغییرات و کمک به افراد برای سازگاری با این تغییرات است. هدف از مدیریت تغییر می تواند بهبود ساختار کارکنان، معرفی فناوری جدید، کاهش هزینه ها، افزایش سود یا ترکیبی از این موارد برای رسیدن به هدف مورد نظر باشد.
چرا مدیریت تغییر در سازمان ها اهمیت دارد؟
ایجاد یک سازمان جدید، طراحی فرآیندهای جدید کاری و پیاده‌سازی فناوری‌های جدید مواردی هستند که اگر افراد را با آنها همراه نکنید، هرگز پتانسیل کامل آنها را مشاهده نخواهید کرد. پس در چنین تغییری، اصل و تمرکز بر انسانی بودن تغییر است. تغییر در سازمان ها شامل فرآیندها، ابزار و تکنیک‌هایی است که برای مدیریت‌تغییرات و دستیابی به نتایج مطلوب مورداستفاده قرار می‌گیرند.
به‌طور کلی فرایند تغییر در سازمان بر چگونگی کمک به کارمندان در جهت پذیرش، تطبیق و بهره‌مندی از تغییر در کار روزمره، متمرکز است.
فلسفه ذاتی فرایند های ساختار یافته‌ی امروزی، برنامه ریزی در مقابل چالش های مدیریت تغییر در سازمان است. روشهای اجرای تغییر در سازمان ها با هزاران کتاب و چهارچوب‌های علمی مدیریتی در حال رشد است، که ضرورت و چالش های مدیریتی در برنامه ریزی برای تغییر در سازمان را نشان می‌دهد. محصولات، فناوری‌ها و یا ایده‌هایی که سال‌ها برای طراحی، توسعه، تست و استقرار آنها زمان صرف شده است، شاید در طی چند ماه یا حتی چند هفته در اثر تغییرات به وجود آمده در سازمان یا محیط پیرامون نابود شوند.
همچنین انتظارات مصرف کنندگان برای تحویل کالاها و محصولات بهتر، سریع‌تر و ارزان‌تر باعث می‌شود سازمان‌ها برای پاسخ‌گویی به این انتظارات نیاز پیدا کنند که فرهنگ سازمانی خود را به یک‌باره تغییر داده و به سمت و سوی جدیدی هدایت کنند. مدل‌ها و استاندارد ها از انجمن‌های حرفه‌ای مدیریت تغییر برای پشتیبانی از این صنعتِ در حال رشد، ایجاد شده‌اند.
یکی از استاندارد های معروف که می‌تواند مدیریت تغییر را پشتیبانی کند استاندارد ایزو 9001 میباشد.
در ادامه به انواع فرایند و استاندارد های مدیریت تغییر در سازمان می‌پردازیم. انواع سیستم های مدیریت تغییر در سازمان برای کمک به برنامه ریزی برای اجرای تغییرات به‌جای واکنش نشان دادن در مقابل تغییرات طراحی شده‌اند. در سازمان ها دو نوع عمده از تغییرات وجود دارد: 1- تغییرات اعمال‌شده توسط شرایط و 2- تغییرات برنامه ریزی شده برای تشویق به رشد و بهبود سازمان. این تغییرات هم در افراد و هم در سازمان های بزرگ اجرا می‌شوند.
به گفته تونی بلر: «ایده‌ها و اهداف با تغییر زنده هستند و اگر در مقابل چالش‌ها تغییر نکنند، می‌میرند».
هدایت سازمان‌ها در فضای پر تلاطم و ناهموار کنونی، درصورتی‌که سازمان برای تغییرات آماده باشد، سخت نخواهد بود. در این شرایط پیاده سازی فرآیند تغییرات به‌صورت مؤثر می‌تواند به سازمان کمک کند. مدل‌ها و چهارچوب‌های زیادی برای آموزش پیاده سازی شیوه‌های اجرای تغییر در سازمان ها وجود دارد. که پیدا کردن شیوه مناسب برای سازمان شما می‌تواند کمی تخصصی باشد. در ادامه شرح خواهیم داد.
انواع استاندارد های مدیریت تغییر در سازمان
مدل‌ها، روش‌ها و استاندارد های مؤثری برای مدیریت تغییر شامل مدل 7S McKinsey، مدل John Kotter و فرآیند ADKAR و چرخه Deming وجود دارد که در زیر به خلاصه‌ای از آنها می‌پردازیم.
پیشنهاد مطالعه : مشاورمدیریت چه تغییراتی در سازمان ایجاد می‌کند؟
مدل 7s McKinsey
مدل 7S مک کنزی یک چهارچوب و مدل برای اجرای تغییر در سازمان ها است که هفت عامل را جهت سازماندهی یک شرکت دریک نگاه کلی و مؤثر بیان می‌سازد. عواملی که با یکدیگر نحوه عملکرد شرکت را تعیین میکنند. فرضیه اصلی مدل هفت S مکنزی اینست که هفت پارامتر داخلی در سازمان وجود دارند که باید هماهنگ شوند تا سازمان بتواند در تغییرات و ادامه مسیر موفق باشد.
پارامترهای سخت
عناصر سخت قابل لمس هستند، شناسایی آنها آسان و تأثیرگذاری زیادی دارند، مانند بیانیه‌های استراتژی، برنامه‌های سازمانی، نمودارهای سازمانی و سایر اسناد.
- استراتژی: برنامه شرکت شما برای افزایش مزیت و توان رقابتی.
- ساختار: نحوه سازماندهی ساختار شرکت شما و اینکه چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد.
- سیستم‌ها: رویه‌ها، فرایندها و روال کارمندان که نحوه انجام کار را مشخص میکنند.
پارامترهای نرم
توصیف این عناصر دشوارتر از پارامترهای سخت است زیرا مهارت‌های کارکنان، ارزش‌های شرکت و فرهنگ سازمان را در بر می‌گیرند که به طور مداوم در حال توسعه و تغییر هستند.
- ارزش‌های مشترک: ارزش‌های اصلی که در فرهنگ سازمانی و اخلاق کار فردی منعکس می‌شوند.
- سبک: الگوهای رفتاری روتین گروه‌هایی مانند مدیران و متخصصان سازمان.
- کارکنان: کارمندان شرکت و توانایی‌های کلی آنها.
- مهارت‌ها: صلاحیت‌های اصلی سازمان و قابلیت‌های متفاوت آن
مدل 8 مرحله ای John Kotter
دکتر جان پی. کاتر مدل 8 مرحله ای را ایجاد کرد. سوابق وی در مدیریت‌بازرگانی، زمینه را برای مدل هشت مرحله‌ای تغییر فراهم کرد. در مواردی که برخی از مدل‌های تغییر رویکردی از پایین به بالا دارند و برای تغییر روی چشم‌انداز کارمندان تمرکز میکنند، مدل تغییر ۸ مرحله‌ای جان کاتر رویکردی از بالا به پایین داشته و همچنین متمرکز بر ایجاد و حفظ احساس فوریت است.
مدل جان کاتر شامل روشهای زیر است:
- روند تغییر: ۸ مرحله برای اجرای تغییر
- تغییر اصول: ۴ اصل برای هدایت و پیشبرد تغییر
فرایند ۸ مرحله‌ای کاتر برای اطمینان از ایجاد محیط مناسب برای تغییر، توسعه پشتیبانی مورد نیاز برای آن و ادامه حرکت در تمام مدت تغییر طراحی شده است، تا هیچ چیز متوقف نشود.
مدل ADKAR
این مدل یک مدل هدفمند برای هدایت فردی و سازمان در اجرای تغییرات است.
مدل ADKAR بیان می‌کند که یک تغییر موفقیت‌آمیز هنگامی صورت می‌گیرد که فرد، دارای آگاهی از نیاز به تغییر، علاقه برای مشارکت و حمایت از تغییر، دانش درباره چگونه تغییرکردن، توانایی اجرای مهارت و رفتارهای مورد نیاز و روحیه تقویت برای حفظ تغییر باشد. پس ADKAR نشان‌دهنده خروجی پنج عامل است که فرد برای دستیابی به موفقیت باید انجام دهد، شامل: آگاهی، تمایل، دانش، توانایی و تقویت.
چرخه دمینگ PDCA
در دهه‌ی ۱۹۵۰، مشاورمدیریت، دکتر ویلیام ادوارد دمینگ، روشی را ابداع کرد که دلیل خوب پیش نرفتن محصولات یا فرایندها را شناسایی می‌کرد. پس از آن، رویکرد او به ابزار استراتژی محبوبی تبدیل شد که بسیاری از سازمان‌ها از آن استفاده میکنند. چرخه دمینگ به آنها اجازه می‌دهد که نظریاتی را درمورد موارد مستلزم تغییر مطرح کنند و سپس آنها را در «چرخه‌ی بازخورد مستمر» بسنجند.
چرخه دمینگ یک روش علمی مورداستفاده برای یادگیری عمل گراست. و شامل 4 مرحله؛ برنامه ریزی (Plan)، اجرا(Do)، بررسی (Check) و اقدام های اصلاحی(Act) میباشد.
مراحل ضروری فرآیند مدیریت تغییر سازمانی
1- شناسایی مواردی که باید بهبود یابند.
ازآنجایی‌که اکثر تغییرات برای بهبود یک فرآیند، محصول یا خروجی رخ می‌دهند. مهم اینست که بر توضیح دادن و روشن نمودن اهداف تمرکز کنیم. این کار همچنین شامل شناسایی منابع و افرادیست که فرآیند را تسهیل کرده و تلاش‌ها را رهبری میکنند.
2- جلب کردن اطمینان ذینفعان
ذینفعان مختلفی در سازمان وجود دارند. آنها شامل: مدیران رده‌بالا که مسئولیت هدایت سازمان و سازماندهی منابع مالی را بر عهده‌دارند، پشتیبان فرآیندها، مؤسسان و سهام داران مستقیم، هستند. هرکدام از این افراد انتظارات و تجربیات متفاوتی دارند. درنتیجه جلب اطمینان همه این ذینفعان جهت موفقیت تغییرات ضروریست.
3- برنامه ریزی برای تغییر
این مرحله به‌عنوان یک نقشه راه در فرآیند مدیریت تغییر کسب و کار میباشد و شامل شناسایی مرحله شروع، مسیر انجام و مقصد می باشد. همچنین باید منابع تحت اختیار، هدف‌ها و هزینه‌های طرح شناسایی شود.
اصل حیاتی در برنامه ریزی تغییر ، فراهم آوری تغییرات مرحله‌ای به‌جای تغییرات ناگهانی و برنامه ریزی نشده به‌صورت فراگیر میباشد که شامل ترسیم پروژه با گام‌های روشن، اهداف قابل اندازه گیری، انگیزه‌ها، مشوق‌ها، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل می باشد.
4- فراهم آوری منابع و داده‌ها
به‌عنوان بخشی از فرایند برنامه ریزی، شناسایی و بودجه بندی منابع، از عناصر حیاتی هستند که می‌توانند شامل زیر ساخت‌ها، تجهیزات و سیستم‌های نرم افزاری باشند. همچنین باید ابزارهای موردنیاز برای آموزش مجدد، تمرینات و بازاندیشی عملیات نیز فراهم شود.
گزارشات شفاف و روشن به برقراری ارتباطات بهتر، توزیع مناسب و درست مشوق‌ها و انگیزه دادن به افراد و اندازه گیری موفقیت‌ها و نقاط عطف کمک می‌کند.
5- ارتباطات
ارتباطات رشته طلایی مدیریت تغییر سازمانی می باشد که در سراسر مراحل برنامه ریزی اجرای تغییر وجود دارد.
شناسایی، برنامه ریزی، شروع به‌کار و اجرای تغییرات موفق، وابسته به ارتباطات است. واقعیات روان‌شناختی و جامعه شناختی به‌طور ذاتی در فرهنگ گروه‌های داخل سازمانی وجود دارد و سازمان شامل مجموعه افراد با مهارت‌ها، دانش و تجربیات متفاوت میباشد.
فراهم آوری ارتباطات باز، شفاف و مشخص در طول فرآیندها، یک عنصر حیاتی در تمام روشهای مرسوم اجرای تغییرات است. ارتباطات دوطرفه و شفاف باعث بیان مشکلات و سرخوردگی‌ها، تحسین عملکردها، یکپارچه سازی و تغییر فرآیندهایی که درست عمل نمی‌کنند، می‌شود.
پیشنهاد مطالعه :
6- نظارت و مدیریت مقاومت‌ها
مقاومت به تغییر، بخش ذاتی فرآیند تغییر است و درعین‌حال می‌تواند تهدیدی برای عدم موفقیت پروژه‌ی تغییر باشد.
مقاومت‌ها به دلیل ترس از ناشناخته‌ها و وجود ریسک‌هایی در فرآیند اجرای تغییرات میباشد. ریسک‌های ناشی از وابستگی به وضعیت کنونی، ریسک بازگشت سرمایه‌ی استفاده‌شده در هنگام تغییر و همچنین ریسک‌های مرتبط با بودجه بندی جدید برای اجرای تغییرات، ازجمله این ریسک‌ها هستند.
7- تجلیل از موفقیت ها
شناسایی مراحل و نقاط عطف دستاوردها، یک بخش ضروری در اجرای تمامی پروژه‌ها میباشد.
زمانی که چرخه‌ی مدیریت و اجرای تغییر را برنامه ریزی می‌کنید، شناسایی نقاط عطف در موفقیت پروژه در هنگام برنامه ریزی، شناسایی تیم و افراد مرتبط با این نقاط در هنگام اجرا بسیار اهمیت دارد. چراکه هم به پذیرش تغییر در بین افراد و هم به اجرای بهتر مدیریت تغییر سازمانی کمک می‌کند.
8- بررسی، اصلاح و بهبود مستمر
استراتژی‌های مدیریت و اجرای تغییر معمولاً در طول هر پروژه تنظیم می‌شود. این فرآیند مانند ارتباطات، باید در تمامی بخش‌های سازمان وجود داشته تا موانع موفقیت آن شناسایی شود. و درنهایت موفقیت فرآیند تغییرات وابسته به تعهد در اندازه گیری و تجزیه و تحلیل درست میباشد.
پیشنهاد مطالعه :
ابزارها و روش اجرایی مدیریت تغییر کسب و کار
روش اجرای مناسب مدیریت تغییر کسب و کار بستگی به حمایت و پشتیبانی درست و ابزارهای مناسب دارد.
این ابزارها معمولاً توسط تیم اجرای تغییر و یا ذینفعان این فرآیند، ایجادشده و توسعه می‌یابند. برای مثال نقشه و برنامه ریزی برای ایجاد یک محصول یا خدمت، امکان دارد توسط تیم مدیریت محصول توسعه یابد. درحالی‌که بررسی و ارائه گزارش پس از انجام شاید شامل تمام افراد مسئول و افراد متأثر از این تغییرات باشد.
روش های اجرایی مدیریت تغییر شامل:
- نقشه و برنامه محصولات و کسب و کار
- ارزیابی سطح آمادگی
- آموزش افراد و جلسات آموزشی
- بازخورد و واکنش ذینفعان
- ارزیابی و بررسی پس از انجام
- اندازه گیری و تجزیه و تحلیل
- مدیریت مخالفت‌ها و مقاومت‌ها
- طرح‌های بهبود مستمر
وظایف مدیر در فرآیند مدیریت تغییر سازمانی
نقش ها و مسئولیت ها در فرآیند تغییر، بسته به سازمان و تغییری که در حال اجراست متفاوت است. به طور کلی، مدیر و مسئول اجرای تغییر، مسئولیت موارد زیر را بر عهده دارد:
- برقراری ارتباط با مدیریت و ذینفعان برای پیشبرد پروژه
- مشاوره با کارکنان و طرف های مربوطه برای مدیریت مقاومت
- ایجاد و نظارت بر یک استراتژی و جدول زمانی برای اجرای تغییر
- ایجاد موارد آموزشی برای فضاسازی مناسب تغییر در فرهنگ شرکت
- کمک به مدیران برای اجرای تغییر و عبور از مقاومت ها
- مدیریت بودجه پروژه
- مدیریت فرآیند تغییر برای اطمینان از برآورده شدن اهداف
- نظارت بر تغییرات و هماهنگی هر گونه فعالیت برای حمایت از فرآیند
- تهیه گزارش های پیشرفت پروژه برای هدایت هر گونه ابتکار تغییر در آینده
موقعیت هایی که نیازمند فرآیند مدیریت تغییر هستند
ما به دلایلی به اجرای تغییر در یک سازمان نیاز داریم. موقعیت های رایج عبارتند از:
- پیاده سازی تکنولوژی جدید
- تغییر رهبری یا مدیریت سازمان
- تغییر در فرهنگ کاری
- ادغام و تملک با شرکت دیگر
- فرآیندهای فعلی کار نمی کنند
- تغییرات در کارکنان و ساختار سازمانی
- در دوره بحران
پیشنهاد مطالعه :
کلام آخر
امروزه روشهای مناسب و اثبات‌شده‌ی متعددی برای اجرای بهینه تغییرات وجود دارد. برخی از این مدل‌ها به تغییر افراد به‌عنوان روشی برای تغییر فرهنگ سازمانی توجه میکنند و برخی بر روی چهارچوب‌ها و ساختارهای کلی سازمان.
هیچ راه حل یکسانی وجود ندارد. پیشنهاد می شود: سازمان ها با توجه به نیاز خود و صرف نظر از ابعادشان، به وسیله تحقیقات، بررسی و برنامه ریزی منابع، یک استراتژی مدیریت و اجرای تغییر مناسب برای کسب و کار خود تهیه کنند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با مدیریت کسب و کار به صفحه ارزیابی سازمان و مشاوره کسب و کار مدیرنو مراجعه فرمایید.
برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در ارتباط باشید.
منبع: smartsheet ، coursera ، هیئت تحریریه مدیرنو
برچسب ها: تعریف استاندارد مدیریت تغییر چیست ؟ , تعریف روش اجرایی و مثال برای مدیریت تغییر سازمانی