در این مقاله به موانع ارتباطات میان افراد در سازمان میپردازیم. 11 مورد از موانع برقراری ارتباط مؤثر افراد در سازمان و محیط کار را شرح خواهیم داد. در دنیای کسب و کار، حتی اشتباههای کوچک در ارتباط میتواند منجر به شکستهایی بزرگ شوند. ضربالعجلها و فرصتهای ازدسترفته، اتلاف زمان و پول، خروج کارکنان و ریزش مشتریان، تنها تعدادی از نتایج احتمالی ارتباطات ضعیف داخلی هستند.
اغلب ارتباطات نادرست، عواملی مجزا نیستند. بلکه نشانه ای از موانعی جدیتری برای ارتباط افراد در سازمان هستند که ممکن است کل سازمان شما را تحت تأثیر قرار دهد.
موانع ارتباط موثر در سازمان چیست؟
هر روز با مردم در ارتباط هستیم. از طریق مکالمه، عبارات و زبان بدن خود، رسانه های اجتماعی، ایمیل، تلفن و غیره ارتباط برقرار می کنیم. و به مهارت های ارتباطی خود برای پیشبرد روابط دوستانه خود، برنامه ریزی تعطیلات، ازدواج، سفارش شام، خرید ماشین، ابراز عقاید، و درخواست تکیه می کنیم.
انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) 400 شرکت با 100000 کارمند یا بیشتر را مورد بررسی قرار داد. SHRM دریافت که شرکتها گزارش دادهاند که سالانه 62.4 میلیون دلار از درآمد خود را به دلیل ارتباطات ضعیف از دست دادهاند. این مبلغ 62.4 میلیون دلار برای هر شرکت است که مجموعاً بیش از 24 میلیارد دلار است.
صرف نظر از نوع ارتباط: کلامی، غیرکلامی، نوشتاری، شنیداری یا بصری، اگر به طور موثر ارتباط برقرار نکنیم، خود و دیگران را در معرض خطر قرار می دهیم. علاوه بر موانع فیزیکی و فنی، شش مانع برای برقراری ارتباط موثر وجود دارد که هر کارمند و مدیری باید برای ریشه کنی آن تلاش کند.
در ادامه در مورد چگونگی تشخیص و رفع موانع ارتباطات میان افراد در موارد بالا بحث خواهیم کرد. اینکه اگر سازمان شما با چند نمونه از موانع ارتباطات میان افراد بهصورت همزمان مواجه است، چهکاری باید انجام دهید.
موانع ارتباط موثر در سازمان و چگونه میتوان آنها را از بین برد؟
بیایید هر یک از موانع اصلی برقراری ارتباط موثر در افراد سازمان را بررسی کنیم. اینکه آنها کدام اند، در عمل چگونه به نظر میرسند؟ همچنین راههایی برای غلبه بر موانع ارتباط افراد در سازمان پیدا کنیم.
1- موانع زبانی ارتباطات
موانع زبانی شامل ارتباطات نادرست مربوط به تفاوتهای زبانی یا مشکلات مربوط به مضمون اصلی ارتباط است.
حتی زمانی که به یک زبان صحبت میکنید، لهجهها و خصلتهای ارتباطی منحصربهفرد میتوانند منجر به سوءتفاهم و سایر پیامدهای ناخواسته شوند. به همین ترتیب، افراد در یک سازمان هم ممکن است با تفاوت در واژگان کاربردی دستوپنجه نرم کنند. این یکی از مهم ترین موانع ارتباط تجاری موثر است. می توان آن را ابزار مهم ارتباطی دانست. اما لهجهها و زبانهای مختلف مناطق مختلف میتواند منجر به ارتباط ناکارآمد شود. گویش هر دو منطقه با هر چند کیلومتر تغییر می کند. همچنین در محیط کار، کارمندان مختلف مهارت های زبانی متفاوتی خواهند داشت. این بر عملکرد سازمان تأثیر می گذارد.
در هنگام ارتباط با افراد در سازمان باید مراقب سوء تفاهمهای مکرر، شکایت از عدم وضوح، یا اختلافنظرهایی که حول تفسیرهای متعدد از یک پیام میچرخد باشید.
در اینجا چند راه وجود دارد که میتوانید موانع زبانی برای ارتباط با افراد در سازمان را برطرف کنید:
- اعضای تیم را تشویق کنید تا از زبان واضح و مختصر استفاده کنند و از بهکار بردن زبان مجازی، اصطلاحات تخصصی و عامیانه اجتناب کنند.
- نکات مهم در اسناد و ارائههای مهم را با عناصر بصری به تصویر بکشید.
- منابع آموزشی کافی در مورد اصطلاحات خاص صنعت و اصطلاحات برند را در اختیار آنها قرار دهید.
2- موانع فرهنگی ارتباطات
موانع فرهنگی یکی دیگر از موانع برقراری ارتباط موثر افراد در سازمان است که از تفاوت در هنجارها و ارزشهای اجتماعی ناشی میشود.
به دلیل جهانی شدن، اکنون طبیعی است که کارمندانی از نقاط مختلف جهان در یک دفتر کار کنند. آنها از نظر لباس پوشیدن، غذا، مذهب و … با یکدیگر متفاوت خواهند بود. بنابراین، در نظر گرفتن این عوامل فرهنگی برای تسهیل ارتباط موثر ضروری است. در سازمانهای مدرن، در مراحل جهتیابی، دورههای فرهنگی ویژهای را ارائه میدهند تا افراد بتوانند به خوبی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و ترجیحات فرهنگی یکدیگر را درک کنند.
باید از تفاوتهای فرهنگی در ارزشها، باورها و سبک زندگی افراد آگاه باشید. پرداختن به قومگرایی و تأکید بر گنجاندن آن در فرهنگ شرکت، به اعضای تیم کمک میکند که بدون توجه به پیشینه فرهنگی خود احساس ارزشمندی و مشارکت داشته باشند. از طرفی، میتوانید به تیم خود آموزش دهید که چگونه از اشتباهات رایج ارتباطی در فرهنگهای دیگر جلوگیری کند.
باید مراقب کلیشهسازی، طرد کردن، یا سایر رفتارهای قومگرایانه (یا حتی شکایت از چنین رفتارهایی)، و اجتناب اعضای تیم از تعامل با یکدیگر باشید.
برای رفع موانع فرهنگی ارتباطات در سازمان و محیط کار، موارد زیر را امتحان کنید:
برگزاری جلسات آموزشی بهطور منظم و در صورت لزوم همراه با جلسات انفرادی برای رفع هرگونه نگرانی مداوم.
قوانین واضحی را در مورد آداب معاشرت در محل کار و فرهنگ سازمانی خود ایجاد کنید، اما همچنان که تیم و برند شما در حال تکامل هستند، در مورد بازنگری این قوانین نیز کوشا باشید.
بهطور شفاف روی ارزشهای برندتان، چرایی اهمیت آنها و اینکه چگونه کارمندان میتوانند آن ارزشها را به نمایش بگذارند، تأکید کنید. با ایجاد فرهنگ سازمانی که بر مجموعهای از ارزشهای مشترک تأکید دارد، حس تعلق را تقویت کرده و موانع فرهنگی را از بین میبرید. یک راهنمای سبک برند که شامل قوانین و انتظارات پیرامون ارتباطات داخلی و آداب معاشرت باشد، ایجاد و به اشتراک بگذارید.
3- موانع فیزیکی
رایجترین مانع فیزیکی، فاصله است. بدون وجود سیستمهای قوی برای حفظ ارتباط کارکنان، آنها برای برقراری ارتباط مؤثر دچار مشکل خواهند شد. موانعی شامل درهای بسته، تجهیزات معیوب، سر و صدا، کابین های بسته و غیره است. چنین موانع فیزیکی می توانند ارتباطات تجاری را خراب کنند.
باید مراقب چه چیزهایی باشید: تأخیر بیشازحد مخصوصاً در چندین کارمند که مربوط به بیانگیزگی آنهاست، یا حواسپرتی با دلایل فیزیکی مانند سر و صدا یا ناراحتی، شکایت در مورد مشکل در تمرکز یا تکمیل کارهای محوله.
در اینجا چند راه برای رفع موانع فیزیکی ارتباطات موثر با افراد در سازمان آمده:
- از فناوریهای به روز استفاده کرده و در صورت امکان و نیاز به کارمندان اجازه دهید از راه دور کار کنند.
- یک دفتر کار راحت و مشارکتی با حداقل نویز خارجی فراهم کنید.
- فضاهای اداری خصوصی و بسته را برای همکاری یا کار بدون وقفه کارمندان اضافه کنید.
در حین برقراری ارتباط، همیشه از دیدگاه مخاطب هم فکر کنید و به قضایا نگاه کنید.
4- موانع روانی ارتباطات
موانع روانی یکی دیگر از موانع ارتباطات است که، ناشی از ذهنیتهای فردی یا نگرانیهای مربوط به سلامت روان است.
اگرچه در بیشتر محیطهای کاری بروز اختلاف نظر اجتنابناپذیر است، اما گاهی اوقات این درگیریها میتواند مشکلات جدی برای عملکرد سازمان ایجاد کند. هنگامیکه کارکنانتان دیدگاهها و اولویتهای متضادی دارند و از سبکهای ارتباطی متضادی برخوردارند، تعارضات آنها میتواند بر کل تیم اثر منفی بگذارد.
فقدان اعتماد یک مانع روانی رایج است که میتواند ارتباط را بسیار دشوار کند. زمانی که کارمندان احساس میکنند شنیده و حمایت نمیشوند، یا از ارزشگذاری کمتری در سازمان برخوردارند، در تلاش برای برتری سازمانی-عملکردی نزد مدیر خواهند بود.
مسائل روانی و ذهنی نیز از موانع ارتباط کارآمد هستند. اختلالات گفتاری، ترس از صحنه، افسردگی، فوبیا و غیره همه چیز می تواند کیفیت ارتباطات تجاری را کاهش دهد.
باید مراقب عدم بازخورد یا مشارکت کم کارکنان، غیبتهای متوالی، یا عدم همکاری بین اعضای تیم با هم باشید.
شاید علاقه مند باشید به خواندن :
در اینجا چند راه برای رفع موانع روانی در برقراری ارتباط موثر افراد در سازمان وجود دارد:
- آموزش و منابعی را در مورد درک انواع سبکهای ارتباطی ارائه دهید.
- اعتماد و همبستگی را با ارائه پیشنهادهایی برای تمرینها یا رویدادهای تیم سازی تقویت کنید.
- با ارائه کانالهای متعدد برای بازخورد کارمندان، مانند نظرسنجیهای ناشناس، و جلسات تیمی، ارتباط باز و صادقانه را تشویق کنید.
5- موانع تکنولوژیکی
موانع تکنولوژیکی برای ارتباطات زمانی پدیدار میشوند که افراد ابزار مناسب یا آموزش مناسب برای استفاده از آنها را نداشته باشند.
سه چیز اساسی وجود دارد که تیم شما برای عملکرد مؤثر به آن نیاز دارد:
سخت افزار بهروز، ابزارهای ارتباطی مناسب، سیستمهایی برای انجام وظایف خود و آموزش نحوه استفاده مؤثر از چنین فناوریهایی.
باید مراقب چه مواردی بود: خرابیهای مکرر سیستمهای ارتباطی یا انجام کار (مانند خرابی کامپیوترها یا اتصال ضعیف به اینترنت)، شکایت در مورد نرم افزارهای کند یا ضعیف، و سوءاستفاده از فناوریهای مورداستفاده که ریشه در عدم درک مناسب از آنها دارد.
در ادامه چند راه برای رفع موانع تکنولوژیکی برای ارتباطات موثر افراد در سازمان آمده:
- در صورت لزوم فناوری را ارتقا دهید یا جایگزین کنید.
- منابع لازم را برای آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده از فنآوری های جدید ارتقا یافته یا پذیرفتهشده، ارائه دهید.
- از ابزارهای ارتباطی که عملکرد مناسبی در ساختار و جریان کاری برند شما دارند استفاده کنید.
- قوانینی را در مورد چگونگی و زمان استفاده از کانالهای ارتباطی خاص وضع کنید.
6- موانع سازمانی
موانع سازمانی یکی دیگر از موانع ارتباطات است که مربوط به چالشهای ارتباطی ناشی از عدم درک مناسب از ساختار کسب و کار شما و نقشهای فردی در آن است.
به دلیل ساختارهای سازمانی متعدد در یک شرکت، موانع ساختار سازمانی ساختارها و تنظیمات مختلف منجر به اطلاعات نادرست یا عدم شفافیت می شود.
موانع سازمانی ارتباطات میتوانند بر کسبوکارها در هر اندازهای تأثیر بگذارند، و اغلب به این دلیل رخ میدهند که کارمندان از ساختار موجود بیاطلاع هستند یا بهطور کامل درک نمیکنند. کارمندان ممکن است ندانند چگونه اطلاعات را به اشتراک بگذارند یا درخواستهایشان را چطور مطرح کنند. در همین حال، سیلوهای ارتباطی (محدودیتهای بخش یا واحدی) و تنگناها، علائم رایج موانع سازمانی هستند که ممکن است نیاز به سازماندهی مجدد یا شفافسازی داشته باشند.
باید مراقب اعضای تیم برای دریافت اطلاعات و بینش لازم، مکرراً با افراد نامناسب یا نامرتبط تماس میگیرند یا اطلاعات حیاتی و موردنیاز در جایی در طول زنجیره ارتباطی یا مدیریتی گم شده یا به تأخیر بیفتد، باشید.
راههایی برای رفع موانع سازمانی برای ارتباط موثر افراد در سازمان :
- یک ساختار سازمانی واضح (شامل نقشها و اطلاعات تماس) ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که بهطور گسترده در دسترس همه قرار بگیرد.
- هر گونه تغییر در ساختار یا انتظارات فردی-سازمانی را سریعاً چه به صورت کتبی و چه حضوری بررسی کنید.
- بهطور منظم ممیزی انجام دهید و ساختار را با تکامل سازمان خود بازنگری کنید.
سایر موانع برقراری ارتباط موثر در سازمان
7- نارضایتی یا عدم علاقه به شغل
اگر علاقه خود را به شغل خود از دست داده اید، به احتمال بسیار کمتری می توانید به طور مؤثر ارتباط برقرار کنید. به عبارت دیگر، قلب و ذهن شما در آن کار درگیر نیست. غلبه بر این مانع شاید سخت ترین باشد، زیرا مستلزم تغییر یک طرز فکر است و بنابراین معمولاً تا زمانی که آنجا را ترک نکنید، تغییر نمی کند.
8- ناتوانی در گوش دادن به دیگران
گوش دادن فعال یکی از جنبه های مهم ارتباط موثر است. اگر به حرفهای کسی گوش ندهید، نمیتوانید با او درگیر شوید، زیرا تمایل دارید تا بر اساس تصورات خود در مقابل واقعیت، در مورد نیازهای او فرضهایی بسازید.
9- عدم شفافیت و اعتماد
در صورت عدم شفافیت و اعتماد، برقراری ارتباط با هر چیزی بسیار دشوار است.
10- سبک های ارتباطی (زمانی که متفاوت هستند)
هر کسی سبک ارتباطی خود را دارد. برخی از افراد بسیار مستقیم هستند در حالی که برخی دیگر رویکرد غیر مستقیم را ترجیح می دهند. برخی از داده های دقیق استفاده می کنند، در حالی که برخی دیگر به کلیات تکیه می کنند و غیره. گاهی اوقات، یک نفر آنقدر در شیوه برقراری ارتباط خود تثبیت می شود که برقراری ارتباط با دیگرانی که به سبک متفاوتی متکی هستند دشوار است.
11- درگیری در محل کار
تعارض می تواند به دلایل مختلفی اتفاق بیفتد و در صورت وقوع، مانعی برای ارتباط موثر می شود. ماهیت درگیری لزوماً مهم نیست، آنچه مهم است تلاش برای حل تعارض است. وقتی تعارض ریشه کن نشود، رشد می کند و سپس افراد شروع به جانبداری می کنند، که بیشتر مانع ارتباط مؤثر می شود.
غلبه بر موانع ارتباطات متعدد
درحالیکه ممکن است یک مانع برجسته برای ارتباط موثر افراد در سازمان وجود داشته باشد، احتمالاً این تنها مانع موجود در سازمانتان نخواهد بود. از طرفی، نه تنها این موانع رایج در برقراری ارتباط هستند، بلکه تمایل به همپوشانی نیز دارند. برای مثال، فردی که از نظر فیزیکی از بقیه اعضای تیم خود دور است، ممکن است در نتیجه افسردگی یا اضطراب را نیز تجربه کند.
اگر یک مانع خاص به یک نگرانی حیاتی تبدیل شده باشد، رسیدگی به چنین مانعی در کوتاه مدت مؤثر است. اما برای موفقیت در بلندمدت، راه حلهایی که میتوانند با موانع ارتباطات متعدد مقابله کنند، ایده آل هستند.
کلام آخر در رابطه با موانع برقراری ارتباط موثر:
وجود موانع ارتباطات چندگانه در محل کار میتواند یک موج منفی قابلتوجه و اثرگذاری روی عملکرد سازمانی ایجاد کند و پرداختن به آنها نه تنها ارتباطات داخلی شما را بهبود میبخشد، همچنین از بروز مشکلات ارتباطی در آینده جلوگیری میکند. پس بهتر است هر چه زودتر به آن رسیدگی شود.
در صورتیکه اعضای تیم و کسب و کار شما دچار مشکلات ارتباطی هستند، می توانید از آموزش های درون سازمانی مدیرنو استفاده کنید.