مهارت های ارتباطی در پیشرفت محیط کار و سازمان چه نقشی دارند؟

در این مقاله از مدیرنو؛ به تقویت انواع مهارت های ارتباطی در محیط کار می پردازیم و به این سوال که نقش مهارت های ارتباطی در پیشرفت محیط کار و سازمان چیست پاسخ خواهیم داد. انواع مهارت‌ های ارتباطی چگونه به پیشرفت ما کمک میکند؟ یکی از رازهای پیشرفت افراد موفق مهارت‌های ارتباطی آنهاست. آنها در دیدن کلیه موقعیت‌ها و افراد اطراف خود تیز حس هستند. به‌نحوی‌که از قبل کاملاً آگاهانه افراد موردنظر خود را شناسایی کرده و با در نظر گرفتن خصوصیات آنها اقدام به معرفی حرفه‌ای خود می‌کنند.

افراد موفق به این مهم آگاه هستند که برای پیشرفت خود باید گستره‌ای از ارتباطات مؤثر داشته باشند و به گفتگوهای سرنوشت‌ساز اعتقاد کامل دارند. در این مقاله به تعدادی از نکات مهم که این افراد برای توسعه روابطشان از آنها استفاده می‌کنند اشاره خواهم کرد. تقویت انواع مهارت های ارتباطی قوی برای ایجاد یک شغل موفق و پیشرفت در محیط کار ضروری است. از طرفی مهارت‌های ارتباطی شما نقش کلیدی در زندگی خصوصی شما نیز دارد.

 

چرایی و چیستی مهارت های ارتباطی

ما هر زمان که اطلاعات را از یک مکان به مکان دیگر از طریق صدا، کلمات نوشتاری، تصاویر بصری یا حرکات غیرکلامی انتقال می‌دهیم، ارتباط برقرار می‌کنیم. و ما از مهارت های ارتباطی خود به طرق مختلف در زندگی شخصی و حرفه ای، در مکالمات، ایمیل ها و اسناد مکتوب، ارائه ها و تصاویری مانند گرافیک یا نمودار استفاده می‌کنیم.

مهارت های ارتباطی در محل کار ضروری است، چون می‌توانند:

• روابط خود را با مدیر و همکاران بهبود بخشید
• ایجاد ارتباط مناسب با مشتریان
• به شما کمک می‌کند تا نکته خود را سریع و واضح بیان کنید
• تصویر حرفه‌ای خود را تقویت کنید
• گوش دادن فعال و ذهن باز را تشویق کنید
• به پیشرفت شغلی خود کمک کنید

 

انواع مهارت های ارتباطی

تبدیل شدن به یک ارتباط دهنده بهتر اغلب به معنای تمرکز بر بهبود در هر یک از چهار حوزه اصلی ارتباط است. این به معنای تمرکز بر مهارت های گوش دادن و ارتباطات غیر کلامی، تمرین آگاهی عاطفی، ایجاد همدلی و حرفه‌ای گرایی و توسعه مهارت های پرسشگری است. بیایید نگاهی دقیق‌تر به هر منطقه بیندازیم.

1. مهارت گوش دادن

برای برقراری ارتباط خوب، باید گوش کنید. توجه کامل خود را به یک فرد معطوف کنید، آنچه را که به صورت شفاهی و غیرکلامی می‌گوید بشنوید و افکار او را در نظر بگیرید. به‌عنوان یک شنونده فعال، می‌توانید استراتژی‌هایی ایجاد کنید که به شما کمک می‌کند سؤالات خوبی پرسیده و افکار دیگران را شفاف کنید.

2. ارتباط غیر کلامی

پیامی که شخص منتقل می‌کند فقط کلامی نیست. برای بهبود ارتباطات باید به ارتباط غیر کلامی که شامل زبان بدن، لحن صدا، تماس چشمی، حالت بدن و حالات چهره خود و طرف مقابل است هم توجه کنید. ارتباط کلامی و زبان بدن برای انتقال واضح پیام باید هماهنگ باشند.

3. آگاهی عاطفی

بهبود ارتباطات از طریق آگاهی عاطفی به معنای تلاش برای هوش هیجانی یا درک دقیق احساسات خود و اطرافیانتان است. شما باید موقعیت‌های عاطفی را شناسایی کنید، از احساسات خود آگاه باشید، همدلی نشان دهید و احساسات خود را کنترل کنید.

4. مهارت های پرسشگری

برای ایجاد ارتباطی دو طرفه، توسعه مهارت های پرسشگری مهم است. هنگام برقراری ارتباط با کسی، سؤالات مختصری بپرسید که بتواند نکات اصلی گفتگو را روشن کند.

 

چرا ارتباط در محل کار مهم است ؟

با تقویت انواع مهارت های ارتباطی در محیط کار می توانید به وضوح بر سازمان خود تأثیر بگذارید.

2. تنها 20 درصد از کارمندان می‌گویند که کسب و کار آنها با وجود عدم ارتباط مناسب، کارآمد است.

3. حدود 65 درصد از کارمندان می‌گویند که جلسات وقت تلف کردن است.

4. علت اصلی از دست دادن کارمندان 35 درصد از مشاغل، ارتباطات ضعیف است.

5. 95 درصد از کارمندان معتقدند که کسب و کار آنها باید مهارت های ارتباطی خود را بهبود بخشد.

مهارت‌های ارتباطی ضروری ترین مهارت نرم در محیط کار است که مدیران به دنبال ایجاد آن در کارکنان خود هستند.

 

22 راه برای بهبود مهارت های ارتباطی در محل کار

برقراری ارتباط موثر در محل کار یک مهارت تمرین شده است. همه افراد می‌توانند مهارت های ارتباطی در محل کار خود را بهبود بخشند. برای انجام این کار، باید اهمیت گوش دادن را درک کنید، ارتباطات غیرکلامی را زیر نظر داشته باشید، ارتباطات کلامی خود را ارتقا دهید، ارتباطات نوشتاری خود را تقویت کنید و مدتی را صرف ارتباطات بصری کنید.

این 22 نکته گام های عملی را ارائه می‌دهد که می‌توانید برای بهبود همه زمینه‌های ارتباطی در محل کار بردارید.

1. آنچه را که قرار است بگویید آماده کنید.

اگر قرار است ایده‌ای را ارائه کنید یا با سرپرست خود صحبت مهمی داشته باشید، کمی زمان گذاشته تا آنچه را که می‌گویید آماده کنید. با سازماندهی افکارتان، مکالمه‌ای واضح‌تر و سازنده‌تری با مخاطب خواهید داشت.

2. پیام را ساده کنید.

هر چیزی که شما را از پیام اصلی دور می‌کند، تصحیح و حذف کنید. یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود ارتباطات، کار روی ایجاد مکالمات، ایمیل‌ها و ارائه‌های مختصر و واضح است.

3. صدای خود را ضبط کنید.

از تلفن هوشمند خود برای ضبط یک مذاکرات یا تمرین‌های مکالمه‌ای خود، استفاده کنید. ضبط را مرور کنید و به دنبال نقاطی برای بهبود باشید.

4. شنوندگان خود را درگیر کنید.

شنوندگان خود را در مکالمه درگیر نگه دارید. در ارتباط مؤثر باید سؤالاتی بپرسید تا بتوانید مشارکت را تشویق کنید. مکالمه تعاملی راهی ایده‌آل برای حفظ توجه مخاطب است.

5. برای پاسخ دادن عجله نکنید.

برای ایجاد یک پاسخ متفکرانه وقت بگذارید. اغلب ممکن است احساس کنید که موظف هستید تا سریع پاسخ دهید، اما بهتر است لحظه ای را به جمع‌بندی افکار خود اختصاص داده تا بتوانید گفتگوی معناداری داشته باشید.

6. مطمئن شوید که متوجه اصل موضوع شده‌اید.

قبل از پایان مکالمه، لحظه‌ای را به پرسیدن چند سوال برای جمع‌بندی اختصاص دهید. می‌توانید این کار را با توضیح مراحل بعدی انجام دهید.

7. روی زبان بدن خود کار کنید.

صاف بنشینید و از خمیده بودن خودداری کرده و هنگام صحبت از حرکات طبیعی دست استفاده کنید. با همه کسانی که به شما گوش می‌دهند ارتباط چشمی برقرار کنید. زمانی که فضا اجازه می‌دهد، حرکت در اتاق نیز می‌تواند مفید باشد. چنین کاری به شنوندگان کمک می‌کند تا احساس مشارکت بیشتری داشته باشند.

8. تماس چشمی را حفظ کنید.

در طول یک مکالمه یا ارائه، سعی کنید قبل از اینکه به شخص دیگری نگاه کنید، نگاه فرد را در فواصل چهار تا پنج ثانیه‌ای نگه دارید. همچنین هنگام صحبت کردن از حرکات طبیعی دست استفاده کنید تا به شما کمک کند که اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید.

9. محترم باشید.

در پایان ارتباط، مخاطبان باید احساس کنند که به نیازهای آنها احترام گذاشته‌اید و به احتمال زیاد آنها نیز برای شما احترام قائل خواهند بود. از آنها برای وقتشان تشکر کرده، ارائه خود را در بازه زمانی تعیین شده نگه داشته و شوخی‌های خود را مناسب و در حداقل ممکن حفظ کنید.

10. ارتباط را در اولویت اول قرار دهید.

ارتقای مهارت های ارتباطی چیزی است که باید هر روز روی آن کار کنید. فهرستی از کارهای ارتباطی تهیه کنید که می‌خواهید در طول روز روی آنها کار کنید، مانند درک زبان بدن، پرسیدن سؤالات جمع‌بندی یا تمرین گوش دادن فعال.

11. احساسات خود را مدیریت کنید.

در محیط‌های حرفه‌ای، باید احساسات خود را کنترل کنید. اگر در مدیریت احساسات خود مشکل دارید، قبل از صحبت کردن یا نوشتن ایمیل، چند نفس عمیق بکشید. لحظه‌ای پشت میزتان تنها باشید یا در صورت امکان کمی استراحت کنید.

12. مهارت های جانبی را در اولویت قرار دهید.

بهبود مهارت های اضافی در محل کار مانند حل مسئله، همکاری و مدیریت زمان نیز می‌تواند نتیجه تلاشهای ارتباطی شما را افزایش دهد. این مهارت ها مستلزم گوش دادن، صبر و سازماندهی است که همگی در برقراری ارتباط صحیح نقش دارند.

13. از شر پرکننده های مکالمه خلاص شوید.

برای کمک به بهبود مکالمه‌تان، سعی کنید کلامات یا اصوات پرکننده‌ای مانند «اوم» و «آه» را حذف کنید. از طریق ضبط مکالمات به این پرکننده‌ها گوش کنید تا بتوانید کمتر از آنها استفاده کرده و هنگام صحبت کردن، اعتماد به نفس بیشتری را منتقل کنید. اغلب از این عبارات برای پر کردن سکوت که بخشی طبیعی از مکالمه است استفاده می‌شود،  بنابراین سعی کنید به جای پر کردن چنین فضاهایی سکوت آن را در آغوش بگیرید.

14. برای صحبت‌های متفرقه برنامه داشته باشید.

موضوعات متفرقه می‌تواند چالش مکالمه باشد. برای الهام گرفتن روی موضوعاتی مثل: خانواده، شغل، تفریح ​​و رویاها تمرکز کنید.

15. داستان بگویید.

در صورت امکان، داستان‌هایی را در مکالمه‌های ارتباطی خود بگنجانید. داستان مخاطبان را درگیر نگه داشته و ارتباط افراد با موضوع را آسان‌تر می‌کند.

16. سوال بپرسید و گفته‌های طرف مقابل را خلاصه کنید.

بخشی از شنونده فعال بودن، پرسیدن سوالات مرتبط و تکرار قطعات مکالمه است تا نشان دهد که نکات مکالمه را درک کردید. گوش دادن باعث می‌شود ارتباط دو طرفه باشد.

17. پذیرای بازخورد باشید.

همانطور که برای بهبود مهارت های ارتباطی خود تلاش می‌کنید، بازخورد بخواهید و پذیرای آن باشید. درخواست بازخورد از همکاران می‌تواند به شما کمک کند تا چالش‌ها را مشخص کرده و تعهد خود را نسبت به بهبود شغلتان نشان دهید. سعی کنید بازخورد را در ارتباط‌ها، جلسات طوفان فکری یا کنفرانس‌های ویدیویی خود بگنجانید.

18. برای پاسخ‌های مختلف آماده باشید.

هدف هر مکالمه‌ای، بدون قضاوت گوش کردن است. به خصوص زمانی که پاسخ‌هایی غیرمنتظره یا متفاوت از آنچه پیش‌بینی می‌کردید، شنیدید. به صحبت‌های مخاطب به صورت دقیق گوش داده، حواستان به زبان بدنتان باشد و حرفش را قطع نکنید.

19. عوامل حواس پرتی را کنار بگذارید.

برقراری ارتباط خوب به معنای حضور کامل شماست. هر چیزی که حواس شما را پرت می‌کند، مانند تلفن یا لپ‌تاپ خود را کنار بگذارید. با این کار به دیگران نشان می‌دهید که شما با احترام به صحبت‌ها گوش می‌دهید.

20. پیام را متناسب با مخاطبان تنظیم کنید.

ارتباطات شما باید بر اساس مخاطبانتان تغییر کند. همانطور که یک ایمیل را شخصی سازی می‌کنید، همچنین تمام ارتباطات خود را شخصی سازی کنید. به عنوان مثال، پیام، لحن و زبان بدن شما باید متناسب با مخاطب تغییر کند. قاعدتا مکالمه شما با مدیر با مکالمه شما با یک همکار که ارتباط نزدیکی با او دارید، متفاوت است.

21. مختصر و در عین حال مشخص باشید.

از مخفف BRIEF (متن، دلیل، اطلاعات، پایان، پیگیری) برای کمک به مکالمات خود استفاده کنید. از این شیوه به عنوان یک قالب کلی مکالمه استفاده کنید تا شما را در مسیر درست نگه دارد.

22. همدلی خود را افزایش دهید.

هنگام صحبت با مخاطب، احساسات آنها را نیز در نظر بگیرید. بخشی از گفتگوی معنادار، همدلی با دیگران است. اگر سعی کنید خود را جای آنها بگذارید، بهتر می‌توانید بفهمید که چگونه به آنها کمک کنید.

کلام آخر

امروزه تعداد زیادی پیام را در طول هر روز دریافت، ارسال و پردازش می‌کنیم، اما ارتباط مؤثر بسیار فراتر از اشتراک گذاری اطلاعات است. همچنین نکته قابل تعمق، درک احساسات پشت این اطلاعات است. تقویت مهارت های ارتباطی می‌تواند روابط را در زندگی شخصی و حرفه‌ای عمیق‌تر کرده و به ما در درک بهتر افراد و موقعیت‌هایی که روزانه رقم می‌خورند، کمک کنند. از طرفی مهارت های ارتباطی به ما کمک می‌کند تا از درگیری‌ها جلوگیری کرده و در نهایت منجر به تصمیم‌گیری بهتر و درست‌تر می‌شود.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد آموزش‌های مرتبط با ارتباطات به صفحه آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید.

با ما در ارتباط باشید. 

منابع: haiilo ، coursera  ، هیئت تحریریه مدیرنو

برچسب ها: تقویت انواع مهارت های ارتباطی در محیط کار