در این مقاله از مدیرنو؛ به اینکه ایزو 9001 چه نقشی در زنجیره تأمین دارد می‌پردازیم. در ادامه به اهمیت پیاده‌سازی زنجیره تأمین پایدار با استفاده از استاندارد ایزو خواهیم پرداخت. به‌عنوان کسی که با تأمین کننده‌ها در ارتباط است و احتمالاً مسئولیت تصمیم‌گیری خرید را بر عهده دارد، چطور اطمینان حاصل می‌کنید که تأمین کنندگان انتظارات شمارا درک کرده و به‌طور مداوم توانایی تأمین محصولات و خدمات مورد انتظار و خواسته شمارا دارند؟ محصولات و خدماتی که دارای ایزو 9000 یا 9001 هستند، چطور می‌توانند به شما کمک کنند؟ مقاله حاضر پاسخ سؤال های شمارا داده و به شما آموزش خواهد داد چطور بیشترین استفاده را از ایزو 9001 در زنجیره تأمین خود ببرید.
پیاده سازی زنجیره تامین پایدار با استفاده از استاندارد ایزو 9001
ایزو 9001 چیست؟
ایزو 9001 یک استاندارد بین المللی می‌باشد که الزامات موردنیاز سیستم مدیریت کیفیت را فراهم میکند. ایزو 9001 بخشی از خانواده استانداردهای منتشرشده توسط سازمان بین المللی استاندارد (ISO) می‌باشد که معمولاً به نام “سری ایزو 9000 “یا “خانواده ایزو 9000″ شناخته می‌شوند.
گاهی تأمین کنندگان شما بیان می‌کنند که ” گواهی ایزو 9000 ” دارند یا “سیستم مدیریت سازگار با ایزو 9000 “دارند. معمولاً این به این معنی است که آنها مدعی‌اند که سیستم مدیریت کیفیتی مطابق با الزامات ایزو 9001 دارا می‌باشند.
هدف ایزو فراهم آوری مجموعه‌ای از الزامات می‌باشد. که اگر به‌طور مؤثر پیاده‌سازی شود، این اطمینان را می‌دهد که تأمین کنندگان شما محصولات و خدماتی را ارائه می‌کنند که:
- مطابق با خواسته‌ها و نیازهای شما می‌باشد.
- مطابق با مقررات مربوطه می‌باشد.
رویکرد مبتنی بر ریسک
ایزو 9001 یک رویکرد مبتنی بر ریسک به کیفیت دارد. که طیف گسترده‌ای از موضوعات را پوشش می‌دهد، این موضوعات شامل تعهد مدیریت ارشد تأمین کننده شما، مشتری مداری، کفایت منابع، صلاحیت کارکنان، مدیریت فرآیندها (برای تولید، ارائه خدمات و مدیریت مربوطه و فرآیندهای پشتیبانی)، برنامه ریزی کیفیت، طراحی محصولات و فراهم آوری خدمات آن، بررسی سفارشات دریافتی، خرید، نظارت مناسب و اندازه گیری فرآیندهای آن و … می‌باشد.
همچنین بهره‌مند بودن از ایزو، این الزام برای تأمین کننده شما ایجاد میکند که بر کیفیت محصولات و خدمات ارائه‌شده نظارت داشته باشد.
ایزو 9001 به‌طور مشخص الزاماتی برای محصولات یا خدمات شما تعریف نمی‌کند. شما باید انتظارات یا نیازهای مرتبط را برای تأمین کنندگان خود شفاف کنید. به‌عنوان‌مثال، ممکن است شما به مشخصات خاصی از محصول یا خدمات، کاتالوگ‌ها یا دیگر اسناد مورد لزوم اشاره‌کنید.
“انطباق با ایزو 9001 ” به چه معنی می‌باشد؟
به این معنیست که تأمین کننده‌ی شما یک رویکرد سیستماتیک به مدیریت کیفیت ایجاد کرده. کسب و کار خود را مدیریت میکند تا نیازهای شما به‌وضوح برآورده شوند.
ایزو 9001 در انتخاب یک تأمین کننده چطور می‌تواند کمک کند؟
ایزو 9001 برخی الزامات موردنیاز برای فرآیند خرید را فراهم میکند. این الزامات، موضوعات زیر را بررسی می‌کنند:
الزامات را با توجه به اطلاعات خرید، برای درک تأمین کنندگان از خواسته‌های خود فراهم آورید. هر نوع تأیید مخصوصی که برای صحت عملکرد تطابق محصولات و خدمات تأمین کنندگان با خواسته‌های شما ممکن است موردنیاز باشد و هر نوع نظارت یا بازرسی که ممکن است در محل تأمین کننده موردنیاز باشد.
نقش شما به‌عنوان کارفرما در مشخص کردن خواسته‌های خود برای تأمین کنندگان از اهمیت بالایی برخوردار است. حتی ممکن است نیاز داشته باشید با کارکنان خود (به‌عنوان کاربران نهایی و واقعی) در فرآیند مشورت کنید. اگر این اتفاق نیفتد ممکن است محصول یا خدمتی را دریافت کنید که تمام الزامات بیان‌شده و الزامات قانونی را پوشش می‌دهد. اما برای کاربرد مورد نظر شما مناسب نیست. پس در ابتدا باید بر تعیین نیازهای مرتبط یا استفاده مورد نظر خود از محصول یا خدمات تمرکز کنید.
برای راهنمایی در انجام این کار می‌توانید موارد زیر را در نظر بگیرید.
- دقیقاً چه محصول یا خدمتی را خریداری می‌کنید؟
- چه تأثیری بر کسب و کار شما دارد؟
- اگر محصول یا خدمات موردنظر دچار مشکل باشد چه ریسک‌هایی برای شما ایجاد میکند؟
- چگونه از انطباق محصول یا خدمات دریافتی با الزامات خود اطمینان حاصل می‌کنید؟
- آیا در مورد عملکرد تأمین کننده و سطح شهرت آن اطلاعات دارید؟
- چه سطح از اطمینانی را در مورد توانایی‌های تأمین کننده نیاز دارید تا محصولات و خدمات منطبق بر پایه‌ی خواسته‌های شمارا تأمین کند؟
- آیا تأمین کننده محصولات و خدمات موردنیاز شمارا تحت پوشش سیستم مدیریت کیفیت خود دارد؟
چگونه می‌توانید از انطباق تأمین کننده خود با ایزو 9001 اطمینان حاصل کنید؟
راه‌های متفاوتی وجود دارد که تأمین کننده شما می‌تواند ادعا کند که سیستم مدیریت مطابق با الزامات ایزو 9001 دارد.
این راه‌ها شامل موارد زیر می‌باشند:
– ممیزی شخص اول: تأمین کننده توسط یک بیانیه، تأیید میکند که سیستم مدیریت مطابق با الزامات ایزو دارد. این بیانیه می‌تواند بر پایه ممیزی داخلی تأمین کننده یا ممیزی شخص دوم یا شخص سوم باشد.
– ممیزی شخص دوم
تأمین کننده شما به‌طور مستقیم می‌تواند از جانب مشتریان خود ارزیابی شود. (به‌عنوان‌مثال از جانب شما، یا مشتری دیگری که شما شهرتش را قبول دارید) که آیا سیستم مدیریت منطبق با الزامات ایزو 9001 و الزامات موردنظر شما دارد یا خیر.
-ممیزی شخص سوم (که اغلب به‌عنوان ممیزی صدور یا ثبت بیان می‌شود):
تأمین کننده شما یک شخص ثالث بی‌طرف (یک مرجع صدور یا ارزیابی) برای ارزیابی انطباق با الزامات ایزو 9001 استخدام میکند.
اعتماد زیاد ممکن است ناشی از این اصل باشد که برخی از مراجع صدور گواهینامه (ثبت) توسط مؤسسات معتبر ملی و بین المللی به رسمیت شناخته‌شده که استقلال و صلاحیت مرجع برای انجام فرآیند صدور گواهینامه را بررسی میکند.
تمام نهادهای اعتباربخشی معتبر تحت نظر انجمن اعتباربخشی بین المللی (IAF) قرار دارند.
توجه داشته باشید که ایزو 9001 به‌تازگی تجدیدنظر شده (سپتامبر 2015) و اگرچه دارای برخی تغییرات در مقایسه با نسخه 2008 می‌باشد. اهداف اصلی ثابت باقی‌مانده و برای انطباق با هر دو نسخه باید سطح‌های اعتماد مشابه در سیستم مدیریت کیفیت تأمین کننده خود ایجادکنید. IAF تا سپتامبر 2018 اعتبار هر دو استاندارد ایزو 9001:2008 و ایزو 9001:2015 را تأیید نموده.
آیا تأمین کنندگان می‌توانند ادعا کنند که محصولات یا خدماتشان منطبق با ایزو 9001 است؟
خیر. ایزو 9001 نشان می‌دهد که تأمین کنندگان سیستم مدیریت کیفیتی منطبق با الزامات ایزو 9001 دارند. همان‌طور که قبلاً بیان شد، این مدرک این اطمینان را به شما می‌دهد که تأمین کننده توانایی تأمین محصولات و خدماتی منطبق و سازگار با خواسته‌های شمارا دارد. ایزو 9001 تأمین کنندگان شمارا ملزم میکند که سطح رضایت مشتریان خود را (که شامل شما نیز می‌شود) ارزیابی کرده و بازخورد این اطلاعات را برای بهبود اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت خود استفاده کند.
اگر کارها درست پیش نرفتند چه‌کار کنیم؟
اگر شما از محصول یا خدمت خاصی که دریافت کردید راضی نبودید، در اولین قدم باید به تأمین کننده خود اطلاع دهید. این کار را به‌صورت طبیعی از طریق کانال‌های ارتباطی فنی و تجاری که با تأمین کننده خود انجام دهید. تأمین کننده مجبور می‌شود که درباره مشکل و شکایت شما تحقیق کرده و باید اقدام مناسبی در جهت عدم تکرار یا کاهش شانس تکرار دوباره این اتفاق انجام دهد. اگر بااین‌حال، بازهم از عملکرد کلی تأمین کننده ناراضی هستید (برای مثال: تأمین کننده به تولید محصول یا خدمات نامنطبق با خواسته شما ادامه می‌دهد، یا اقدام اصلاحی مناسبی جهت رفع مشکل انجام نمی‌دهد)، نشانه اینست که در سیستم کیفیت مشکل دارد.
شما باید بدانید که با توجه به پاسخی که دریافت می‌کنید می‌توانید شکایت خودرا از طریق مراحلی که در ادامه توضیح داده‌شده بیان کنید.
بیان شکایت
- اگر تأمین کننده شما یک سیستم مدیریت کیفیت بر مبنای الزامات ایزو 9001 داشته باشد، ملزم است که کانال‌های ارتباطی معین برای نظارت بر رضایت مشتری، به‌دست آوردن بازخورد از مشتری و رفع شکایات مشتری داشته باشد. شما باید یک شکایت‌نامه رسمی با استفاده از این کانال‌های ارتباطی برای تأمین کننده خود بفرستید.
- اگر هنوز هم از پاسخ دریافت شده از تأمین کننده خود راضی نیستید و اگر آنها توسط یک نهاد مستقل (شخص ثالث) گواهی تأیید ایزو 9001 دارند، می‌توانید موضوع را به مرجع صدور گواهی گزارش دهید. نام مرجع صدور موردنظر را می‌توانید از روی گواهی تأمین کننده خود پیداکنید. مرجع صدور در حین نظارت ممیزی سیستم مدیریت کیفیت درباره مشکل تحقیق کرده، یا در موارد حاد، ممکن است تصمیم به انجام تحقیقات خاص اضافی بگیرد.
- اگر پاسخ رضایت‌بخش از مرجع صدور گواهی دریافت نکردید و اگر مرجع صدور معتبر است، شکایت خود را به بدنه (نهاد) اعتبار بخشی مرجع صدور انتقال دهید. تمام جزییات نهاد اعتباربخشی در گواهی تأمین کننده شما وجود دارد. اگر در پیدا کردن این اطلاعات مشکل‌دارید، می‌توانید از لیست مؤسسات معتبر که از اعضای انجمن بین المللی اعتبار بخشی هستند در وب سایت IAF کمک بگیرید.
- اگر از پاسخ بدنه (نهاد) اعتبار بخشی راضی نیستید و این نهاد عضو انجمن بین المللی اعتبار بخشی می‌باشد. می‌توانید شکایت خود را به IAF ارجاع دهید.
به خاطر داشته باشید که هیچ‌کدام از موارد بالا بر روی حق قانونی شما به‌عنوان خریدار تأثیر نخواهد داشت. اگر موازی یا به‌جای راه‌های بالا اقدامات قانونی در برابر تأمین کننده خود انجام دهید، مناسب‌تر خواهد بود. این اقدامات قانونی از کشوری به کشور دیگر متفاوت است.
به‌طور خلاصه:
ایزو 9001 مبنای سازمان‌هاست. برای اینکه بتوانند نشان دهند که توانایی مدیریت کسب و کار خود را برای رسیدن به محصولات و خدمات با کیفیت پایدار دارند. راه‌های متعددی وجود دارد که تأمین کنندگان می‌توانند ادعا کنند که با ایزو 9001 انطباق دارند. شما باید اطمینان حاصل کنید که روش انتخاب‌شده توسط تأمین کننده، اطمینان موردنیاز شمارا فراهم میکند. اگر از کارایی تأمین کننده خود رضایت ندارید، باید بازخورد مناسب به تأمین کننده خود ارائه دهید. یادگیری از شکایات به بهبود عملکرد در سازمان‌ها کمک میکند و این هدف ایزو 9001 است.
منبع: iso
