نحوه تذکر دادن به کارمند چگونه است؟

در این مقاله از مدیرنو به ریتم و نحوه تذکر به کارمند می‌پردازیم. دانستن نحوه تذکر به کارمند و کنترل کارمندان نقش بسزایی در مدیریت درست منابع انسانی سازمان و مجموعه شما دارد. نحوه مدیریت کارکنان مشکل ساز و تذکر به کارمند که توصیه‌ها و تذکرات شما را قبول نمی‌کنند یا به دستورالعمل‌ها گوش نمی‌دهند، چگونه است؟

اکثر مدیران و صاحبان مشاغل از برخورد با کارمندی که دستورالعمل‌ها را رعایت نکرده، طفره می‌روند. چرا؟ همان‌طور که در پادکست و مقاله نحوه ارائه بازخورد گفتیم، حتی مدیران کارکشته هم در ارائه بازخورد و نحوه رسیدگی به نافرمانی‌های کارکنان با مشکل مواجه می‌شوند.

با این حال، ضروریست قبل از اینکه نافرمانی‌ها و عدم رعایت قوانین و مقررات توسط برخی کارمندان، تبدیل به بحران‌های داخلی شوند، به موضوع مهم ” نحوه تذکر به کارمند” بپردازیم. بنابراین، درک تکنیک‌های مختلف برای رسیدگی به نافرمانی و نحوه تذکر به کارمند ضروریست.

تذکر به کارمند چیست؟

تذکر شفاهی در محل کار برای تنبیه کارکنانی که یک یا چند سیاست شرکت شما را نقض کرده‌اند یا رفتار غیرقابل قبولی در محل کار از خود نشان داده‌اند استفاده می‌شود. این شرایط نیاز به اقدام و مکاتبه فوری دارد تا به کارمند بفهمانید که رفتار یا عملکرد آنها مطابق با استانداردهای شرکت نیست. این معمولاً اولین گام در فرآیند انضباطی است و به کارمند فرصتی می‌دهد تا عملکرد یا رفتار خود را قبل از انجام اقدامات شدیدتر بهبود بخشد.

دلایل رایج برای اخطار شفاهی در محل کار

برخی از دلایل رایج برای صدور هشدار شفاهی در محل کار عبارتند از:

• غیبت: کارمندی که مرتباً غیبت می‌کند به بهره‌وری سازمان شما آسیب می‌رساند و هزینه‌های شما را افزایش می‌دهد. به گفته بنیاد CDC، غیبت هر ساله برای شرکتهای آمریکایی 225.8 میلیارد دلار هزینه دارد. در مورد غیبت‌های مکرر با کارمند صحبت کنید و برای بهبود حضور آن برنامه‌ریزی کنید.
• عملکرد ضعیف: کارمندی که به اشتباهات مشابه ادامه می‌دهد، به عنوان یک عضو تیم کار نمی‌کند، ضرب الاجل ها را از دست می‌دهد یا انگیزه‌ای در کار ندارد، ممکن است برای بهبود نیاز به هشدار شفاهی داشته باشد.
• نادیده گرفتن مراحل ایمنی: نادیده گرفتن مراحل مهم ایمنی کارمند، سایر کارگران و شرکت شما را در معرض خطر قرار می‌دهد. ابتدا یک هشدار شفاهی برای یادآوری اهمیت ایمنی به کارمند بدهید.
• شکستن خط مشی های شرکت: شما خط مشی‌ها و رویه‌های شرکتی دارید که انتظار دارید همه کارمندان از آن پیروی کنند. برای اولین تخلف، اخطار شفاهی می‌تواند به اصلاح مشکل کمک کند.

علاوه بر اینکه غیبت مکرر کارمند هزینه برای سازمان شما دارد که نظم کلی کارکنان شما را دچار چالش کرده و موجب شکایت و نارضایتی دیگر کارمندان هم خواهد شد.

 

نحوه و گام‌های تذکر به کارمند

اما نکاتی برای شما در هنگام تذکر به کارمند به عنوان مدیر

1- مشکل را نادیده نگیرید.

اگر کارمندی مشکلی ایجاد می‌کند (حتی غیرعمد)، بسیار مهم است که به‌سرعت به این موضوع رسیدگی کنید.

با نادیده گرفتن مشکل به این امید که مشکل خودبه‌خود حل شود، نه تنها خود را در موقعیت بدتری قرار می‌دهید بلکه به کارکنان مشکل ساز نیز اجازه تکرار و اشاعه چنین وضعیتی را می‌دهید. چنین نگرش و انتخابی می‌تواند برای سایر افرادی که در شرکت شما کار می‌کنند هم مشکل‌ساز باشد و گره‌ای که به‌سادگی قابل باز شدن بود را تبدیل به مشکلی لاینحل کند. (سندرم سیب گندیده). و مدیریت کارکنان مشکل ساز را برای شما سخت‌تر و سخت‌تر کند. بنابراین، بهترین روش در تذکر به کارمند اینست که در اولین و مناسب‌ترین فرصت و در فضایی کاملاً خصوصی، در مورد موضوع با کارمند موردنظر صحبت کنید.

هیچ‌وقت هیچ نقدی را جلوی سوم شخص به کسی منتقل نکنید، خصوصاً کارمندانتان را در حضور دیگر کارمندان نقد نکنید.

خروجی نقد در حضور سوم شخص عموماً (به عقیده نویسنده “همیشه”) کم اثر یا بی‌اثر میباشد و مخاطب را وارد حالت دفاعی می‌کند. و هر آدمی در حالت دفاعی خود پذیرای نقد نبوده و احتمالاً به محتوای شما گوش هم نمی‌دهد. پس اینبار که خواستید تذکر به کارمند بدهید یا نقدی واردکنید، بدون توجه به زمان و فضای مناسب دست به اقدامی نزنید.

2- ریشه مشکل را پیدا کنید.

مهم‌ترین بخش از تذکر به کارمند کنترل خود در هنگام صحبت با او و مؤدبانه و محترمانه رفتار کردن است.

در تذکر به کارمند در کنار محترمانه صحبت کردن باید مطمئن شوید که هدف و پیام خودرا به‌طور شفاف و مؤثر بیان کنید. اگر در پایان جلسه کارمند مورد نظر متوجه اصل پیام شما نشده باشد، بخش یا بخش‌هایی از مکالمات شما برایش گنگ و مبهم بوده باشد، خروجی جلسه شما مطلوب نبوده و قاعدتاً شما هم به هدف مورد نظر نخواهید رسید.

در طول مکالمه، سعی نمایید ریشه مشکل را کشف کنید. به کارمند این فرصت را بدهید تا داستان را از زاویه خود تشریح کند. چون زاویه تشریح شده، شاید بعد جدیدی از ماجرا را برایتان نمایان سازد. یادتان باشد نحوه کنترل کارمندان ارتباط مستقیمی با نحوه رفتار شما دارد.

از طرفی در تمام طول جلسه تان باید به این سؤال پاسخ دهید که:

*آیا مشکل، از دانش است یا نگرش؟

شاید مسئله‌ای را که فکر می‌کردید ناشی از یک نگرش منفیست می‌تواند نتیجه آموزش ضعیف یا ناکافی باشد، چیزی که شاید ناشی از کوتاهی یا قصور کارمند نبوده باشد. شاید کارمندانتان بی‌اطلاع بوده یا آموزش لازم را ندیده باشند. در نتیجه، کارمندتان واقعاً نمی‌دانست که کاری که انجام می‌دهد اشتباه است.

برای کسب اطلاع بیشتر در مورد آموزش کارکنان به صفحه آموزش درون سازمانی مراجعه نمایید.

بنابراین، قبل از هرگونه تصمیم و اقدامی در مورد نحوه تذکر به کارمند، ابتدا باید مشخص کنید که واقعاً چه کسی مقصر است: کارمند یا خود شرکت. چون امکان دارد مشکل از فرآیندها یا عدم شفافیت در بایدها و نبایدهای شرکت بوده باشد، که در این صورت باید برنامه ریزی لازم را برای برطرف کردن چنین چالشی در دستور کار قرار دهید.

3- مسیر درست را تعیین کنید.

هیچ نسخه کلی و واحدی برای چگونگی روند صحیح نحوه تذکر به کارمند وجود ندارد. این به این معنیست که شما باید بهترین قضاوت خودرا به‌عنوان یک مدیر به‌کار ببرید و به صلاحدید و اقتضای شرایط، راه حلی بیابید. اگرچه پایبندی به سیاست‌های شرکت و نحوه تذکر به کارمند اهمیت دارد، اما قضاوت منصفانه نیز به همان اندازه مهم است. قوانین مهم هستند، اما شهود شما نیز اهمیت دارد.

به‌عنوان‌مثال، آیا کارمندتان مکرراً دست به خطا و کم کاری میزند؟ مشکل کارمند ریشه در نگرش‌هایش دارد؟ یا امکان دارد یک کارمند کارآمد و وفادار به دلیل ضعف در آموزش و شفاف سازی دچار چنین اشتباهی شده باشد؟ مشکل کارمند در آموزش‌های لازم است؟

همان‌طور که می‌دانید “مجازات باید با جرم مطابقت داشته باشد”.

اگر برای کارمندی که متوجه اشتباهش نشده مجازات سختی وضع نمایید، در واقع وضعیت را بدتر می‌کنید. کارمندانی که احساس می‌کنند با آنها ناعادلانه رفتار شده ، احتمالاً از وضعیت خودشان رنجیده‌اند و در نتیجه امکان دارد وفاداری آنها به شرکت شما آسیب ببیند. هر تصمیمی را که برای کم کاری یا اشتباه کارمند در نظر می‌گیرید، حتماً آن را به‌طور واضح و در زمان مناسب برای کارمند توضیح دهید.

چنین اقدامی به آن‌ها کمک می‌کند دو چیز را درک کنند:

• اول، آنها می‌دانند که انتظار شما برای اصلاح وضعیت چیست و باید چه کاری انجام دهند.
• دوم، (که از اهمیت بالایی هم برخوردار است) آنها متوجه چرایی اتخاذ چنین تصمیمی از سوی شما می‌شوند.

با وجود اینکه امکان دارد کارمندتان تصمیم شما را دوست نداشته باشد، اما کمک به آنها برای درک چرایی و چگونگی اقدامتان اغلب می‌تواند باعث کاهش احساس رنجش کارمند شود. اگرچه برای مدیران، تذکر دادن به کارمندان هرگز موضوعی دل‌چسب نیست. اما این کار را به خاطر بقا و توسعه شرکت خودتان انجام دهید.

قبل از هر چیز وضعیت را با ارزیابی پارامترهای کلیدی مثل؛ خط مشی شرکت، نظرات کارمند و قضاوت خود به‌عنوان مدیر شروع کنید.

به خاطر داشته باشید که نحوه تذکر به کارمند به این دلیل از اهمیت بالایی برخوردار است که می‌تواند باعث عمیق‌تر شدن یا کم رنگ شدن ارتباط شما با تیم پرسنلی‌تان شود. امیدواریم این مقاله با استفاده از راهکارهایی از مدیریت کارکنان مشکل ساز موجب جلوگیری از بروز مجدد چنین مشکل‌هایی در سازمانتان شود. تا بتوانید روی تقویت تیم خود تمرکز کرده و با نحوه درست کنترل کارمندان شرکت خود را تقویت کنید.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص مدیریت بهتر کارکنانتان به صفحه ارزیابی عملکرد کارکنان مدیرنو مراجعه فرمایید. 

جهت آموزش کارکنان و یا انجام مصاحبه استخدامی با ما در ارتباط باشید.

منابع:  indeed و andrewjensen و هیئت تحریریه مدیرنو