نقش فرآیند مدیریت ریسک در پیشرفت سازمان

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on print
Share on email
Share on telegram

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به نقش فرآیند مدیریت ریسک در پیشرفت سازمان می‌پردازیماستراتژی‌های مؤثر و کارآمد در فرآیند مدیریت ریسک به سازمان شما کمک می‌کنند تا ضعف‌ها، قدرت‌ها، فرصت‌ها و تهدیدها را شناسایی کنید. با پیش بینی اتفاقات غیر منتظره و برنامه ریزی برای آن، سازمان می‌تواند آمادگی لازم در صورت وقوع اتفاقات را داشته باشد.

 برای تضمین موفقیت سازمان و مدیریت ریسک، روش‌های مقابله و رفع خطرات بالقوه را تعریف کنید. تا بتوانید از مشکلات دوری نموده و یا قبل از وقوع، آنها را شناسایی کنید. و در صورت بروز اتفاقات، اثرات آنها را کاهش دهید. یک سازمان موفق می‌داند که فرآیند مدیریت ریسک از اهمیت بالایی برخوردار است. چراکه رسیدن به اهداف سازمان، وابسته به برنامه ریزی، آماده سازی، نتایج و ارزیابی نتایج می‌باشد.

۱– برنامه ریزی در فرآیند مدیریت ریسک

برنامه ریزی مدیریت ریسک برای موفقیت سازمان به‌وسیله تهیه لیستی از خطرات و ریسک‌های داخلی و خارجی می‌باشد. این برنامه ریزی به‌طور معمول شامل شناسایی ریسک‌ها، احتمال وقوع، تأثیر بالقوه و اقدامات پیشنهادی جهت رفع مشکلات می‌باشدریسک‌های کم‌خطر معمولاً بر روی هزینه، برنامه و یا عملکرد تأثیر نداشته و یا تأثیر کمی دارد.

ریسک‌هایی با خطر متوسط باعث افزایش هزینه، اختلال در برنامه ریزی و یا تخریب عملکرد می‌شود. درنهایت ریسک‌هایی با خطر بالا باعث افزایش قابل‌توجه بودجه موردنیاز، اختلال زیاد در برنامه و ایجاد مشکلات زیاد در عملکرد می‌شود.

۲- آماده سازی در فرآیند مدیریت ریسک

برای اینکه اطمینان حاصل شود که سازمان در مسیر اهداف قرار دارد، مدیران ارشد اهداف را سایر ذینفعان و اعضای تیم ارتباط می‌دهند. این کار انتظارات افرادی که تحت تأثیر اهداف قرار دارند را پوشش داده و درنهایت تضمین می‌کند که سازمان در مسیر اهداف خود قرار داشته و اختلال در مسیر رسیدن به آنها به وجود نمی‌آید.

با شناسایی و برخورد با خطرات بالقوه پیش رو، این اطمینان به سازمان داده می‌شود که کارکنان در زمان بروز چالش‌ها و اختلالات، به‌طور مؤثر می‌توانند پاسخگو باشند.

در جهان سریع امروز، ریسک‌ها به‌سرعت در حال تکامل هستند. بنابراین با مدیریت ریسک اطمینان پیدا می‌کنیم که تهدیدها را حداقل کرده و از حداکثر فرصت‌ها استفاده می‌کنیم. برای آشنایی بیشتر با مدیریت ریسک، مقاله “مدیریت ریسک به چه معناست؟ ” از مدیران نواندیش، را مطالعه فرمایید.

۳– نتایج در فرآیند مدیریت ریسک

با تعریف فرآیند مدیریت ریسک در سازمان، احتمال موفقیت دررسیدن به اهداف در زمان مقرر و با بودجه تعیین‌شده، به‌وسیله به حداقل رساندن و یا حذف خطرات، افزایش می‌یابد.

زمانی که استراتژی مدیریت ریسک در سازمان وجود نداشته باشد، سازمان در معرض مشکلات قرارگرفته و آسیب پذیر می‌شوداستراتژی‌های مؤثر در فرآیند مدیریت ریسک این اجازه را به سازمان می‌دهد تا سود خود را افزایش داده و هزینه‌های ناشی از فعالیت‌هایی که بازگشت سرمایه ندارد را کاهش دهد. با تجزیه و تحلیل دقیق و اولویت بندی کارهای در حال انجام از طریق مدیران و رهبران کارآمد، شانس دستیابی به اهداف افزایش پیدا می‌کند.

۴– ارزیابی در فرآیند مدیریت ریسک

با ارزیابی مناسب درصد موفقیت اهداف خود می‌توانید از نتایج به‌دست‌آمده در تدوین اهداف جدید استفاده نموده و فعالیت‌هایی را به کار ببرید که به کاهش مشکلات منجر شده و از فرصت‌های موجود با توجه به نقاط قوت سازمان استفاده نمایید.

به‌عنوان‌مثال اگر سازمان شما ارائه دهنده و توسعه دهنده یک برنامه آموزشی برای آگاهی در مورد امنیت اینترنت، ویروس‌ها، سرقت اطلاعات و… باشد، اندازه گیری تماس‌های دریافتی در مورد مشکلات می‌تواند راهنمای خوبی برای  ارزیابی عملکرد سازمان باشد. اگر تعداد آنها کم باشد، می‌توانید به‌طور منطقی برداشت کنید که پیش بینی شما در مدیریت ریسک درست بوده اما اگر نه، باید در برنامه‌های آموزشی خود تجدید نظر کنید.

چگونه برنامه ایجاد کنیم؟

در یک سازمان احتمال از بین بردن تمامی خطرات مالی و یا فیزیکی وجود ندارد، اما از طریق برنامه ریزی مناسب می‌توان خطرات را به حداقل رساند. یک برنامه مدیریت ریسک مناسب کمک می‌کند تا خطرات را شناسایی و مشخص کرده و از تبدیل شدن آنها به مشکلاتی که به علت تأخیر در تولید، توزیع یا فروش هزینه و زمان زیادی را هدر می‌دهند، جلوگیری کنید.

یک برنامه سیستم مدیریت ریسک شامل ابزارها و روش‌های تجزیه و تحلیل می‌باشد که برای به حداقل رساندن تاخیرات و اجتناب از خطرات بالقوه به سازمان‌ها کمک می‌کند.

۱– لیستی از ریسک‌های بالقوه تهیه کنید:

حتی جزئی ترین آنها می‌تواند به شما کمک نموده و راهنمای خوبی برای شما باشد، درست است که خیلی ساده به نظر می‌رسد اما با توجه به‌سادگی، کلید اصلی فرآیند مدیریت ریسک می‌باشد که خیلی از کسب و کارها از آن غافل می‌شوند.

برای مثال: یک دسته بندی  برای بخش مالی ایجاد کنید، تمام ریسک‌های بالقوه در این محدوده را لیست کنید، از ابزارهای تحلیلی مانند PEST – که بخش‌های سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، و تکنیکی را پوشش می‌دهد– برای کمک به شناسایی و تعیین تمامی ریسک‌ها در تمامی مراحل فرآیند استفاده کنید. فرآیند بازاریابی و فروش ممکن است شامل توسعه محصول، قیمت گذاری، تولید، ارتباطات، فروش، ارائه محصولات آزمایشی، کسب اعتماد مشتری و … باشد.

۲– وقتی محدوده ریسک‌های بالقوه را مشخص کردید، یک جدول ایجاد کنید:

جدول ایجادشده باید به تفصیل ریسک‌های بخش‌های مختلف سازمان را پوشش دهد. به‌عنوان‌مثال دو ستون در نمودار خود با عنوان ” ریسک ” و ” ریسک‌های بالقوه ” ایجاد کنید. در ستون ریسک می‌توانید لیستی از ” محدوده و پیچیدگی سازمان “، ” تکنولوژی “، “نیروی انسانی و فرهنگ سازمانی” تهیه و در ستون ” ریسک‌های بالقوه” خطرات شفاف و مشخص را لیست کنید.

مانند “محدوده‌ای از سازمان که قابل درک و پیش بینی نیست”، ” تکنولوژی‌های غیر قابل اعتماد و نامعلوم” و “منابع ناکافی”. این کار را برای ریسک‌های بالقوه در تمامی بخش‌ها، از تمام جنبه‌ها و در تمام مراحل فرآیندها انجام دهید.

۳– یک احتمال برای ارزیابی ریسک‌های شناسایی‌شده تعیین کنید:

این احتمال از طریق تجزیه و تحلیل سناریوهای محتمل و ارزیابی اینکه وقوع هر ریسک چه تأثیری بر اهداف، فرآیندها یا سازمان خواهد داشت به‌دست می‌آید.

احتمال وقوع هر ریسک را می‌توانید با تجزیه و تحلیل داده‌های اخذشده از ذینفعان، نمایندگی‌ها، مدیران پروژه، مهندسان تولید، کارکنان بازاریابی و فروش، کارگران و حتی مشتریان، تخمین بزنید. هر یک از این افراد ممکن است قادر به ارائه اطلاعات ارزشمندی در مورد خطرات بالقوه در محدوده خود با توجه به تجربه و تخصص خود باشندبر اساس این سناریوها می‌توانید با تهیه یک لیست یا استفاده از کدهای رنگی سطح شدت خطرات را مشخص کنید.

۴– مشخص کنید که چه کسی مسئول هر محدوده‌ای از ریسک‌هاست:

مشخص کنید چه شخص یا واحدی اجازه استفاده از منابع و بودجه موجود را برای مقابله با ریسک‌های بالقوه مانند تأخیر در خط تولید یا حمل و نقل را دارد.

یک “تاریخ انجام” برای ریسک‌هایی که حساس به زمان هستند و زمان در آنها اهمیت بالایی دارد، مانند تأمین بودجه، تسریع در حمل و نقل و یا مرجوع کردن کالای آسیب پذیر، اختصاص دهید. در این نقطه باید مشخص کنید که آیا ریسک موردنظر ارزش هزینه برآورد شده برای جلوگیری از آن را دارد یا نه.

برای مثال اگر تکنولوژی شما برای تولید محصول خاص آماده نیست، هزینه مواد اولیه بسیار بالا است و یا زنجیره تأمین شما مانند حمل و نقل، گمرک و… امن نیست درنتیجه ممکن است تصمیم بگیرید پروژه را به تأخیر بیاندازید.

۵- پیگیری و نظارت بر ریسک ها:

ریسک‌ها را پیگیری و بر آنها نظارت داشته باشید، تا در زمان مناسب بتوانید  اقدام مناسب را در مقابل آنها انجام دهید. ازجمله راه‌های نظارت بر ریسک‌ها تهیه جدول کنترلی می‌باشد. برای ریسک‌ها ستون کنترل را اضافه و در زیر آن اقدام اصلاحی متناسب با آن ریسک، مدت زمان اقدام، تاریخ شروع و پایان را مشخص کنید.

۶– یک برنامه ریزی مناسب برای پاسخ به هر ریسک انجام دهید.

وقتی تمام ریسک‌های بالقوه در تمام مراحل فرایندها را لیست کردید، برای چگونگی رفع هر احتمال، تصمیم گیری و برنامه ریزی کنید.

موارد زیر را در فرآیند مدیریت ریسک نظر بگیرید:

  • کاهش ریسک: در مورد اتفاقات قابل کنترل.
  • قبول ریسک: یک برنامه مشخص برای پاسخ به مشکل.
  •  انتقال ریسک: مانند استفاده از خدمات بیمه یا تضمین ورود یک محصول یا خدمت.
  •  بهره برداری از ریسک: اگر این ریسک به‌عنوان یک فرصت برای پیشبرد اهداف سازمان باشد.
  • جلوگیری از ریسک: تصمیم گیری می‌شود که انجام یک برنامه خاص به نفع دوام سازمان نبوده و بهتر است متوقف شود.
0 0 نظر
رتبه مقاله
اشتراک
اطلاع از
0 نظر
Inline Feedbacks
مشاهده همه نظرات
0
افکارتو دوست دارم. لطفا کامنتش کن!x
()
x