در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به راهکارهای ارزیابی عملکرد و افزایش بهره‌وری منابع انسانی می‌پردازیم. متأسفانه در بیشتر سازمان‌های ایرانی، تنها ارزیابی عملکرد منابع انسانی صورت می‌گیرد (که البته کیفیت ارزیابی‌ها هم جای تأمل دارد).
ارزیابی و مدیریت عملکرد منابع انسانی
مدیریت عملکرد در کمتر سازمانی اتفاق می‌افتد. یعنی در کمتر سازمانی از ارزیابی‌های به‌عمل‌آمده به‌صورت کاربردی و اجرایی جهت افزایش بهره‌وری منابع انسانی استفاده می‌شود. درصورتی‌که بخواهیم اهمیت بررسی عملکرد و افزایش بهره‌وری منابع انسانی را توصیف کنیم، شاید بد نباشد به گفته هنریش فون پیرر، یکی از مدیران عامل زیمنس اشاره‌کنیم که “موفقیت هر سازمانی به عملکرد منابع انسانی آن بستگی دارد.”
“در عالم تئوری، فرآیند بازبینی عملکرد، تعامل مثبت بین مدیران و کارکنان برای نیل به حداکثر عملکرد است. ولی در عالم واقعی، مثل اینست که سنجاب مرده‌ای در حیاط خانه خودتان پیداکرده و احساس کنید بهترین راه‌حل آنست که آن را به پشت‌بام همسایه پرتاب کنید.” (اسکات آدامز- کتاب اصول دیلبرت). این جمله بدان معناست که پس از ارزیابی عملکرد، کسی مسئولیت شکست‌ها را به عهده نمی‌گیرد.
به خاطر داشته باشید مدیریت و بهبود بهره‌وری منابع انسانی، تنها منوط به یک شخص خاص همچون مدیرعامل یا مدیر منابع انسانی نیست، بلکه فرآیندیست که تمامی مدیران بخش‌ها و قسمت‌های سازمان باید در آن سهیم باشند.
مشاهده‌شده که در بیشتر سازمان‌ها، همین برداشت اشتباه باعث شده تا مدیران و سرپرستان بخش‌های مختلف زمان زیادی برای بررسی و ارزیابی عملکرد همکاران خودشان اختصاص نداده و این کار را کاری عبث و بیهوده قلمداد می‌کنند. (به‌عنوان‌مثال، مدیر فرم‌های ارزیابی ۱۰ همکار خودش را طی ۱۵ دقیقه تکمیل می‌نماید!)
منابع انسانی اصلی‌ترین سرمایه هر کسب و کار است. هر کسب‌وکاری در مسیر تحقق مأموریت، اهداف و همچنین اجرای استراتژی‌هایش باید اقداماتی را درزمینه مدیریت منابع انسانی انجام دهد. در مقاله ” مقدمه‌ای بر مدیریت منابع انسانی در سازمان ” به توضیح این مبحث پرداخته‌ایم.
بد نیست توضیح مبسوطی از مدیریت عملکرد داشته باشیم تا بیشتر با ماهیت آن آشنا شویم:
” مدیریت عملکرد، فرآیند مستمر شناسایی، اندازه‌گیری و توسعه عملکرد افراد، تیم‌ها و همسو کردن آنان با اهداف استراتژیک سازمان میباشد: بنابراین مستلزم هدف‌گذاری، مشاهده عملکرد، مربی‌گری و ارائه بازخورد به‌طور مستمر بوده تا عملکرد منابع انسانی در راستای اهداف سازمان قرار گیرد.”
با توجه به توضیح فوق، متوجه تفاوت آن با سیستم‌های ارزیابی عملکرد رایج در سازمان‌ها می‌شویم. سیستمی که تنها سالی یک بار انجام‌شده و در آن خبری از استمرار، بازخورد و افزایش بهره‌وری منابع انسانی از طریق مربی‌گری نیست و تنها یک سیستم ارزیابی عملکرد میباشد که ارزش‌افزوده برای کسب‌وکارمان ندارد.
پیش‌زمینه مدیریت عملکرد، تبیین اهداف و نتایج موردنظر سازمان است. تا بتوانیم به‌تناسب میزان دست‌یابی منابع انسانی در بازه‌های زمانی مشخص، بررسی و اقدامات لازم را انجام دهیم.
توجه شمارا به پادکست زیر در خصوص ارزیابی عملکرد منابع انسانی جلب می‌نماییم:
بررسی تجارب شرکت‌های موفق نشان می‌دهد که مدیریت عملکرد، نتایج مثبت زیادی به همراه دارد. اول اینکه افراد شناخت خوبی از خود، و مدیران شناخت خوبی از منابع انسانی خود به‌دست آورده و درنتیجه روابط بهتری باهم برقرار می‌کنند. دوم، موجب انگیزش کارکنان شده و موفقیت‌های گذشته، موتور محرکه موفقیت‌های آینده می‌شود.
سوم، ارائه بازخورد واقعی باعث بالا رفتن اعتمادبه‌نفس، خودباوری و افزایش منزلت اجتماعی فرد در سازمان می‌شود. چهارم، ارتقا و پاداش بر اساس سیستم برابری و عدالت داده می‌شود. نهایتاً پنجم، اهداف سازمانی روشن‌تر و انتظارات از هرشغل و فرد مشخص‌تر می‌شود. و نتیجه این فرآیند فراهم شدن زمینه بهبود عملکرد و مهارت‌ها در راستای اهداف سازمانی، رضایت ارباب‌رجوع و مشتریان می‌شود.
عمده‌ترین تفاوت بین مدیریت عملکرد و سیستم ارزیابی متداول در برنامه و اقدامات اصلاحی و توسعه‌ای بعداز آنست. برای درک بهتر از فرآیند کلی سیستم مدیریت عملکرد به چارت زیر توجه نمایید:
مشارکت در ارزیابی عملکرد منابع انسانی
توصیه می‌شود کارکنان و مدیران هردو در ارزیابی عملکرد منابع انسانی مشارکت داشته باشند. این مشارکت تنها در مرحله‌ای خاص صورت نمی‌گیرد، بلکه در تمامی فرآیند مدیریت عملکرد دخیل بوده و مشارکت حداکثری منابع انسانی را به بار می‌آورد.
دلیل اصلی پافشاری در مشارکت کارکنان اینست که، موجب تعهد و اعتمادسازی آنان شده و مشارکت مدیران موجب ارزشمندتر شدن فرآیند و مشخص شدن درجه اهمیت و حمایت فرآیند از جانب مدیران خواهد شد.
ارزیابی عملکرد منابع انسانی
پس از تبیین سیستم عملکرد و اجرای آن، نوبت به ارزیابی عملکرد می‌رسد. یکی از مشکلات اصلی در این مرحله عدم تمایل مدیران به ارائه بازخورد شفاف به پرسنل میباشد. خصوصاً زمانی که عملکرد منفی بوده و ضروریست با ارائه بازخورد و مشخص شدن دلایل، راهکارهای افزایش بهره‌وری منابع انسانی حاصل گردد.
سازمان و بالطبع مدیران آنها باید شناخت کافی و مبسوطی از وضعیت عملکردی همکارانشان داشته باشند. یعنی بدانند هرفرد در مجموعه از چه توانمندی و ضعف‌هایی برخوردار است.
فرآیند مدیریت عملکرد باعث روشن شدن وضعیت همکاران شده و مشخص می‌کند که نیازمند چه تغییراتی در جهت رشد و توسعه آنان هستیم. تا میزان بهره‌وری منابع انسانی افزایش یابد.
بر اساس توزیع نرمال در هرسازمانی، ۲۰ درصد کارکنان به‌عنوان افرادی که عملکردی فراتر از انتظار دارند. ۷۰ درصد به‌عنوان افرادی که انتظارات را برآورده می‌کنند و ۱۰ درصد به‌عنوان کسانی که عملکرد پائینی دارند، رتبه‌بندی می‌شوند.
افزایش بهره‌وری منابع انسانی
با مشخص شدن وضعیت کارکنان، می‌توانیم تصمیم‌گیری بهینه‌تری در خصوص افزایش بهره‌وری منابع انسانی داشته باشیم. جک ولش مدیرعامل سابق جنرال الکتریک از این روش استفاده می‌کرد. او آخر هرسال کسانی را که جزء ۱۰ درصد بودند و عملکرد خودشان را بهبود نمی‌دادند از شرکت اخراج می‌کرد. همین غربالگری مداوم باعث یکدست شدن منابع انسانی‌تان و درنتیجه افزایش بهره‌وری و اثربخشی کسب‌وکارتان می‌شود.
گاهی اوقات معیارهای مدیریت و سنجش منابع انسانی به‌وسیله‌ی افراد حرفه‌ای حاضر در تجارت نادیده گرفته می‌شوند. آنها تصور می‌کنند که تعامل و استفاده از کارکنان امری پیچیده و دشواراست.
اما معیارهای مدیریت و سنجش منابع انسانی می‌تواند نقاط ضعف و قدرت یک شرکت را برملا کند. و به شما اجازه می‌دهد تا متوجه شوید که کدام بخش‌ها برای تقویت شدن نیاز به تمرکز دارند و روی کدام بخش‌ها باید سرمایه‌گذاری نمایید. در مقاله “۱۰ پارامتر برتر سنجش منابع انسانی ” از مدیرنو، به نکات مهم در این خصوص پرداخته‌ایم.
سنجش منابع انسانی از طریق محاسبه‌ی هزینه‌ی دقیق به‌کارگیری هریک از کارمندان جدید برای ارزیابی کسب‌وکار شما و ابداع استراتژی‌ها، ارزشمند میباشد.
یکی از بخش‌های حیاتی و حساس در فرآیند مدیریت عملکرد، ارائه بازخورد و بحث و تبادل‌نظر در حوزه بهبود عملکرداست.
مدیران غالباً در ارائه بازخورد سه رویکرد دارند:
- بازخورد مثبت
- بازخورد منفی
- عدم ارائه بازخورد
بهترین نوع بازخورد، گزینه اول یعنی ارائه بازخورد مثبت می باشد. چون اکثر افراد بازخورد مثبت را به بازخور منفی ترجیح می‌دهند ولی این به این معنا نیست که بازخورد منفی اثر انگیزشی مثبتی ندارد.
حتی در بعضی مواقع بازخور منفی اثر انگیزشی بیشتری نسبت به بازخورد مثبت دارد، ولی ارائه بازخورد منفی باید تابع شرایط خاصی باشد: ۱– تهدیدکننده نباشد ۲– امنیت خاطر پرسنل را بر هم نزند ۳– خودباوری و اعتمادبه‌نفس فرد را تحت‌الشعاع قرار ندهد.
اما بدترین و متأسفانه رایج‌ترین نوع تعامل مدیران در حوزه بازخورد، عدم ارائه بازخورداست. که بیشترین لطمات وارده به سازمان را به بار می‌آورد. پرسنل ترجیح می‌دهند بازخورد منفی دریافت کنند اما هیچ‌گاه با بی تفاوتی مدیرانشان مواجه نشوند.
با نگاهی به شرکت‌های موفق و پیشرو در سطح بین‌المللی متوجه می‌شویم که شرکت‌های مزبور همگی شامل سیستم‌های مدیریت عملکرد بوده و نسبت به اجرای آن و درنتیجه بهبود بهره‌وری منابع انسانی پایبندند.
به‌عنوان‌مثال در شرکت ولزفارگو (شرکت هلدینگ خدمات مالی و بانکداری آمریکایی) سه هشدار غیررسمی، رسمی و نهایی به فرد در صورت عملکرد نامطلوب داده می‌شود و تکرار این وضعیت پس از هشدار سوم موجب اخراج خواهد شد.
