قبل از اخراج کارمند چه اقداماتی باید انجام دهید؟

Share on whatsapp
Share on print
Share on email
Share on twitter
Share on telegram

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به اینکه قبل از اخراج کارمند چه اقداماتی باید انجام دهید می‌پردازیم. به هنگام اخراج کارمند ، اتخاذ یک تصمیم درست بسیار دشوار است. تصور کنید یک کارمند را که برای دستیابی به مقاصد و اهدافتان دارای صلاحیت کافی بوده را استخدام کرده‌اید.

اقدامات لازم برای اخراج کارمند

اما در طول چند ماه گذشته، متوجه شده‌اید که باوجود تلاش‌های متعدد برای کمک به موفقیت او، کارها در حد استانداردهایی که انتظار داشتید انجام‌نشده، در موعد خواسته‌شده تحویل داده نمی‌شوند، گزارش‌ها ناقص بوده یا اصلاً آماده نیستند.

شما باید کاری انجام دهید چون زمانی برای تربیت و اصلاح او ندارید و اشتباهات دائمی او بر اعتبار تیم شما اثر خواهد گذاشت. پس چاره‌ای به‌جز اخراج ندارید. اما اخراج کارمند به‌طور ناگهانی می‌تواند یک ریسک برای کسب‌وکارتان باشد. بهتر است زمان کافی و ابزارهای لازم برای پیشرفت را در اختیار کارمندان قرار دهید چون جذب، استخدام و آموزش آنان بسیار پرهزینه می‌باشد.

اما هنگامی‌که هیچ‌کدام از راه حل‌ها به نتیجه نمی‌رسند، اعلان خاتمه کاری لازم است. برای انجام این کار بهتر است از یک فرآیند منظم، شامل یکسری جریمه‌های فزاینده برای خطاهای تکراری استفاده نمایید. نکات و راهکارهای زیر را در جهت حفظ کسب و کارتان رعایت کنید:

۱– همه چیز را یادداشت نمایید.

مستندات حائز اهمیت هستند. چون اگر نوشته نشوند انگار اتفاقی رخ نداده است! حتی یادداشت مکالمات غیررسمی می‌تواند مفید باشد و به‌عنوان یک سند در نظر گرفته شود. درحالی‌که ممکن است نوشتن زمان‌ها، تاریخ‌ها و جزئیات دیگر زمان‌بر به نظر برسد اما انجام دادن آن برای دفاع و اثبات تصمیم شما بسیار مهم است.

۲– انتظارات خود از منابع انسانی را به‌طور واضح بیان کنید.

شما باید برای هر شغلی یک شرح شغل داشته باشید. حتی اگر شرح شغلی به طور رسمی موجود نیست، باید مستندات یکپارچه و مرتبطی برای عملکرد و مسئولیت‌های هر یک از افراد تیم خود تعریف کنید. همچنین باید بدانید کارکنان در هر شغلی به چه عملکردی برای دستیابی به موفقیت نیازمندند و همچنین ضروری و اساسی است که کارکنان با این موارد آشنا باشند.

تصور نکنید که کارکنان می‌دانند شما به چیزهایی نیاز دارید. افراد دارای دیدگاه‌هایی هستند که همیشه مطابق با دیدگاه مدیر نیست. هر نقش و وظیفه‌ای باید به‌صورت کامل و واضحی تعریف‌شده باشد، در این صورت راحت‌تر مشکلات شناسایی و برطرف می‌شوند.

به‌علاوه، سیاست‌های انضباطی شما باید نهادینه و بسیار واضح و شفاف باشند. همچنین چگونگی انجام اقدامات اصلاحی و خاتمه آن باید مشخص باشند. این اقدامات به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید هر موضوعی به‌طور مداوم و عادلانه انجام می‌شود.

۳– یک مربی خوب برای منابع انسانی باشید.

باید یک مربی خوب برای کارکنان جدید و موجود خود بوده و به‌کارهای درست و نادرست آنها بازخور بدهید. یک مربی فوتبال را در نظر بگیرید. او از یک پاس خوب تعریف می‌کند اما در مورد یک پاس ازدست‌رفته در دفاع تذکر می‌دهد. کارکنان شما هم به بازخورد نیازمندند. برای درک اینکه چگونه کارهای خود را به خوبی انجام دهند قبل از اینکه با یک اقدام انضباطی یا اخراج  مواجه شوند.

۴– یک برنامه بهبود عملکرد برای منابع انسانی آغاز کنید.

همان‌گونه که در حال مربی گری افراد هستید با نگرانی‌های عمده‌ای در مورد عملکرد منابع انسانی روبرو می‌شوید که نباید شمارا تحت تأثیر قرار دهند. این امر می‌تواند زمان خوبی برای توسعه برنامه بهبود عملکرد باشد. برنامه بهبود عملکرد باید به‌طور خاص حوزه‌های دارای مشکل را شناسایی و اهداف دقیقی برای اقدامات اصلاحی ایجاد کند. در برخی موارد، یک مشاوره ممکن است بهتر به یک کارمند کمک نماید.

این روش می‌تواند در رسیدگی به مسائلی مانند حضور و غیاب، ارتباطات و دیگر مسائل در حوزه رفتاری مفید واقع شود. به‌عنوان‌مثال، اگر کسی به‌طور معمول با تأخیر سرکار حاضر می‌شود، شما باید با او در مورد زمان دقیق ورود و خروجی که انتظار دارید یک کارمند رعایت نماید و همچنین این حقیقت که شما انتظار دارید هر چه سریع‌تر این تغییرات در او مشاهده نمایید، گفتگو داشته باشید. توضیح دهید که عدم توجه به مسائل مربوط به وقت‌شناسی می‌تواند به اخراج کارمند منجر شود.

اگر بیشتر با مسائل مبتنی با مهارت مواجه هستید، یک برنامه بهبود عملکرد بسیار برای شما مناسب خواهد بود. به‌عنوان‌مثال، شما ممکن است برای یکی از کارمندان خود این‌گونه توضیح دهید که گزارش او دارای اشکالات متعدد گرامری، املایی و فنی می‌باشد.

دریافت گزارش

در ۳۰ روز آینده، او باید گزارش را کامل و نواقص را برطرف نماید و اطلاعات فنی باید توسط گروه مهندسی بررسی شوند. همچنین شما سه‌شنبه آینده به منظور بررسی دوباره، جلسه خواهید داشت. در همه موارد، جدول زمانی داده‌شده برای انجام تغییرات باید معقولانه باشد.

تمامی گفتگوها و برنامه‌های خود را مستند کنید. از کارکنان خود بخواهید فرم‌های صورت جلسه را امضا نمایند. اگر یک مشاوره کلامی داشتید حتماً پس‌ازآن یک ایمیل برای کارمند خود ارسال کنید.

به‌طور منظم جلسات پیگیری برگزار کنید. اطمینان حاصل نمایید که شما جزئیات این گفتگو را به‌صورت مکتوب خواهید داشت و کارکنان فرم‌ها را امضا می‌کنند.  در مورد عملکرد و نحوه انجام کارشان به‌صورت انفرادی با آن‌ها صحبت کنید. اگر نتایج مرتبط به هم می‌باشند، به آن‌ها اطلاع دهید چه کارهایی را به‌درستی انجام می‌دهند و همچنین اشتباهات را نیز با آن‌ها در میان بگذارید.

این موضوع بسیار مهم است، اگر شمارا پیشرفتی را احساس نکردید و هنوز کارکنان اشتباهات مشابه انجام می‌دهند، موضوع را بلافاصله رسیدگی کنید. تا جلسه بعدی منتظر نمانید و مستندات خود را به آن‌ها نشان دهید که چه وظایفی و در چه زمانی از او درخواست کرده بودید.

۵– یک راهنمای مکتوب برای منابع انسانی آماده کنید.

اگر اشتباهات و مشکلات بسیار زیاد می‌باشند، شما نیازمند یک راهنمای مکتوب می‌باشیدیک راهنمای مکتوب بسیار مشابه برنامه بهبود عملکرد می‌باشد و باید حوزه‌هایی را مشخص کنید که کارکنان در آن‌ها نیازمند اصلاح می‌باشند. دوباره باید به‌طور خاص جزئیاتی را که باید اصلاح شوند و اینکه چگونه باید انجام شوند را مکتوب نمایید.

فرم راهنما باید مواردی که باید به‌صورت فوری بهبود یابند را تعیین کند. کارکنان نیز فرم را باید امضا نمایند. این به این معنا نمی‌باشد که آن‌ها موافق مستندات شما می‌باشند بلکه بدین معنی است که آن‌ها مشاوره‌ها و راهنمایی‌های لازم را از سوی شما دریافت کرده‌اند.

۶– وقتی هیچکدام از موارد بالا کارساز نبودند، کارمند خود را اخراج کنید.

باوجود همه‌ی تلاش‌های شما، هنوز ممکن است پیشرفت قابل ملاحظه‌ای را احساس نکنید و تنها گزینه باقی مانده خاتمه دادن به این ارتباط کاری باشد. بااین‌وجود، شما باید به‌صورت کاملاً واضح مستنداتی که برای کمک به او جهت بهبود عملکرد انجام داده‌اید را ارائه دهید.

اعلام اخراج کارمند نباید یک سورپرایز برای او باشد. قبل از انجام این کار، باید اطمینان حاصل نمایید که همه‌ی مستندات مربوط به او را بررسی کرده‌اید. همچنین، با مدیر منابع انسانی خود تماس حاصل کنید تا مطمئن شوید این کار شما توجیه‌پذیر می‌باشد. تصدیق کنید که از تمامی مقررات در خصوص دستمزد و ساعت کاری پیروی می‌کنید.

درزمینهٔ اخراج کارمند، صداقت بهترین سیاست است. درحالی‌که هدف شما این نیست تا احساس بدی در کسی ایجاد نمایید، اما نباید این اخراج را به‌عنوان یک خاتمه قرارداد کاری یا درخواست فرد برای استعفا نشان دهید. به‌عنوان‌مثال می‌توانید بگویید ما چندین بار در مورد عدم وقت‌شناسی شما گفتگو کرده‌ایم و تغییری که از شما انتظار داشتیم احساس نکرده‌ایم، به همین جهت تصمیم به فسخ قرارداد گرفته‌ایم.

چه روزی یا زمانی بهترین موقع برای گفتگو درمورد اخراج کارمند است؟

صادقانه، هیچ زمانی مناسب نیست و این یک گفتگوی آسان نیست. بااین‌حال، برخی از زمان‌ها بهتر اندبه‌عنوان‌مثال، آخرین روز هفته کاری ایده آل نمی‌باشد چون کارمند اخراج شده کل آخر هفته را به فکر کردن در مورد موقعیت جدید خود می‌پردازد. نظرات در مورد اعلام اخراج کارمند بسیار گسترده و متفاوت است. اما درنهایت، اوایل هفته ارجحیت بیشتری دارند.

منبع: inc

پیشنهاد مطالعه:

0 0 نظر
رتبه مقاله
اشتراک
اطلاع از
0 نظر
Inline Feedbacks
مشاهده همه نظرات
0
افکارتو دوست دارم. لطفا کامنتش کن!x
()
x