پنج گام موثر در فرایند تفویض اختیار کارکنان

Share on whatsapp
Share on print
Share on email
Share on twitter
Share on telegram
دستور العمل و ارکان تفویض اختیار کارکنان

در این مقاله از مدیرنو؛ به دستورالعمل و ارکان تفویض اختیار کارکنان می‌پردازیم. در ادامه به پنج گام مؤثر در فرایند تفویض اختیار کارکنان خواهیم پرداخت. گاهی اوقات ما به‌عنوان رهبر در شرایطی قرار می‌گیریم که مجبور به تکرار حرف‌ها و گفته‌هایمان می‌شویم. آیا بهتر نیست تیمی داشته باشیم که بتواند کارها و پروژه‌ها را دریافت کرده و آنها را کامل کند؟ اگر تفویض اختیار برای کارکنان به‌طور صحیح صورت گیرد و شرح شغل‌های مشخصی به افراد اختصاص داده شود، زمان زیادی در سازمان صرفه‌جویی شده و نیازی نیست هر روز وظایف و مسئولیت‌ها گوشزد شوند.

تفویض اختیار می‌تواند مؤثر و یا در بعضی مواقع مشکل‌ساز باشد. نتایجی که پس از تفویض اختیار صحیح حاصل می‌شود، انرژی بیشتر در بین کارکنان، بهره وری بالاتر سازمان و دردسر کمتر برای شما خواهد بود.

 

دستورالعمل و ارکان تفویض اختیار کارکنان

پنج گام مؤثر در فرایند تفویض اختیار کارکنان

  1. توانایی‌ها / مهارت‌های موردنیاز برای کار / پروژه خواسته‌شده چیست؟
  2. میزان ساعات کاری هر کارمند و قابلیت‌ها و توانایی‌های آنها را بررسی کنید. توانایی‌های فرد را با پروژه‌ای که به او می‌دهید تطبیق دهید. حال آن‌ها «صاحب و مالک» پروژه هستند و باید آن را در زمان مشخص‌شده و باکیفیت مورد انتظار به اتمام برسانند.
  3. پروژه / کار کارمند را به‌طور کامل و با جزئیات شرح دهید و مطمئن شوید که او همه‌چیز را به خوبی متوجه شده است. به او بگویید: «می‌خواهم مطمئن شوم تمام حرف‌هایم را کاملاً متوجه شده‌ای پس یک بار چیزهایی را که گفتم تکرار کن» بگذارید کارمند یک بار هرچه را شنیده، تکرار کند تا مطمئن شوید که همه‌چیز را درک کرده، چیزهایی که جاافتاده و یا فراموش کرده را مشخص کنید و هر نکته موردنیاز دیگری را به او انتقال دهید.
  4. حال از او بپرسید که چگونه می‌خواهد در این پروژه به نتایج خوبی دست یابد – چه برنامه‌ای در سر دارد؟ چه ابزارها و ملزوماتی برای انجام پروژه نیاز دارد؟ برای اینکه آن‌ها بتوانند طرح موفقی را ارائه دهند بهتر است با استفاده از چارچوب تصمیم‌گیری به آنها کمک کرده تا به‌درستی برنامه‌ریزی کرده و به برنامه‌هایشان دست یابند.
  5. برای پیگیری کارهای واگذارشده، می‌توانید از وب سایت‌های Basecamp، Trello و یا هر سیستم مدیریت پروژه‌ی دیگری استفاده کنید.

    در هنگامی‌که پروژه/ کار نیاز به برنامه ریزی مجدد یا مذاکره دوباره در مورد تمدید مهلت انجام داشته باشد، بهتر است که ساختار پروژه را حفظ کنید و ارتباطی صادقانه با کارمند داشته باشید. بسیاری معتقدند که تقسیم یا تجزیه یک پروژه پیچیده به یک سری پروژه‌های کوچک‌تر می‌تواند به حفظ مهلت و فرصت هفتگی پروژه کمک کند. و اگر هم مهلت اتمام پروژه تغییر کند تأثیر زیادی نخواهد داشت، چون کارهایی که باید انجام شوند بسیار کوچک‌تر هستند.

برای مواقعی که پروژه در مهلت مقرر به اتمام نمی‌رسد، استانداردی برای مذاکره مجدد تنظیم کنید. بسیاری از افراد در هنگامی‌که مهلت اتمام پروژه کافی نیست، 72 ساعت یا 48 ساعت پیش از موعد آن را اعلام می‌کنند.

 

چهارچوب تصمیم گیری

یکی از ارکان تفویض اختیار به کارکنان، تعیین چهارچوب تصمیم گیری است. به‌عنوان مدیر باید مشخص کنیم که اعضای تیم چقدر قدرت تصمیم گیری دارند. چه جاهایی و در خصوص چه موضوعاتی نیاز است که با مدیریت مشورت کنند. مثلاً ممکن است شما تا 80 درصد تصمیم گیری‌ها در حوزه کاری هر شخص را به او واگذار کنید و تنها در 20 درصد از موارد نیاز به مشورت با شما داشته باشند.

این کار باعث پرورش حس مالکیت پروژه در آنها می‌شود و احتمال ایجاد اختلاف بین دستوردهنده و دستور گیرنده را کاهش می‌دهد. این اختلافات می‌تواند باعث از بین رفتن روحیه مالکیت پروژه، نوآوری، و توانمندسازی سازمان شود.

 

در اینجا در خصوص چارچوب تصمیم گیری بحث می‌کنیم.

شما می‌توانید آن را برحسب نیازهای خود ویرایش کنید و یا بخش‌هایی را به آن اضافه نمایید.

  1. تعریف و شرح شرایط موردنظر و اینکه تصمیم گیرنده کیست. آیا من توانایی تصمیم گیری را دارم یا اینکه فقط یک استراتژیست برای کمک به تصمیم گیرنده هستم؟ اگر شما تصمیم گیرنده نیستید، از فرد تصمیم گیرنده بخواهید که مراحل زیر را در نظر بگیرد.
  2. نتایج و پیامدهای مطلوب و موردنظر را تعیین کنید.
  3. تصمیم گیری پس از تلاش و کوشش فراوان: باید در مورد جدول زمانی انجام پروژه، تحقیقات موردنیاز، بودجه، محصولات و یا افرادی که تحت تأثیر قرار خواهند گرفت اطلاعات کافی داشته باشید. برای هرگونه تصمیم گری ساده، شما باید مروری سریع به تمام این مراحل داشته باشید.
  4. تعیین کنید در صورت دستیابی به نتایج خوب، موفقیت این پروژه ازآن چه کسی ست یا اینکه چه کسی آن را پیاده‌سازی کرده؟ این افراد درواقع مسئول اجرای تصمیمات هستند. نام آنها را در فهرستی قرار داده و سعی کنید ارتباط خوبی با آن‌ها داشته باشید.
  5. باید افرادی را برای نظارت بر موفقیت تصمیمات قبلی انتخاب کنید. آن‌ها را انتخاب کرده و به آن‌ها توضیح دهید که کار آن‌ها با کار کسی که در گزینه 4 به آن اشاره شد فرق دارد. آن‌ها احتمالاً یکی از تصمیم گیرها هستند که در گزینه 1 به آن اشاره شد.

 

چرا تفویض اختیار کارکنان در بعضی سازمان‌ها شکست می‌خورد؟

در اغلب مواقع تفویض اختیار کارکنان به دلیل رعایت نکردن موارد بالا، با شکست مواجه می‌شود. برای دانستن اینکه چرا تفویض اختیار کارکنان در سازمان شما نتیجه نمی‌دهند. دو سؤال زیر را در نظر بگیرید و در مورد پاسخ آنها به خوبی فکر کنید.

  • آیا ما می‌خواهیم قابلیت‌های افرادمان را افزایش دهیم تا آنها بتوانند پروژه‌های بیشتری را انجام دهند؟
  • آیا ما باید امنیت و تعلق بیشتری در سازمان خود ایجاد کنیم، تا افراد حس مالکیت بیشتری به پروژه‌هایشان داشته باشند؟

توجه کنید که طبق آمار، تفویض اختیار صحیح منجر به 5 تا 10 ساعت زمان مازاد در هفته خواهد شد. پس هر مدیری باید ساختار مناسبی برای شرح شغل‌ها و تفویض اختیار کارکنان در کسب و کارش در نظر بگیرد.

منبع: forbes

لوگو مدیران نواندیش

درباره ما

مجموعه مدیران نواندیش متشکل از یک تیم مشاوره کسب و کار به مدیریت جناب آقای علی معبودی می‌باشد. ما در زمینه های استراتژی، بازاریابی، فروش، سیستم سازی، برندینگ و ... خدمات تخصصی ارائه می‌نماییم. پیشنهاد می‌کنیم برای دریافت اطلاعات بیشتر به صفحه مشاوره کسب و کار مراجعه کنید.