۸ گام ضروری در فرآیند مدیریت تغییر مؤثر

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on print
Share on email
Share on telegram

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به ۸ گام ضروری در فرآیند مدیریت تغییر مؤثر می‌پردازیمسازمان‌ ها پیوسته در حال تجربه‌ی تغییر هستند. این تغییر امکان دارد از طریق پیاده‌سازی فناوری جدید، به‌روزرسانی فرآیندها، اجرای پیشنهادات جدید، سازماندهی مجدد یا بهبود خدمات مشتریان ایجاد شود. تغییر همیشه هست و برای رشد و سودآوری ضرورت دارد. فرآیند مدیریت تغییر به کارکنان و سازمان‌ ها کمک می‌کند که تاثیرات ناخواسته این تغییرات را به حداقل برسانند.

در ادامه ۸ مرحله ضروری برای اطمینان از اجرای درست و موفقیت‌آمیز تغییرات بیان‌شده:

۱– شناسایی مواردی که قرار هست بهبود یابند.

ازآنجایی‌که اکثر تغییرات برای بهبود یک فرآیند، محصول یا خروجی رخ می‌دهند. مهم اینست که بر توضیح دادن و روشن نمودن اهداف تمرکز کنیم. این کار همچنین شامل شناسایی منابع و افرادیست که فرآیند را تسهیل کرده و تلاش‌ها را رهبری می‌کنند.

بیشتر سیستم‌های تغییر بیان کرده‌اند که دانستن چیزی که قرار هست بهبود پیدا کند اصل بنیادی برای وضوح، سهولت و موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت تغییر میباشد.

۲– یک کسب و کار قابل‌اطمینان به ذینفعان خودتان معرفی کنید.

ذینفعان مختلفی در سازمان وجود دارند. آنها شامل، مدیران رده‌بالا که مسئولیت هدایت سازمان و سازمان‌دهی منابع مالی را بر عهده‌دارند، پشتیبان فرآیندها، مؤسسان و سهام داران مستقیم. هرکدام از این افراد انتظارات و تجربیات متفاوتی دارند. درنتیجه کسب اطمینان همه این ذینفعان جهت موفقیت تغییرات ضروریست.

۳– برنامه ریزی برای تغییر :

این مرحله به‌عنوان یک نقشه راه در فرآیند مدیریت تغییر میباشد. که شامل شناسایی  مرحله شروع، مسیر انجام و مقصد می‌ باشد. همچنین باید منابع تحت اختیار، هدف‌ها و هزینه‌های طرح شناسایی شود.

اصل حیاتی در برنامه ریزی تغییر ، فراهم آوری تغییرات مرحله‌ای به‌جای تغییرات ناگهانی و برنامه ریزی نشده به‌صورت فراگیر میباشد. که شامل ترسیم پروژه با گام‌های روشن، اهداف قابل اندازه گیری، انگیزه‌ها، مشوق‌ها، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل می‌ باشد.

فرآیند مدیریت تغییر

۴– فراهم آوری منابع و استفاده از داده‌ها برای ارزیابی

به‌عنوان بخشی از فرایند برنامه ریزی، شناسایی و بودجه بندی منابع، از عناصر حیاتی هستند که می‌توانند شامل زیر ساخت‌ها، تجهیزات و سیستم‌های نرم افزاری باشند.

 همچنین باید ابزارهای موردنیاز برای آموزش مجدد، تمرینات و بازاندیشی عملیات نیز فراهم شود. مدل‌های زیادی برای شناسایی، جمع آوری داده‌ها و  تجزیه و تحلیل آنها به‌عنوان عناصر مورداستفاده، وجود دارد.

گزارشات شفاف و روشن به برقراری ارتباطات بهتر، توزیع مناسب و درست مشوق‌ها و انگیزه دادن به افراد و اندازه گیری موفقیت‌ها و نقاط عطف کمک می‌کند.

۵– ارتباطات:

ارتباطات رشته طلایی مدیریت تغییر می‌ باشد که در سراسر مراحل برنامه ریزی مدیریت تغییر وجود دارد. شناسایی، برنامه ریزی، شروع به‌کار و اجرای مدیریت تغییر موفق، وابسته به ارتباطات است.

واقعیات روان‌شناختی و جامعه شناختی به‌طور ذاتی در فرهنگ گروه‌های داخل سازمانی وجود دارد و  سازمان شامل مجموعه افراد با مهارت‌ها، دانش و تجربیات متفاوت میباشد. اما این افراد از دستورات، فرهنگ و آداب رسوم مورد نیاز شرکت پیروی می‌کنند.

فراهم آوری ارتباطات باز، شفاف و مشخص در طول فرآیندها یک عنصر حیاتی در تمام روش‌های مدیریت تغییر می‌باشد. ارتباطات دوطرفه و شفاف باعث بیان مشکلات و سرخوردگی‌ها، تحسین عملکردها، یکپارچه سازی و تغییر فرآیندهایی که درست عمل نمی‌کنند، می‌شود.

۶– نظارت و مدیریت مقاومت‌ها، وابستگی‌ها و ریسک‌های بودجه بندی

مقاومت به تغییر  بخش بسیار طبیعی‌ای از مدیریت تغییر است اما درعین‌حال می‌تواند تهدیدی برای عدم موفقیت پروژه‌ی مدیریت تغییر باشد.

بیشترین مقاومت‌ها به دلیل ترس از ناشناخته‌ها بوده و دلیل دیگر وجود ریسک‌هایی مرتبط با تغییرات می‌باشد که البته وجود میزانی از ریسک، طبیعی ست.

ریسک‌های ناشی از وابستگی به وضعیت کنونی، ریسک بازگشت سرمایه‌ی استفاده‌شده در هنگام تغییر و همچنین ریسک‌های مرتبط با بودجه بندی جدید برای اجرای تغییرات، ازجمله این ریسک‌ها هستند.

در مقاله ” نقش فرآیند مدیریت ریسک در پیشرفت سازمان ” از مدیران نواندیش، به فرآیندهای مدیریت ریسک و توضیحات بیشتر دراین‌باره می‌پردازیم.

پیش بینی، آمادگی و برنامه ریزی برای مقابله با مقاومت‌های احتمالی با استفاده از آموزش‌ها و ابزارهای رهبری می‌تواند به پیاده سازی تغییرات کمک کند.

۷– تجلیل از موفقیت‌ها:

شناسایی مراحل و نقاط عطف دستاوردها، یک بخش ضروری در اجرای تمامی پروژه‌ها می‌باشد. زمانی که چرخه‌ی مدیریت تغییر را برنامه ریزی می‌کنید، شناسایی نقاط عطف در موفقیت پروژه در هنگام برنامه ریزی، شناسایی تیم و افراد مرتبط با این نقاط در هنگام اجرا و قدردانی از این افراد بسیار اهمیت دارد. چراکه هم به پذیرش تغییر در بین افراد و هم به اجرای بهتر مدیریت تغییر کمک می‌کند.

۸– بررسی، اصلاح و بهبود مستمر:

استراتژی‌های مدیریت تغییر معمولاً در طول هر پروژه تنظیم می‌شود. این فرآیند مانند ارتباطات، باید در تمامی بخش‌های سازمان وجود داشته تا موانع موفقیت آن شناسایی شود. و درنهایت موفقیت پروژه مدیریت تغییر وابسته به تعهد به اندازه گیری و تجزیه و تحلیل درست می‌باشد.

به همان اندازه که تغییر مشکل و گاهی دردناک بوده، فرآیندی مداوم و همیشگی است.

002

چالش‌های معمول در فرآیند مدیریت تغییر

با توجه به این‌که از امروز تا همیشه انتظارات و نیازهای مصرف کنندگان، سطح رقبا در اقتصاد جهانی و سطح دانش داخلی سازمان در حال تغییر است، می‌توان گفت که سخت‌ترین عنصر در مقابل تغییر، منابع انسانی می‌باشدچراکه افراد ذاتاً سخت به سمت تغییر حرکت کرده، تغییرات را دوست نداشته و خود را با آن تنظیم نمی‌کنند.

منابع انسانی یکی از عوامل مهم و دخیل در دستیابی به اهداف در سازمان‌ها بوده و گزینش و مدیریت آن از اهمیت بالایی برخوردار است. کارشناسان و مدیران باتجربه در قسمت مشاوره‌ی منابع انسانیِ مدیران نواندیش آماده یاری‌رسانی به سازمان‌ها در بخش گزینش و مدیریت منابع انسانی هستند.

ابزار  و روش‌های موردنیاز برای اجرای فرآیند مدیریت تغییر

فرآیند مدیریت تغییر مناسب بستگی به حمایت و پشتیبانی درست و ابزارهای مناسب دارد. این ابزارها معمولاً توسط تیم مدیریت تغییر و یا ذینفعان فرآیند اجرای مدیریت تغییر، ایجادشده و توسعه می‌یابند.

برای مثال نقشه و برنامه ریزی برای ایجاد یک محصول یا خدمت، امکان دارد توسط تیم مدیریت محصول توسعه یابد. درحالی‌که بررسی و ارائه گزارش پس از انجام شاید شامل تمام افراد مسئول و افراد متأثر از این تغییرات باشد. این ابزارها و روش‌ها شامل موارد زیرند:

  • -نقشه و برنامه محصولات و کسب و کار
  • -ارزیابی سطح آمادگی
  • -آموزش افراد و جلسات آموزشی
  • -بازخورد و واکنش ذینفعان
  • -ارزیابی و بررسی پس از انجام
  • اندازه گیری و تجزیه و تحلیل
  • -مدیریت در مخالفت‌ها و مقاومت‌ها
  • طرح‌های بهبود مستمر

امروزه روش‌های مناسب و اثبات‌شده‌ی متعددی وجود دارد. برخی از این مدل‌ها به تغییر افراد به‌عنوان روشی برای تغییر فرهنگ سازمانی توجه میکند. برخی بر روی چهارچوب‌ها و ساختارهای کلی سازمان برای تغییر و بهبود تمرکز می‌کنند.

هیچ راه حل یکسانی وجود ندارد. سازمان ها با توجه به نیازش و صرف نظر از اندازه، به وسیله تحقیقات، بررسی و برنامه ریزی منابع، یک استراتژی مدیریت تغییر مناسب برای سازمان خود تهیه می کنند.

ایزو ۹۰۰۱

یکی از ابزارهای اثبات شده برای توسعه تمامی صنعت ها و کسب و کارها در هر نوع و اندازه، ایزو ۹۰۰۱ می باشد. در آخرین بازنگری آن در سال ۲۰۱۵، تمامی متدهای مورد نیاز برای توسعه کسب و کارها و ارایه بهتر محصولات و خدمات درنظر گرفته شده. مانند مدیریت ریسک، مدیریت استرتژیک و مدیریت تغییرات.

در این استاندارد ذینفعان، تامین کنندگان، مشتریان و کارکنان در نظر گرفته شده. به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند علاوه بر مدیریت و استفاده از منابع و شرایط کنونی شان به بهترین شکل ممکن، در جهت ارتقا و بهبود محصولات و خدمات، افزایش رضایت مشتریان و در نهایت توسعه قدم بردارند.

مدیران نو اندیش با بهره گیری از تیم مجرب و با تجربه در امر پیاده سازی استاندارهای بین المللی، به سازمان های طرف قرارداد خود کمک می کند تا استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ را به بهترین شکل ممکن پیاده سازی کرده و در راستای بهبود مستمر حرکت کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر ” خدمات ایزو “ را مطالعه نمائید.

منبع: smartsheet

0 0 نظر
رتبه مقاله
اشتراک
اطلاع از
0 نظر
Inline Feedbacks
مشاهده همه نظرات
0
افکارتو دوست دارم. لطفا کامنتش کن!x
()
x