در این مقاله از مدیرنو؛ به اینکه شاخص های چابکی سازمانی چیست و چگونه یک سازمان چابک داشته باشیم می‌پردازیم. به 8 شاخص چابکی سازمانی و اینکه چگونه می‌توان ساختار سازمانی چابک را در سراسر فرهنگ سازمانی خود جای داد، اشاره خواهیم کرد. طی چند سال گذشته، فوریت بیشتری برای شرکتها وجود داشته تا از سلسله مراتب کند و سنگین به جریان‌های کاری انعطاف‌پذیر و سریع تبدیل شوند. این تغییر، فرصت ها و ایده های جدیدی را در مورد نحوه کار کارکنان فراهم کرده است.
“کارکنان می خواهند کارشان به سلامت جسمی و عاطفی آنها توجه کرده و شغلشان به آنها کمک کند تا کاری که انجام می دهند از هدف و معنا مطلوبی برخوردار باشد.”
چابک سازی سازمان چیست؟
چابکی کسب و کار در بخش راه اندازی فناوری متولد شد و یک طرز فکر و روش محبوب است که در توسعه تجارت و محصول استفاده می شود. هدف از چابکی سازمان به حداکثر رساندن سود، ارائه ارزش مطلوب و اجازه دادن به کارکنان برای ایجاد بیشترین تأثیر در کار است. در اصل چابک سازی سازمان به معنی؛ توانایی حرکت سریع و روان است.
اهمیت چابکی سازمان
چابک بودن فقط مختص استارت آپ ها نیست. امروزه بسیاری از انواع شرکت ها در حال تغییر یا بهتر است بگوییم مجبور به تغییر هستند. چابک سازی به سازمان ها کمک می کند تا تغییرات دائمی را در بازارهای با حرکت سریع انجام دهند. تیم‌های کوچک‌تر و انعطاف‌پذیرتر می‌توانند سریع تصمیم بگیرند و دسترسی به منابع و افراد مورد نیازشان، هدایت یک مدل کسب‌وکار پایدار و مقیاس‌پذیر را آسان‌تر می‌کند. آنها می توانند به سرعت عدم اطمینان را به فرصت تبدیل کرده و شکوفا شوند.
اگر چابک سازی در مورد راه اندازی یک محصول جدید باشد، تمام افراد لازم برای ایجاد یک تیم گرد هم می آیند. وظیفه آنها این است که بپرسند، “به جای اینکه یک محصول جدید را در سه سال عرضه کنیم، چگونه می توانیم آن را در شش ماه انجام دهیم؟” تیم های کوچک از تصمیم گیری سریع پشتیبانی می کنند. آنها به کارکنان انعطاف پذیری برای شکست و یادگیری سریع می دهند. در عین حال، آنها به تیم‌ها قدرت می‌دهند تا تأثیر فوری تصمیم ها و اقدام ها را در کار خود دیده و سریع تصمیم بگیرند یا تغییر مسیر دهند.
مزایای ساختار سازمانی چابک
هر کارمند در معرض سیگنال‌ها، فرصت‌ها، موانع، خطرات و شکاف‌های محیطی منحصربه‌فردی است که می‌تواند به نفع شرکت و مشتری باشد. مشاهدات آنها اطلاعات بسیار ارزشمندی را ارائه می‌دهد. استفاده از این اطلاعات، برای موفقیت در بازار در حال تغییر، اساسی است.
سازمان‌ها و شرکت‌هایی که بتوانند بسترهایی برای برقراری ارتباط بین طیف‌های مختلف را ایجاد کنند، می‌توانند پیشنهادات مشتری محور را سریعتر تولید کنند.
مخاطب اصلی چابک سازی سازمان
سازمان‌های بزرگ تنها سازمان‌هایی نیستند که به دنبال چابکی بیشتری هستند. به عنوان مثال: استارت آپ ها، نیازهای مشابهی دارند. یک ساختار قوی امکان چابکی را فراهم کرده و وقتی کارکنان نقش خود را در چارچوب کاری خود درک کنند، می توانند سریع تصمیم بگیرند.
زیرساخت های چابکی در فرهنگ سازمان
ایجاد یک زیرساخت پایدار به تیم شما امکان می دهد بدون هرج و مرج چابک باشد.
- استقلال پایدار ایجاد کنید
- شفافیت نقش و هدف ایجاد کنید
- ایجاد و حفظ فرهنگ یادگیری ایمن و مشارکتی
این سه اقدام انتظارات روشنی را برای کارمندان ایجاد کرده و به آنها مرزهای استراتژیک می دهد تا در درون خود نوآوری کنند.
1. ایجاد استقلال پایدار
اولین قدم در ساخت ساختار سازمانی چابک، توانمندسازی کارکنان در تمام سطوح شرکت برای حل سریع مشکلات بر اساس اطلاعات در دسترس و دقیق است.
سلسله مراتب رهبری سنتی اغلب چابکی را مسدود می کند، به ویژه زمانی که مدیران دیکته می کنند که روی کدام پروژه ها کار کنند، چگونه باید تکمیل شوند و سایر محدودیت های اعمال شده که توانایی تیم آنها را برای انطباق با محیط در حال تغییر محدود می کند.
برای دستیابی به یک ذهنیت چابک، باید به کارمندان خود طیف امنی از استقلال بدهید تا به سرعت تصمیم بگیرند، مشکلات را حل کنند و رویکردهای جدید را بدون انتظار اجازه یا ترس از شکست، امتحان کنند. ایجاد پایه ای از خودمختاری می تواند چالش برانگیز باشد زیرا ثبات و استقلال اغلب نیروهای مخالف در نظر گرفته می شوند. برای ایجاد تعادل، از کارکنان خود برای کشف مسیرهای رسیدن به اهداف مشخص شده حمایت کنید.
2. شفافیت نقش و هدف
هر کارمند باید درک قوی از KPIهایی که مسئولیت آنها را بر عهده دارد، اقدامات مورد نیاز و منابع موجود برای دستیابی به این معیارها داشته باشد.
رهبران اغلب با این تصور که کارکنانشان اهداف و آنچه باید انجام دهند را می دانند، در ایجاد ثبات شکست می خورند. با این حال، در یک نظرسنجی گالوپ، تنها حدود نیمی از کارمندان گزارش دادند که به طور کامل آنچه از آنها انتظار می رود را درک کرده اند.
عدم وضوح در اهداف و نقش ها، اغلب منجر به ناراحتی کارکنان می شود. وقتی کارمندان تلاش می کنند تا کار خود را به اهداف خود متصل کنند، ارزشی را که برای شرکت به ارمغان می آورند را درک نمی کنند. برای ایجاد شفافیت در نقش ها، باید با کارمندان خود برای تعیین اهدافشان کمک کنید. تعیین اهداف به آنها راهنمایی و استقلال می دهد و در عین حال آزادی برای کشف و آزمایش رویکردهای نوآورانه برای دستیابی به اهدافشان را فراهم می کند. برای حمایت از آنها در ادامه مسیر، مرتباً با کارمندان خود چک کنید و ببینید آیا کاری برای کمک به آنها وجود دارد یا خیر.
3. ایجاد و حفظ فرهنگ یادگیری ایمن و مشارکتی
استقلال، کارکنان را قادر می سازد تا با چالش هایی که با آن روبرو هستند سازگار شده و به آنها پاسخ دهند. ایجاد فرهنگ یادگیری ایمن و مشارکتی، افراد را تشویق می‌کند تا بر اساس این آزادی‌ها عمل کرده و راه‌حل‌های نوآورانه ای را بر اساس دانش به اشتراک گذاشته شده در سازمان توسعه دهند. فرهنگ مشارکتی، محیطی منظم و پایدار را ورای مواقع ضروری و بحرانی ایجاد می کند.
در حالی که هر فرهنگ مشارکتی دارای ویژگی‌های منحصر به فردی است که آن را خاص می‌کند، عناصر کلیدی وجود دارد که رهبران چابک بزرگ برای شکل دادن به یک محیط مشارکتی و چابکی در فرهنگ سازمان انجام می‌دهند.
شاخص های چابکی سازمانی
شاخص های چابکی در فرهنگ سازمانی:
1- مشارکت و تعهد
2- سرعت تصمیم گیری
3- تحمل آزمایش
4- توانمند سازی
5- تطبیق با فناوری
6- سادگی
7- به اشتراک گذاری دانش
8- تمرکز بر نوآوری.
این هشت شاخص چابکی سازمانی با هم کار می‌کنند و باید به طور موازی تکامل یابند.
بااین‌حال، در یک مطالعه جداگانه، اکثر رهبران کسب و کار گفتند، داشتن شاخص های چابکی در فرهنگ سازمانی یک رویه مهم برای عرضه محصولات به بازار و جلو زدن از رقباست، اما بیش از نیمی از پاسخ‌دهندگان در محل کار خود شاخص های چابکی در فرهنگ سازمانی را اجرا نمی‌کنند. واضح است که اکثر شرکتها می‌خواهند ساختار سازمانی چابک‌تری داشته باشند. اما به نظر می‌رسد اکثر شرکتها فرهنگ حمایت از این امر را ندارند.
فهرست درصد شاخص چابکی سازمانی در کشورهای پیشرفته
تعداد محدودی از شرکتها ذهنیت لازم برای ساختار سازمانی چابک را تشویق می‌کنند.
به شکست ها به عنوان فرصت های رشد نگاه کنید
ذهنیت و فرهنگ چابک امکان چرخش و آزمایش رویکردها و ایده های جدید را فراهم می کند. با این حال، برخی از ایده ها نتایج مورد انتظار را به همراه نخواهد داشت. در این موارد، تمرکز باید بر یادگیری باشد.
تشویق کارمندان به پذیرفتن و به اشتراک گذاشتن همه نتایج و پرسیدن سؤالات از تیم و همکاران خود در صورت بروز آنها به حل سریعتر مشکلات کمک می کند و به کارمندان امکان می دهد از همکاران یاد بگیرند و از تکرار موقعیت های مشابه اجتناب کنند.
بر اساس مطالعه گالوپ، تنها 30% از کارکنان آمریکایی و 36% از کارکنان اروپایی کاملاً موافق‌اند که همکارانشان دانش خودرا به اشتراک می‌گذارند. بدون به اشتراک گذاشتن دانش در مورد نیازهای مشتریان، تیم‌های چابک عملکرد ضعیف تری دارند.
یکی از جنبه‌های مهم اشتراک‌گذاری تجارب، ایجاد یک فضای امن از نظر روانی است.
پیشنهاد مطالعه :
- چه عواملی بر چابکی سازمان نقش دارند؟
- معیارهای مهم در ارزیابی عملکرد
- مدیریت منابع انسانی و روش های ارزیابی منابع انسانی
توصیه هایی برای ایجاد فرهنگ مشارکتی
- به هر فردی اجازه دهید وقت خود را صرف کند و افکار خود را تکمیل کند.
- در صورت لزوم سوالات بعدی را برای وضوح بپرسید.
- آنچه در مورد سؤال یا نظر کسی ارزشمند است را به اشتراک بگذارید.
- از افرادی که صحبت نکرده اند دعوت کنید تا ایده های خود را به اشتراک بگذارند (اما قبل از شروع جلسه برای انجام این کار اجازه بگیرید)
- به تمام سوالات صادقانه پاسخ دهید.
- کیفیت گفتگو را تصدیق کرده و از گروه تشکر کنید.
داشتن شبکه داخلی با امکان ارسال نظرات به صورت ناشناس به کارکنان این امکان را می دهد که آزادانه و بدون قضاوت، سوالات خود را مطرح کنند. در چنین شرایطی کارمندان به دانش مورد نیازی که برای چابک شدن نیاز دارند دسترسی پیدا می کنند.
از فرهنگ شناخت حمایت کنید
اگر موضوعی را دوست داشتید، آنرا با همکارانتان مطرح کنید. زمانی را برای بیان دقیق و صادقانه احساسات خود به همکاران و کارمندان خود اختصاص دهید.
وقتی شناخت کارمندان در فرهنگ شما رایج است، مردم برای همکاری پذیرا تر می‌شوند.
همکاری بین تیمی را تشویق کنید
هنگام آزمایش راه حل های نوآورانه در سراسر بخش ها، همکاری ضروری است. در صورت وجود مشارکت و همکاری، مشکلات سریعتر حل شده و فرهنگی ایجاد می شود که در آن کارکنان احساس می کنند با بخش های مختلف سازمان مرتبط هستند. زمانی که همکاران به یکدیگر در راه رسیدن به اهداف کمک کنند، بین آنها رفاقت ایجاد می‌شود.
یافتن متخصصانی مناسب برای کمک به تیم‌های چابک روزها یا هفته ها طول می‌کشد. توانمندسازی کارکنان نه تنها به سازمان شما کمک می‌کند تا مشکلات را سریعتر حل کند یا زودتر وارد بازار شود، بلکه همکاری را تشویق می‌کند.
کلام آخر:
ابزارهایی که کارمندان شما برای به اشتراک گذاشتن دانش و همکاری استفاده می‌کنند، مستقیماً بر توانایی شما برای ساختار سازمانی چابک تأثیر می‌گذارد. آنها به ایجاد پایه‌ای کمک می‌کنند که استقلال را تشویق می‌کند، شفافیت را برای کارمندان ایجاد می‌کند و یک محیط یادگیری ایمن و مشارکتی را تقویت می‌کند. با این حال، حمایت از نیروی کار چابک نیازمند تعهد همه در سازمان است. اگر به دنبال افزایش بهره وری، نوآوری و کاهش زمان ورود به بازار هستید، باید چابکی خود را بهبود بخشید.
البته ممکن است رهبران سازمان حتی ندانند که فرهنگ لازم را دارند یا خیر. ارزیابی سازمانی و مشاوره کسب و کار مدیرنو می‌تواند در این امر کمک کننده باشد. اما اکثر رهبران می‌دانند که کند بودن و موانع چابکی یک مسئولیت جدی سازمانهاست و باید اقدامات لازم را برای ساختار سازمانی چابک انجام دهند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این رابطه به صفحه ارزیابی سازمانی و ارزیابی عملکرد کارکنان و آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید.
با ما در ارتباط باشید.
منابع: gallup ، starmind ، هیئت تحریریه مدیرنو
کلیدواژه ها: چابکی سازمان – چابکی سازمانی – سازمان چابک – ساختار سازمانی چابک – چگونه یک سازمان چابک داشته باشیم
۲ پاسخ
از مطالب تخصصی تر و محاسباتی تر استفاده شود
با تشکر از مطالعه شما . مطالب به روز خواهند شد