نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست

در این مقاله به اینکه نرم افزار و سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی ERP ای آر پی چیست و چه کاربردهایی دارد می‌پردازیم. هدف سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمان erp (Enterprise Resource Planning) یکپارچه سازی اطلاعات بین تمامی بخش‌های سازمان، ازجمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره تولید و مدیریت مشتریان است. این یکپارچه سازی فعالیت‌های تمامی بخش‌های یک سازمان را در جهت مشتری مداری و پاسخ به بازار جهت می‌دهد. در این مقاله به تعریف سیستم های ERP و نحوه عملکرد آنها می‌پردازم.

مطالعات نشان می‌دهد سیستم های ERP بر عملکرد سازمان تاثیر داشته اند. همچنین پیاده سازی ERP منجر به “اطلاعات واقعی تر و دقیق تر” می شود.

سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی ERP چیست؟

سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی ERP ، نرم افزاری منعطف و اطلاعات محور و باقابلیت تنظیم بر اساس نیازهای پویای درون سازمان است. همچنین به‌عنوان یک نیاز از سوی کارشناسان صنایع مختلف و فناوری اطلاعات معرفی‌شده است. ERP مخفف برنامه ریزی منابع سازمانی، نرم افزار مدیریت کسب و کار است.

در مقاله ای که برای CIO و وب سایت خبری اجرایی فناوری کسب و کار، CIO.com تهیه شده است، بارت پرکینز، ستون نویس مشارکت کننده، تعریف جامعی از سیستم ERP ارائه می‌دهد.

او آن را به عنوان «سیستمی از برنامه‌های نرم‌افزاری یکپارچه که فرآیندهای کسب‌وکار را در بخش‌های مالی، منابع انسانی، تدارکات، توزیع و سایر بخش‌ها استاندارد، ساده و یکپارچه می‌کند» تعریف می‌کند. شرکت آمریکایی چندملیتی فناوری کامپیوتر Oracle نرم افزار ERP را به عنوان “نوعی نرم افزار که سازمان ها برای مدیریت فعالیت های تجاری روزمره مانند حسابداری، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و انطباق، و عملیات زنجیره تامین استفاده می‌کنند” تعریف می‌کند.

اوراکل اضافه می‌کند که ERP باید شامل نرم‌افزاری باشد که به سازمان‌ها در برنامه‌ریزی، مدیریت عملکرد سازمانی، بودجه‌بندی، پیش‌بینی و ایجاد گزارش‌هایی با جزئیات نتایج مالی سازمان کمک کند. سیستم‌های ERP همچنین می‌توانند با برنامه‌های شخص ثالث برای دسترسی به ویژگی‌هایی مانند مدیریت چرخه عمر محصول، تدارکات الکترونیکی، مدیریت داده‌های محصول، داده‌کاوی و سایر عملکردهای مشابه گسترش یابند.

ERP با استفاده از ابزارهای هوش تجاری (BI) کار می‌کند که جمع‌آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل و روش‌های مختلف گزارش‌دهی را ارائه می‌کند تا شما را در جریان پیشرفت شرکتتان قرار دهد.

چرا ERP مهم است؟

گاهی اوقات ERP به عنوان “سیستم عصبی مرکزی یک شرکت” توصیف می‌شود، یک سیستم نرم افزاری ERP اتوماسیون، یکپارچگی و هوشمندی را فراهم می کند که برای اجرای کارآمد تمام عملیات‌های تجاری روزانه ضروری است. بیشتر یا تمام داده های یک سازمان باید در سیستم ERP وجود داشته باشد تا یک منبع واحد از اطلاعات را در سراسر سازمان فراهم کند.

امور مالی برای بستن سریع حساب و کتاب‌ها به یک ERP نیاز دارد. فروش برای مدیریت تمام سفارشات مشتری به ERP نیاز دارد. لجستیک برای ارائه محصولات و خدمات مناسب به مشتریان بر روی نرم افزار ERP که به خوبی اجرا می شود متکی است. حساب های پرداختنی به ERP نیاز دارند تا به درستی و به موقع پرداخت کنند. مدیریت برای تصمیم گیری به موقع نیاز به مشاهده فوری عملکرد شرکت دارد. و بانک ها و سهامداران به سوابق مالی دقیق نیاز دارند، بنابراین آنها روی داده ها و تجزیه و تحلیل قابل اعتماد که توسط سیستم ERP امکان پذیر شده است، حساب می‌کنند.

ویژگی های اصلی سیستم ERP

یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی دارای چهار ویژگی اصلی است: طراحی مدولار، انعطاف پذیر، پایگاه داده باز و متمرکز، و تولید خودکار اطلاعات. هدف اولیه یک راه حل نرم افزار ERP این است که تمام واحدهای عملیات تجاری را برای دستیابی سریع به اهداف عملیاتی گرد هم آورد. تمام فرآیندهای سازمانی در تمام واحدهای تجاری در یک رویکرد کامل برای ساده کردن فرآیندها و اطلاعات در کل سازمان یکپارچه شده اند.

1. حسابداری

   همه گزارش های مالی شما در یک مکان موجود است. از سفارش خرید شما گرفته تا حقوق و دستمزد – همه چیز.

2. تجارت الکترونیک و وب

   فروش آنلاین باید جدا از فروشگاه فیزیکی شما انجام شود. این به نظارت مستقل بر سود و فروش به دست آمده از فروشگاه آنلاین شما کمک می کند.

3. منابع انسانی

   کارمندان به همان اندازه مشتریان شما مهم هستند. با نرم افزار ERP می توانید فرآیندهای مدیریت کارمندان خود مانند استخدام، هزینه های حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و غیره را مدیریت کنید.

4. مدیریت موجودی و انبار

   با سیستم ERP، اگر کسب و کار شما نیاز به داشتن یک موجودی داشته باشد، مدیریت موجودی شما بسیار آسان می شود. نظارت بر انبار با هوشیاری انجام می شود تا اطمینان حاصل شود که تحویل بدون مشکل انجام می شود.

5. مدیریت پروژه

   برای اینکه ذینفعان و کارمندان در مورد یک پروژه خاص در یک صفحه باشند، نرم افزار ERP یک ابزار مدیریت پروژه ارائه می دهد. این به شما امکان می دهد ارتباط سازنده ای داشته باشید.

6. CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) و بازاریابی

   مدیریت رابطه بین کسب و کار و مشتری یک استراتژی مهم است که به شما کمک می کند تجارت بهتری با سایر طرف ها/مشتریان داشته باشید. از سوی دیگر، استراتژی های بازاریابی به مشتریان شما اجازه می دهد تا با شرکت شما درگیر شوند. این امر با استفاده از تاکتیک‌های مختلف مانند ایمیل‌ها، رسانه‌های اجتماعی، نظرسنجی‌ها و غیره امکان‌پذیر است. اگر آنها آنقدر عالی عمل نمی کنند، پس این استراتژی ها باید بر این اساس تغییر کنند.

Perkins یک مثال عالی از نحوه استفاده ERP از داده‌ها برای ادغام فرآیندهای مختلف تجاری ارائه می‌دهد. او از مثال کسب و کاری استفاده می‌کند که مشتریان را ملزم به سفارش آنلاین می‌کند. به محض تکمیل سفارش جدید، ERP به طور خودکار قیمت را بررسی می‌کند و در صورت نیاز یک بررسی اعتباری را آغاز می کند. بررسی می کند که آیا محصول موجود است یا خیر و به واحدی که تحویل را برنامه ریزی می کند اطلاع می دهد. به محض تحویل سفارش، فاکتور ارسال می شود و واحد حسابداری می تواند حساب های خود را به روز کند.

انواع نرم افزارهای ERP

اساساً سه نرم افزار ERP مختلف وجود دارد: نرم افزار داخلی، نرم افزار مبتنی بر ابر و نرم افزار ترکیبی. نوع خاصی که هر سازمانی به آن نیاز دارد در درجه اول به اندازه شرکت، ابزارهای محاسباتی موجود و توانایی سیستم برای برآوردن نیازهای شرکت بستگی دارد.

بیایید نگاهی دقیق تر به سه نوع بیاندازیم:

نرم افزار ERP در محل یا داخلی:

نرم افزار ERP داخلی در محل مستقر می‌شود. این بیشتر توسط شرکت شما پس از نصب یا توسط یک مشاور ERP کنترل می شود. اگر می خواهید کنترل کامل امنیت سیستم ERP خود را داشته باشید، این راه حل ERP است که به آن نیاز دارید. با این حال، پیاده‌سازی این نوع برنامه ERP مستلزم این است که منابع IT را در محل خود اختصاص دهید تا بتوانید برنامه‌ها و نگهداری سرور را مدیریت کنید.

نرم افزار ERP داخلی دارای چندین مزیت است، از جمله:

• اطلاعات محرمانه شما لازم نیست توسط شخص ثالث اداره شود.
• هر ماژول ERP را می توان با نیازهای خاص کسب و کار شما سفارشی کرد.
• گزینه های یکپارچه سازی قوی با سایر سیستم های شما (از جمله نرم افزار CRM شما) را ارائه می دهد.

سیستم ERP مبتنی بر ابر:

این نوع از سیستم ERP اغلب به عنوان نرم افزار به عنوان سرویس Software as a Service (SaaS) شناخته می شود که به این معنی است که شخص ثالثی سرویس را مدیریت می کند. طراحی منعطف به کارکنان شما اجازه می‌دهد تا داده‌ها را از طریق هر ابزاری با اتصال به اینترنت ذخیره کرده و در میان آنها گشت و گذار کنند. معمولاً قیمت گذاری بر اساس اشتراک دوره ای است.

عیب اصلی این نوع پیاده سازی ERP این است که باید به یک فروشنده ERP اعتماد کنید تا برخی از داده های حساس شما را مدیریت کند. با این حال، چندین مزیت دارد. به عنوان مثال، برای دریافت سیستم نیازی به سرمایه گذاری اولیه قابل توجهی ندارید. همچنین قبل از اجرای سیستم نیازی به تجهیزات یا مهارت های تخصصی ندارید.

سیستم ERP هیبریدی یا ترکیبی:

سیستم ERP ترکیبی گاهی اوقات یک سیستم ERP دو لایه نامیده می‌شود. این به شرکت شما امکان می‌دهد ERP مبتنی بر ابر و سیستم های ERP داخلی را ترکیب کند. این سیستمی است که اگر می‌خواهید از بهترین های هر دو دنیا لذت ببرید، آن را انتخاب می‌کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از تخصص مشاور ERP بدون نیاز به اجازه دسترسی به تمام اطلاعات شما استفاده کنید.

یک سیستم ERP – که مجموعه ERP نیز نامیده می شود – از ماژول های یکپارچه یا برنامه های تجاری تشکیل شده است که با یکدیگر صحبت می کنند و یک پایگاه داده مشترک را به اشتراک می گذارند.

یک سیستم ERP چگونه کار می کند؟

یک سیستم ERP با کاهش تعداد منابع مورد نیاز برای اجرای بهینه تجارت کار می کند. سیستم ERP با یک برنامه کاربردی متفاوت است زیرا به ماژول های سازمانی دیگر شرکت شما اجازه می دهد تا از یک پایگاه داده کار کنند. این سیستم داده ها را از بخش های مختلف کسب و کار جمع آوری می کند. این داده ها را در یک مکان مرکزی قرار می دهد که در آن کارکنانی که به آن نیاز دارند می توانند به آن دسترسی داشته باشند. سیلوهایی را که بسیاری از مشاغل از آن رنج می برند از بین می برد و اطمینان می دهد که اطلاعات کافی در اختیار کسانی است که به آن نیاز دارند.

فرض کنید سیستم ERP شرکت شما تقریباً کاملاً خودکار است. ERP ورود اطلاعات را برای شما در back-end انجام می دهد و همچنین اطلاعات را با واحدهای دیگری که به آن نیاز دارند مبادله می کند. به عنوان مثال، هنگامی که یک سفارش حمل و نقل برای آخرین کالای موجود در انبار آغاز می شود، ماژول های مدیریت موجودی باید این اطلاعات را ثبت کرده و به بخش های مربوطه اطلاع دهند تا موجودی دوباره پر شود. همچنین به تیم فروش اطلاع داده می شود تا قول هایی را که نتواند انجام دهد، ندهد.

به جای رفت و برگشت از یک برنامه به برنامه دیگر برای بخش های مختلف، می توانید همه چیز را در یک مکان از طریق یک نرم افزار سیستم ERP یکپارچه کنید.

 

شش مزیت کلیدی ERP

یک سیستم ERP خوب مزایای زیادی را ارائه می دهد، که با توجه به نحوه استقرار سیستم می تواند متفاوت باشد. با این حال، شش مزیت عمده وجود دارد که برای همه راه حل های ERP مدرن اعمال می‌شود:

1. بهبود عملکرد و بهره وری بالاتر:

   فرآیندهای اصلی کسب و کار خود را ساده و خودکار کنید تا به همه افراد در سازمان کمک کنید با منابع کمتر کارهای بیشتری انجام دهند. سیستم یکپارچه تضمین می کند که بخش ها وقت خود را صرف مدیریت کسب و کار کنند. به عنوان مثال، یک سیستم ERP می تواند عملکرد کسب و کار شما را در پیش بینی فروش از طریق ردیابی سفارش، ردیابی درآمد و تولید سفارش خرید بهبود بخشد.

2. مدیریت آسان تر و بینش عمیق‌تر:

   سیلوهای اطلاعاتی را حذف کنید، منبعی از اطلاعات را به دست آورید، و پاسخ‌های سریعی برای سؤالات تجاری حیاتی دریافت کنید. با رشد سریع فناوری، مدیریت و استفاده از سیستم های ERP همچنان آسان تر می شود. این امر به ویژه برای شرکت هایی که ممکن است مهارت یا منابع لازم برای یکپارچه سازی سیستم های خود را نداشته باشند، صادق است. برای شرکت های بزرگ، ERP می تواند منابع مورد نیاز برای اجرای سیستم های منفصل را کاهش دهد.

3. به اشتراک گذاری و گزارش‌دهی سریع:

   گزارش‌های مالی و تجاری را سریع دنبال کنید و به راحتی نتایج را به اشتراک بگذارید. بر اساس بینش ها عمل کنید و عملکرد را در زمان واقعی بهبود بخشید. سیستم ERP می تواند به طور خودکار اطلاعات مهم را در بخش های مختلف شرکت شما به اشتراک بگذارد و در نتیجه، از طریق اشتراک گذاری اطلاعات یکپارچه، همکاری را تقویت می کند.

4. کاهش هزینه ها و ریسک کمتر:

   دید و کنترل کسب و کار را به حداکثر برسانید، از انطباق با الزامات قانونی اطمینان حاصل کنید، و ریسک را پیش بینی و از آن جلوگیری کنید. شرکت ها شاهد کاهش تقریباً 20 درصدی در هزینه های کلی بودند.

5. فناوری اطلاعات ساده‌تر:

   با استفاده از برنامه‌های ERP می‌توانید فناوری اطلاعات را ساده‌تر کنید و به همه راه آسان‌تری برای کار بدهید.

6. افزایش چابکی:

   با عملیات کارآمد و دسترسی سریع، می توانید به سرعت فرصت های جدید را شناسایی کرده و نسبت به آنها واکنش نشان دهید.

سایر مزیت های ERP تسریع زمان پاسخ دهی ، افزایش تعامل در سراسر سازمان، بهبود سفارش‌ها، کاهش سیکل بستن حسابهای مالی، بهبود تعامل با مشتریان، بهبود ارسال به‌موقع، بهبود تعامل با تأمین کنندگان، کاهش هزینهﻫﺎی مستقیم عملیات، درآمد و سود خالص بیشتر.

 

چالش های سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی ERP چیست

همان‌طور که می‌دانید عوامل موفقیت در هر سازمان، متعدد و مختلف می‌باشد. عوامل مذکور در حوزه‌های مختلفی همچون، منابع انسانی، تکنولوژی، محیط، صنعت مربوطه و … به‌صورت مشترک در موفقیت سازمان نقش دارند.

در مورد این سیستم نیز نمی‌توان ادعا کرد صِرف پیاده سازی آن می‌تواند موفقیت سازمان را تضمین کند؛ بلکه آماده سازی زیر بنای سازمان، پیاده سازی، آموزش و به‌کارگیری درست این سیستم به صورت توأمان، می‌تواند در مسیر رسیدن به اهداف، راهگشا باشد.

فرایند به‌کارگیری نرم افزار ERP در سازمان همانند سایر نرم افزارها، شامل مراحل مختلفی از خرید، پیاده سازی، آموزش، مرحله‌ی آزمایشی و … است. در این فرایند، چالش‌های بسیاری در مقابل مدیریت سازمان قرار دارد.

 

ازجمله این چالش‌ها می‌توان به دو مورد زیر به‌عنوان مهم‌ترین چالش‌ها در کشورهای جهان سوم و در حال پیشرفت اشاره کرد:

1. مقاومت در مقابل تغییر از مسائل پیش روی مدیران علی‌الخصوص در کشورهای جهان سوم می‌باشد. ترس و مقاومت در مقابل تغییر، ازجمله واکنش‌های معمول در بین جوامع در حال پیشرفت است. آماده سازی کارکنان قبل از استقرار سیستم و آموزش کارکنان پس از استقرار سیستم می‌تواند به کاهش مقاومت‌ها کمک کند.
2. عدم تطابق ERP با فرهنگ سازمان:  این مورد یکی از مهم‌ترین دلایل عدم موفقیت به‌کارگیری سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی ERP می‌باشد؛ چرا که بسیاری از سازمانها بسیار سنتی بوده و تمایل به پیاده سازی این سیستم دارند. و فکر میکنند با پیاده سازی این سیستم تمامی چالش های و مشکلاتشان حل و به یک کسب و کار مدرن تبدیل می‌شوند.

 

برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه مشاوره سیستم سازی مدیرنو مراجعه فرمایید. با ما در ارتباط باشید.

منابع: sap و peoplemanagingpeople و dynamics.folio3 هیات تحریره مدیرنو