در این مقاله از مدیرنو؛ به مزایای دریافت مشاوره می پردازیم. رابطه مشاوره مدیریت و نجات سازمان چیست. چگونه مشاوره مدیریت سازمان را نجات می‌دهد. در ادامه با مدیرنو همراه باشید.
در گذشته غالباً مراجعه به مشاوره مدیریت به‌عنوان آخرین پناهگاه و درواقع پذیرش عدم توانایی در رفع مشکلات سازمان تلقی می‌شد. این گرایش همچنان در بسیاری از کسب و کارها وجود دارد. تا زمانی که اوضاع کسب و کار عادیست. (که این عادی بودن لزوماً به معنی بهینه بودن امور و سودآوری و توسعه نیست). هیچ‌گاه به فکر استفاده از مشاوره مدیریت به جهت حفظ، رشد و تعالی موقعیت سازمان نمی‌افتند. چنین هزینه‌هایی را اتلاف سرمایه‌های سازمانی و تشریفاتی قلمداد می‌کنند.
مزایای مشاوره مدیریت سازمان
عموماً در شرایط رکود، افت فروش، به‌هم‌ریختگی درون‌سازمانی و … به دنبال استفاده از مشاوره مدیریت خواهند بود و به همین دلیل هست که مدیران، مشاوران را “حل‌کننده مشکل”، ” دکتر شرکت”، “التیام‌بخش امور”، “معجزه شرکت” و مشابه این‌چنین تعاریفی تلقی می‌کنند.
خدمات مشاوران
بر اساس آمارها و تجارب گذشته، ثابت‌شده که غالب سازمان‌ها و شرکت‌های موفق دنیا و همچنین ایران که از خدمات مشاوران طراز اول استفاده می‌نمایند. با توجه به اینکه دارای موقعیت کاری ممتاز بوده و کارکنانی با نبوغ فراوان در اختیاردارند. چنین سازمان‌هایی با کمک مشاور می‌توانند ثبت جایگاه خویش و همچنین رشد و تعالی کسب و کار خود را تضمین نمایند. چراکه باوجود مشاوران مدیریت، شرکت‌ها دست به ابتکارات خلاقانه‌ای زده و همین امور باعث رسیدن به جایگاه برتر بازار خواهد شد.
تعامل مشاوران در سه حوزه رخ می‌دهد:
- اصلاح وضعیت‌های درهم‌ریخته (اصلاح)
- بهبود وضعیت موجود سازمان (ارتقاء)
- خلق وضعیت جدید در سازمان (خلاقیت)
به‌عنوان‌مثال: در یک بنگاه امکان دارد برنامه‌های بازاریابی و فروش با مشکل روبه‌رو شود. حجم فروش مجموعه با افتی مواجه شود که چنین افتی درگذشته سابقه نداشته!
این افت میتواند بصورت مرحله‌ای و گام‌به‌گام و یا یک‌باره اتفاق بیفتد. شاید دلایل آشکاری برای به وجود آمدن این مشکل وجود نداشته باشد. به دلیل اینکه این موضوع کاملاً جدی و ادامه حیات مجموعه مستقیماً به کیفیت این پارامتر بستگی دارد. باید اقدامات فکر شده و سریعی صورت گیرد.
چنین مسئله ای بک موضوع اصلاحی میباشد. باید شرایط به حالت قبل بازگردد. اما بر اساس تجارب گذشته عموماً این‌چنین تعاملاتی اصلاحی نبوده. بلکه مشاور مدیریت سازمان را به پیدایش وضعیتی بهتر و بهینه‌تر رهنمون می‌سازد.
طبقه‌بندی دیگر مشاوره مدیریت سازمان ، موضوع ارتقا است.
در این سطح از همکاری، بیش‌ترین تمرکز مشاوران بر تعیین شرایط موجود و بهبود آنست. وظیفه اصلی مشاوران در این تعامل بررسی شرایط اجرای خدمت‌رسانی و تعاملات در شرکت، تعیین تعدیلات موردنیاز و کمک به متقاعد ساختن و آموزش کارکنانیست که قرار است تحت شرایط بهتر فعالیت نمایند.
بسیاری از بهبودهای لازم باید به شکل تغییرات ساختاری انجام شود. ارتقا فعالیت‌های ساختاری کسب و کار، دشوار و نیازمند توجه و تعهد خاص تمامی اعضای سازمان میباشد. این تغییرات به دلیل اثرگذاری مستقیم بر روی فعالیت‌های سازمانی عموماً با مقاومت‌هایی در اجرا و پیگیری مواجه می‌شوند.
برخی از این تغییرات مربوط به حوزه مدیریت سازمان میباشد. بر اساس تجارب، مشاهده‌شده که مدیریت با تغییرات این‌چنینی مخالفت و مقاومت می‌نماید. هرچند عامل فراخوان مشاور خود مدیریت سازمان باشد. اینکه چرا باید از مشاوره مدیریت استفاده کرد را می‌توانید در ” مشاوره مدیریت چیست و چرا باید از آن استفاده کرد؟ ” مطالعه نمایید.
- در حوزه خلاقیت، کمترین حجم اطلاعات در بدو عملیات در اختیار مشاوره مدیریت سازمان قرار می‌گیرد.
- در این تعاملات امکان دارد تمایل کمی درزمینه تغییر وجود داشته و افکار گسترده‌ای در حد ایده در اختیار باشد.
هدف شرکت های بزرگ از دریافت مشاوره
زمانی که یک شرکت طراز اول و پیشرفته به مشاور مدیریت رجوع می‌کند. هدف، یافتن زمینه‌های جدید بازرگانی، توسعه ارائه خدمات جدید به مشتری، تجربه راه‌های ناشناخته انگیزش کارکنان، پیشنهاد و سرمایه‌گذاری‌های مشترک می باشد.
لازم به ذکر هست که در بسیاری از تعاملات، آمیخته‌ای از هر سه حوزه مورداستفاده قرار می‌گیرد. عملاً این سطوح قابلیت جداسازی از یکدیگر را ندارند.
در بنگاه‌های اقتصادی بزرگ، عموماً استفاده از خدمات مشاوره مدیریت به میزان زیادی صورت می‌گیرد. این بنگاه‌ها می‌دانند که چطور از خدمات مشاورین به بهترین نحو استفاده نمایند. اما در بنگاه‌های متوسط و کوچک این‌گونه قلمداد می‌شود که مشاور، یک هزینه حرفه‌ای و گزاف میباشد.
از طرفی درک این مطلب که چگونه یک عنصر بیرونی به‌دوراز تعصبات سازمانی میتواند به وضعیت کسب و کار آنها در مسیر رشد و تعالی سازمان کمک نماید، وجود ندارد. پیشنهاد می‌شود به جهت آشنایی بیشتر با مزایای مشاوره مدیریت به ” استفاده از مشاور چه مزایایی دارد؟ ” از مدیرنو رجوع کنید.
بااین‌حال حجم تقاضا و استفاده از خدمات مشاوره مدیریت در سازمان‌های کوچک‌تر با توجه به شرایط بازار در حال گسترش میباشد.
درروند مشاوره مدیریت سازمان دو نوع تعامل وجود دارد:
- رویکرد فنی
- رویکرد انسانی
در رویکرد فنی، کارفرما انتظار دارد که مشاوره مدیریت در حوزه‌های تحت مشاوره از تخصص بالایی برخوردار باشند. و بتواند نسبت به ارائه راه‌حل‌های لازم اقدام نماید.
در رویکرد انسانی از مشاور انتظار می‌رود تعاملات مابین خود، مدیریت، کارکنان و مشتری را به خوبی مدیریت نموده تا مقاومت‌ها برای اجرای تغییرات در همه سطوح به حداقل کاهش یابد. نتیجه نهایی تعامل فی‌مابین کارفرما و مشاوره مدیریت باید حاصل تلاش مشترک طرفین باشد.
در غیر این صورت مشاوره مدیریت به‌تنهایی قادر به اجرای تغییرات و بهبود شرایط نخواهد بود. از طرفی، به دلیل اینکه تغییر در سازمان منوط به تغییر در نگرش‌های آحاد کارکنان سازمان است، مشاور باید با روانشناسی تغییر آشنا بوده تا بتواند موافقت و مشارکت حداکثری را در تغییرات به‌دست آورد.
مروری بر مراحل مشاوره مدیریت سازمان
هر مشاوره‌ای از ترکیب مراحل آغاز (روابط بین طرفین تبیین و کار شروع می‌شود) و پایان (مشاور سازمان را ترک می‌کند) تشکیل‌شده. بین این دو مرحله عملیات و گام‌های زیادی وجود دارد که به‌صورت گام‌به‌گام و مرحله‌به‌مرحله انجام می‌گردد.
اما بصورت کلی و ساده، مراحل کاری مشاوره از پنج مرحله: ورود به موضوع، تشخیص، برنامه‌ریزی عملیاتی، اجرا و اتمام تشکیل‌شده.
باید خاطرنشان کرد که این نسخه در تمام تعاملات مشاوره مدیریت سازمان به‌صورت یکسان نبوده و برخی از آنها با کاهش یا افزایش مراحل روبه‌روست. اما این چارت کلی میتواند الگوی مناسبی جهت برنامه‌ریزی‌های عملیاتی هر مشاوره‌ای باشد. در ادامه هرکدام از مراحل را به تفکیک بررسی خواهیم نمود.
1- مرحله ورود به موضوع
این مرحله، مرحله آماده‌سازی و برنامه‌ریزی فرآیند مشاوره مدیریت سازمان است. در این مرحله دو طرف در مورد نقش و وظایف یکدیگر، نحوه تعامل، خواسته‌های کارفرما، چگونگی ارائه خدمت مشاور، شرح خدمات بر اساس تجزیه‌وتحلیل خواسته‌ها، مذاکره و قرارداد باهم به توافق خواهند رسید. تعامل صریح و شفاف‌تر در این مرحله میتواند باعث جلوگیری از بروز اختلافات و اثرگذاری بهتر در طول فرآیند همکاری شود.
2- مرحله تشخیص
در این مرحله مشاور مدیریت، به تحلیل دقیق سازمان کارفرما پرداخته و تغییرات، تعدیلات و اصلاحات موردنیاز را مشخص می‌سازد. همچنین ورود مشاور به سازمان میتواند زمینه‌ساز آمادگی پرسنل شود. تا مشاور بتواند تعاملات خود را جهت ایجاد تغییرات آغاز نماید.
3- مرحله برنامه‌ریزی اجرایی
در این مرحله به پیدا کردن راه‌حل مشکلات می‌پردازیم. این مرحله شامل گزینه‌هایی مثل: راه‌حل‌ها، ارزیابی آنها تبیین برنامه تغییرات اجرایی و ارائه پیشنهادات لازم به مشتری جهت تصمیم‌گیری میباشد. این مرحله نیازمند خلاقیت در طراحی استراتژی به همراه چاشنی نظام‌مندی در جهت تشخیص و یافتن گزینه‌های امکان‌پذیر جهت حل مسئله و کنار گذاشتن پیشنهادهایی که بیهوده و بی‌ثمر است، میباشد.
4- مرحله اجرا
حساس‌ترین مرحله در فرآیند مشاوره مدیریت سازمان، مرحله اجراست. در این مرحله تغییرات پیشنهادی به واقعیت تبدیل‌شده و نقاط قوت و ضعف آن عملاً مشخص خواهد شد. در این مرحله مقاومت‌ها نمایان شده و میتواند به‌مراتب بیشتر از پیش‌بینی‌ها باشد. همچنین میتواند موانع جدیدی به‌صورت غیرمترقبه بروز نماید که فرآیند اجرا را تا حدودی یا به‌صورت کامل دچار اختلال نماید. همچنین شاید پس از اجرا مشخص شود طرح اولیه، نیازمند تغییراتی در هدف‌گذاری و رویه‌هاست.
همیشه تأکید شده که در هر تغییری، نظارت و مدیریت بر اجرای آن تغییر از اهمیت بالایی برخوردار است.
برخی از کارفرمایان فرآیند مشاوره مدیریت سازمان را در همان مرحله تشخیص یا برنامه‌ریزی اجرایی به‌پایان می‌رسانند، با این تفکر که گزارشات و ایده‌های پیشنهادی را می‌توانند با همان کیفیت به اجرا رسانده و به نتایج مطلوب دست یابند!
غافل از اینکه یک ایده یا گزارش خوبِ مشاور به‌خودی‌خود متضمن کارکرد صحیح برنامه عملیاتی و دستیابی به نتایج موردنظر نیست و برخی از مشتریان امکان دارد همان‌طور که گفته‌شده در این مرحله راضی باشند زیرا خواست آنها درواقع یک گزارش بوده نه انجام تغییر.
به همین دلیل هست که پروژه‌های مشاوره کوتاه‌مدت و ساعتی را پیشنهاد نمی‌کنیم.
5-مرحله اختتام فرآیند
مرحله آخر فرآیند مشاوره مدیریت، مرحله اختتام فرآیند است. در این مرحله عملکرد مشاور در چارچوب شرح خدمات اعلام‌شده، رویکردهای به‌کاررفته، تغییرات به وجود آمده. نتایج حاصل از آن باید از جانب کارفرما و مشاور مدیریت مورد تصویب قرار گیرد. به‌تبع ادامه یا قطع همکاری دو طرف منوط به نتایج و چگونگی دستیابی به آن‌هاست.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با مدیریت کسب و کار به صفحه مشاوره کسب و کار مدیرنو مراجعه فرمایید.
برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در ارتباط باشید.